Egal, ob es Ihnen bewusst ist oder nicht – Sie beteiligen sich in Ihrem Berufs- und Privatleben jeden Tag an asynchroner Kommunikation. Jedes Mal, wenn Sie auf Ihrem Handy oder in Ihrem Postfach eine Nachricht erhalten, empfangen Sie eine asynchrone Mitteilung.
Wenn Sie mit jemandem zum Beispiel per E-Mail, Kurzmitteilung oder Direktnachricht kommunizieren, ohne eine sofortige Antwort zu erwarten, handelt es sich um asynchrone Kommunikation. Im Gegensatz dazu tauschen Sie sich bei der synchronen Kommunikation in Echtzeit mit jemandem aus. In diese Kategorie fallen Telefongespräche, Videokonferenzen und persönliche Meetings.
Heutzutage nutzen wir die asynchrone Kommunikation im virtuellen Arbeitsumfeld. Doch in unserer so schnelllebigen Welt, in der Effizienz das A und O ist, kann die Nutzung asynchroner Kommunikation widersinnig erscheinen.
In diesem Leitfaden erklären wir im Detail, was asynchrone Kommunikation ist, inwiefern sie sich von synchroner Kommunikation unterscheidet und wie sie zur Maximierung der Produktivität am Arbeitsplatz eingesetzt werden kann.
Definition asynchroner Kommunikation
Asynchrone Kommunikation umfasst zum Beispiel SMS, die Sie per Handy versenden, E-Mails, die Sie auf Ihrem Arbeitscomputer verschicken, und Meldungen, die Sie in Ihrer Projektmanagement-Software übermitteln. Sie beinhaltet jede Art der Kommunikation, die keine sofortige Antwort erfordert.
Selbstverständlich kann der Empfänger unverzüglich antworten, aber es handelt sich nicht um einen aktiven Dialog, bei dem beide Seiten gleichzeitig miteinander kommunizieren können.
Was ist asynchrones Messaging?
Die meisten von uns setzen asynchrones Messaging täglich ein, wenn wir Kommunikationssoftware bei der Arbeit oder soziale Medien verwenden.
Es beinhaltet den Versand von Nachrichten an Personen oder Maschinen (zum Beispiel Chatbots) ohne die Einleitung eines Live-Gesprächs.
Was ist der Unterschied zwischen asynchroner und synchroner Kommunikation?
Asynchrone und synchrone Kommunikation unterscheiden sich nur in einem Punkt: wann die Konversation stattfindet.
Wenn Sie zum Beispiel eine E-Mail versenden, erhalten Sie eine verzögerte Reaktion. Die Person, die die Nachricht empfängt, wird erst antworten, sobald sie die E-Mail gelesen hat. Wenn Sie jemanden hingegen über Zoom anrufen oder ein Teammeeting abhalten, erfolgt das Gespräch simultan und jeder kann sofort antworten.
Vor COVID-19 waren die Plauderei in der Teeküche, das Gespräch am Schreibtisch eines Kollegen oder persönliche Meetings typische Beispiele für die synchrone Kommunikation. Nun tätigen wir viel häufiger Videoanrufe.
Die für die asynchrone Kommunikation verfügbaren Plattformen haben enorme Fortschritte gemacht und gestalten die Kommunikation und Kollaboration bei der Telearbeit ganz einfach.
Beispiele für asynchrone Kommunikation
Sehen wir uns nach der Definition nun ein paar Beispiele für die asynchrone Kommunikation im modernen Arbeitsumfeld an:
- E-Mail: Wenn Sie eine E-Mail senden, gehen Sie davon aus, dass Sie eine Weile auf eine Antwort warten müssen. E-Mails zählen zu den ältesten Formen der asynchronen Kommunikation, die immer noch effektiv sind.
- Messaging: Messaging (nicht Instant-Messaging) zählt zur asynchronen Kommunikation, weil Sie dabei eine Nachricht an eine Person senden, die erst antwortet, sobald sie Zeit dafür hat.
- Interne Mitteilungen: Interne Unternehmensmitteilungen oder Newsletter können eine Art asynchrone Kommunikation darstellen. Oft erfordern sie überhaupt keine Antwort, aber wenn eine Antwort erfolgt, dann nicht sofort.
- Vorab aufgezeichnetes Video: Services wie Loom werden zunehmend dafür eingesetzt, um Kollegen oder Freiberuflern etwas zu erklären, ohne ein Live-Gespräch zu führen.
Wann ist die asynchrone Kommunikation die bessere Wahl?
Die asynchrone Kommunikation eignet sich am besten, wenn Sie ein Teammitglied oder einen Kollegen kontaktieren möchten, aber keine sofortige Antwort benötigen.
Hier sind ein paar Situationen, in der die asynchrone Kommunikation hilfreich sein kann:
- Sie haben Fortschritte bei einem Projekt erzielt und möchten Ihre Kollegen darüber informieren.
- Sie haben eine Aufgabe abgeschlossen, müssen aber eine Kollegin bitten, einen Blick darauf zu werfen.
- Sie möchten Ihrer Vorgesetzten eine Frage zu einem Projekt stellen, aber sie ist nicht dringend.
- Sie möchten von einem Teammitglied erfahren, wie es mit einem Projekt vorankommt.
- Sie müssen einer Kollegin etwas erklären, haben aber keine Zeit für einen Anruf.
Beispiele für synchrone Kommunikation
Um den Unterschied zwischen den zwei Kommunikationsarten zu verdeutlichen, finden Sie hier noch ein paar Beispiele für die synchrone Kommunikation.
- Instant-Messaging: Manche Messaging-Tools sind auf die schnelle textbasierte Kommunikation ausgelegt. Schnelle Konversationen, bei denen Sie Ihre Tastatur als Kommunikationsmittel einsetzen, können als synchrone Kommunikation erachtet werden.
- Videoanrufe: Jedes Mal, wenn Sie einem Zoom-Meeting beitreten, beteiligen Sie sich an synchroner Kommunikation, da das Meeting in Echtzeit erfolgt und Sie sich immer, wenn Sie möchten, einbringen können.
- Persönliche Meetings: Die Vorgänger der Zoom-Videokonferenz ermöglichen ebenfalls Konversationen in Echtzeit.
- Informelle Gespräche am Arbeitsplatz: Wenn Sie am Schreibtisch eines Kollegen stehen bleiben, um kurz zu plaudern, handelt es sich dabei um synchrone Kommunikation.
- Telefonanrufe: Auch Telefonanrufe gehören zur synchronen Kommunikation.
Wann ist die synchrone Kommunikation die bessere Wahl?
Die synchrone Kommunikation eignet sich am besten, wenn Sie mit Ihrem Team in Echtzeit sprechen und planen müssen. Hier sind ein paar Situationen, in denen die synchrone Kommunikation hilfreich sein kann:
- Sie möchten die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zwischen Abteilungen fördern und das Eis mit Teambuilding-Aktivitäten brechen.
- Sie müssen die Vorgehensweise für ein Projekt ändern und Ideen sammeln.
- Sie müssen sensible Themen besprechen, wie zum Beispiel die Leistung einer Person oder einen Vorfall am Arbeitsplatz.
- Sie müssen komplizierte Konzepte erklären, die ohne ein Echtzeit-Gespräch nur schwer vermittelt werden können.
Vorteile der asynchronen Kommunikation
Auch wenn manche davon überzeugt sind, dass die klassischen persönlichen Meetings am effektivsten sind, ist dies nicht immer der Fall.
Laut dem Buffer-Bericht 2022 zur aktuellen Lage der Telearbeit würden 52 % der Mitarbeiter ein Arbeitsumfeld begrüßen, in dem in erster Linie asynchron kommuniziert wird. Das bedeutet, dass die meisten Menschen asynchrone Nachrichten gegenüber Meetings bevorzugen.
Angesichts der Vorteile der asynchronen Kommunikation ist dies nicht überraschend.
Besser für dezentral arbeitende Teams
Bei der Telearbeit sind Teams zum Beispiel über die ganze Welt verstreut und arbeiten in unterschiedlichen Zeitzonen. Deshalb gestaltet sich die synchrone Kommunikation in einer internationalen Belegschaft schwierig und die asynchrone Kommunikation kann sich schnell zur Standardmethode entwickeln.
Falls Sie ein geografisch verstreutes virtuelles Team aufgebaut haben, sollten Sie sich mit den verschiedenen Formen der asynchronen Kommunikation vertraut machen und sie nutzen, um alle Teammitglieder auf dem Laufenden zu halten, ohne dass sie außerhalb ihrer jeweiligen Bürozeiten an Telefonkonferenzen teilnehmen müssen.
Sie können zum Beispiel ein Video aufzeichnen, in dem Sie das nächste Projekt im Detail erklären. Die Teammitglieder können es sich dann einfach zu Beginn ihres nächsten Arbeitstags ansehen.
Weniger Ablenkungen
Die Effektivität der Zusammenarbeit ist ein weiterer Vorteil der asynchronen Kommunikation, da Echtzeit-Gespräche Fortschritte behindern können. Falls Sie ständig alles stehen und liegen lassen müssen, um an einer Videokonferenz teilzunehmen, werden sie von ihrer Arbeit abgelenkt. Nach der Konferenz dauert es möglicherweise einige Minuten, bis Sie wieder in die Arbeit hineinfinden und sie fortsetzen können.
Laut einer Forbes-Analyse von Zeitmanagement-Daten melden 71 % der Befragten, dass sie bei ihrer Arbeit häufig unterbrochen werden. Diese ständigen Unterbrechungen sind kontraproduktiv und verhindern, dass Teammitglieder kreativ und effektiv arbeiten können.
Die asynchrone Kommunikation, wie der Versand einer Nachricht oder E-Mail, stört den Arbeitsablauf Ihrer Kollegen nicht unbedingt. Solange sie Benachrichtigungen während der Arbeitszeit deaktivieren oder ihre E-Mails nur zu bestimmten Zeiten checken, werden sie in dem Moment, in dem die Nachricht in ihrem Postfach eingeht, nicht abgelenkt.
Günstig für konzentriertes Arbeiten
Da Teammitglieder bei der asynchronen Kommunikation also nicht mit Ablenkungen bombardiert werden, können sie konzentrierter arbeiten. Beim konzentrierten Arbeiten bzw. „Deep Work“, wie es der Informatikprofessor und Bestseller-Autor Cal Newport nennt, geht es darum, einen bestimmten Zeitraum ausschließlich fokussierten Tätigkeiten zu widmen.
Damit Teammitglieder produktiv arbeiten können, müssen sie den Großteil ihrer Energie in Aufgaben mit hoher Priorität investieren. Falls sie aber ein Meeting nach dem anderen haben, sind sie wahrscheinlich stets abgelenkt und können nicht konzentriert arbeiten.
Newport empfiehlt, zu Hause einen ablenkungsfreien „Bunker“ einzurichten, um sich vor allem zu schützen, was einen von der Arbeit ablenken könnte. Das ist für die meisten von uns wohl unrealistisch, aber die Reduzierung der Ablenkungen kann einen entscheidenden Beitrag zur Steigerung der Produktivität leisten.
Wie sollen Sie echte Fortschritte bei einem Projekt erzielen, während Kollegen ständig zum Plaudern an Ihren Schreibtisch kommen oder Zoom-Meetings starten?
Wenn Sie stärker auf die asynchrone Kommunikation setzen, können Sie laut Newport „kognitiv anspruchsvolle Tätigkeiten ausführen, die unsere Kompetenz erfordern, wertvolle Ergebnisse bringen und uns zu ständigen Verbesserungen anspornen“.
Die asynchrone Kommunikation ermöglicht es allen Teammitgliedern, mehr Kontrolle über ihre Arbeitszeit zurückzugewinnen und Nachrichten dann zu beantworten, wenn es für sie am besten ist.
Positiv für die Zusammenarbeit
Die asynchrone Kommunikation macht die Zusammenarbeit im Team einfach. Um effektiv mit anderen zusammenarbeiten zu können, brauchen Sie Zeit für eigenständige Arbeit. Das mag widersinnig klingen, aber wenn Sie dem Konzept von „Deep Work“ vertrauen, werden Sie den Grund dafür nachvollziehen können.
Bei der asynchronen Kommunikation müssen Sie Ihre Arbeit nicht jedes Mal unterbrechen, wenn ein Teammitglied auf ein Problem hinweist oder eine Anmerkung macht. Stattdessen planen Sie feste Zeiten ein, um wichtige Nachrichten und E-Mails durchzugehen, sodass Ihr Arbeitsfluss nicht unterbrochen wird.
Weniger Zoom-Fatigue
Bestimmt kommt Ihnen Folgendes bekannt vor: Sie verlassen das dritte Meeting des Tages und fühlen sich einfach nur erschöpft – körperlich und geistig.
Sie sind still dagesessen, haben mehr Informationen aufgenommen, als Sie verarbeiten können, und sollen jetzt genug Energie aufbringen, um die anstehende Arbeit zu erledigen.
Wenn Sie asynchron kommunizieren, müssen Sie nicht ständig an Meetings teilnehmen, die Ihnen die Energie für Ihre eigentliche Arbeit rauben.
Mehr gut durchdachte Antworten
Wenn Sie mit jemandem am Telefon oder in einer Videokonferenz sprechen, erhalten Sie nicht immer gut durchdachte Antworten. Sozialphobien können Menschen daran hindern, sich prägnant auszudrücken. Außerdem passiert es schnell, dass man sich von dem Gespräch leiten lässt, den Faden verliert oder von jemandem unterbrochen wird.
Bei der asynchronen Kommunikation haben Sie alle Zeit der Welt, um sich eine gut durchdachte Antwort zu überlegen.
Komplette Dokumentation
Transparenz ist bei den meisten Projekten ein Muss, da viele Stakeholder und Vorgesetzte detaillierte Berichte über den Ablauf erhalten möchten.
Bei der asynchronen Kommunikation erstellen Sie ein fortlaufendes Protokoll, das den Projektfortschritt von Anfang bis Ende dokumentiert und die Beiträge aller Teammitglieder beinhaltet.
Bessere Kontrolle
Mithilfe der asynchronen Kommunikation lässt sich der Kurs eines Projekts mit wenigen Anmerkungen und Nachrichten steuern.
Wenn Sie für den Erfolg eines Projekts verantwortlich sind, können Sie im Rahmen der asynchronen Kommunikation effektiv sehr detaillierte Vorgaben machen. Sie können einem schriftlichen Entwurf Ihres Teammitglieds ein paar Kommentare hinzufügen, damit die nötigen Änderungen schnell umgesetzt werden, oder Kundenfeedback in Ihre zentrale Informationsdrehscheibe eingeben.
Nachteile der asynchronen Kommunikation
Neben all den Vorteilen der asynchronen Kommunikation gibt es auch Nachteile.
Mangelnde Spontaneität
Manchmal benötigen Sie sofort eine Antwort. In diesen Fällen ist die asynchrone Kommunikation nicht die richtige Wahl.
Womöglich wurden finanzielle Mittel von einem Projekt abgezogen und alle weiteren Arbeiten sind hinfällig. Oder es tritt ein externes Ereignis auf (wie zum Beispiel der Ausbruch von COVID-19), das die Arbeitsweise von Ihnen und Ihrem Team beeinträchtigen könnte. Vielleicht müssen Sie aber auch einfach nur Kundenfeedback zu einem Projekt umsetzen, das am nächsten Tag fällig ist, und haben keine Zeit zu verlieren.
Mangelnde Teamkultur
Die ausschließliche Kommunikation über Messaging-Plattformen und E-Mail kann mühsam sein. Sie kann Konflikte im Team hervorrufen, weil man schnell vergisst, dass hinter jeder Nachricht eine Person steckt.
Eine der größten Sorgen in Bezug auf das Arbeitsumfeld nach COVID-19 ist, dass sich Teammitglieder ohne direkte zwischenmenschliche Kontakte stärker isoliert fühlen – was langfristig sogar Burnout verursachen kann.
Aufgrund dessen ist es ratsam, auch die synchrone Kommunikation zu nutzen, damit Ihre Teammitglieder hin und wieder frei miteinander interagieren und von persönlichen Gesprächen profitieren können.
Mangelnde Problemlösungen „von Angesicht zu Angesicht“
Manchmal ist es schwierig, Nuancen in einer SMS oder E-Mail zu vermitteln. Texte können schnell falsch ausgelegt werden und es besteht die Gefahr, dass Sie ein Problem mit asynchroner Kommunikation weiter verschlimmern.
Wenn Konflikte oder schwerwiegende Vorfälle auftreten, die mehrere Teammitglieder betreffen, sollten Sie alle möglichen Lösungen direkt in einem persönlichen Meeting oder einer Videokonferenz miteinander besprechen.
Tipps für den effektiven Einsatz asynchroner Kommunikation
Die asynchrone Kommunikation kann langsam und zeitaufwendig sein – oder die Produktivität Ihres Teams in bisher ungeahnte Höhen schießen lassen. Um Letzteres zu erreichen, sollten Sie und Ihr Team folgende Tipps beachten:
Erwartungen definieren
Die Zusammenarbeit im Team erfordert eine gute Kommunikation, und diese passiert nicht zufällig. Für solide Kommunikationswege müssen Sie Ihrem Team von Anfang an klarmachen, welche Erwartungen Sie haben, und dabei Ihre Unternehmenskultur berücksichtigen.
Nehmen wir zum Beispiel an, dass ein neues Projekt ansteht. Folgende Fragen sollten Sie frühzeitig beantworten:
- Wann sollten Teammitglieder Updates über ihre Arbeit zur Verfügung stellen?
- Wie oft werden Sie Besprechungen mit dem gesamten Team abhalten?
- Ist es notwendig, alle über Änderungen oder Bearbeitungen auf dem Laufenden zu halten, oder müssen nur ein paar Personen Bescheid wissen?
Transparent sein
Wenn Sie nicht oft in Echtzeit miteinander sprechen, sollten Sie gegenüber Ihrem Team und potenziellen Stakeholdern des Projekts so transparent wie möglich sein.
Sobald Sie zum Beispiel Aufgabe A abgeschlossen haben, sollten Sie sie mit einer Anmerkung, Nachricht oder E-Mail mit einem Zeitstempel versehen. So erstellen Sie eine Zeitleiste der Fortschritte und alle Projektbeteiligten sind immer auf dem neuesten Stand.
Eindeutige Ziele festlegen
Wenn Sie asynchron kommunizieren, sollten Sie auf eindeutige Ziele hinarbeiten. Sonst haben Sie möglicherweise das Gefühl, dass Ihre Kollegen wie vom Erdboden verschwunden sind, weil Sie lange Zeit überhaupt nichts von ihnen hören.
Legen Sie von Anfang an fest, welche Ziele Sie anstreben, damit alle wissen, wie und wann sie einander kontaktieren und welche Informationen sie angeben müssen.
Vertrauen zwischen Teams aufbauen
Vertrauen ist eine Grundvoraussetzung für die effektive asynchrone Kommunikation.
Ohne Vertrauen bezweifeln Sie womöglich, ob der Empfänger Ihre Nachricht oder Anmerkung richtig auslegen kann und wie gewünscht reagiert.
Zeitzonen beachten
Wenn Sie einen Kollegen in einer anderen Zeitzone kontaktieren, erhalten Sie nicht immer sofort eine Antwort. Deshalb ist es wichtig, die Bürozeiten und die individuelle Verfügbarkeit aller Beteiligten zu beachten.
Angemessene Reaktionszeiten vorgeben
Es ist nicht realistisch, davon auszugehen, dass Teammitglieder nach dem Erhalt einer Nachricht innerhalb weniger Minuten antworten – insbesondere, wenn sie konzentriert arbeiten müssen. Legen Sie am Anfang jedes Projekts fest, wie oft Ihre Teammitglieder ihre Nachrichten checken müssen.
Warum sollten Sie Wrike für die asynchrone Kommunikation nutzen?
Ein kollaboratives Arbeitsmanagement-Tool wie Wrike kann die asynchrone Kommunikation in Ihrem Unternehmen verbessern. Wrike macht es möglich, alle Ihre Teammitglieder unabhängig von ihrem Standort zu erreichen und effektiv mit ihnen zu kommunizieren.
In Wrike können Sie Ihren Teammitgliedern nicht nur eine E-Mail oder Nachricht senden, sondern sie auch in den entsprechenden Kontext stellen. Wenn Ihre Nachricht zum Beispiel ein bestimmtes Projekt betrifft, können Sie einer Aufgabe in diesem Projekt einen Kommentar hinzufügen.
Zudem können Sie Ihre Nachrichten optimieren, indem Sie sie als Sprachbefehle senden oder die smarten Antworten in Wrikes erweiterten Kommunikationstools nutzen, damit keine wichtigen Nuancen verloren gehen.
Dank des komplett transparenten Projektmanagements können Sie und Ihr Team sofort den Fortschritt eines Projekts oder einer Aufgabe überprüfen und Stakeholder schnell Ihre Arbeit beurteilen.
Die Vorlage für Meeting-Notizen mit Handlungsanweisungen optimiert die Anfertigung von Notizen und bietet allen Zugang zu Ihren Notizen, sobald Sie sie fertiggestellt haben. Ihr Team kann dann anhand der Notizen einen Maßnahmenplan und Aufgaben für die Abwicklung des Projekts erstellen.
Die Vorlage für den Kommunikationsplan hilft Ihnen, Kommunikationswege für ein umfassendes Projekt festzulegen, damit alle ständig auf dem neuesten Stand bleiben.
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