Nach monatelangem Stress durch Projekte, die in letzter Minute abgeschlossen werden, vielen verschwendeten Stunden auf der Suche nach Feedback in den Tiefen Ihres Posteingangs und zu vielen geplatzten Terminen haben Sie es endgültig satt. Es muss sich etwas ändern.
Als findiger Problemlöser haben Sie eine Lösung gefunden: Eine Projektmanagement-Software. Damit können Projekte effektiver geleitet, die Zusammenarbeit gefördert und Ihr Team bei der Verwaltung kreativer Projekte unterstützt werden.
Nachdem Sie Dutzende von Plattformen ausgewertet und die perfekte Lösung für Ihr Unternehmen gefunden — und Zeit und Geld für die Umsetzung eingesetzt haben — gibt es nur ein Problem: Ihre Mitarbeiter benutzen die Software nicht.
Das kommt Ihnen bekannt vor? Keine Sorge — damit sind Sie nicht alleine. Bei einer kürzlich durchgeführten HubSpot-Umfrage wurde ermittelt, dass 80% der Kreativ-Agenturen angeben, eine Projektmanagement-Software zu verwenden. Aber:
- 47% führen keine Einsatzplanung durch
- 42% verfolgen die Mitarbeiter-Auslastung nicht
- 15% sind nicht in der Lage, Termine konsequent einzuhalten
Die Moral der Geschichte: Diese Kreativ-Teams „benutzen“ zwar Projektmanagement-Software, aber nicht effektiv oder umfassend genug.
Für den Erfolg einer Projektmanagement-Plattform ist es entscheidend, dass alle Mitarbeiter an Bord sind. Hier sind fünf Gründe, warum Ihr Kreativteam die kreative Projektmanagement-Software nicht einsetzt und was Sie tun können, um die Annahme zu verbessern.
1. Der Kreativ-Anfrageprozess ist zu kompliziert
Der Zweck von Kreativ-Briefings besteht darin, dass sie das Team effizienter machen sollen, stattdessen können sie aber zu einer Belastung werden. Erstellt man sie zu oberflächlich, fehlt den Kreativ-Teams die Information, die sie benötigen, um effektiv zu arbeiten, was zu zusätzlichen Folge-Anrufen und Besprechungen führt. Andererseits führen Briefings, die zu viele Details benötigen, dazu, dass die Anfragenden sie einfach nicht ausfüllen.
Wenn Kreativ-Briefings ihren eigentlichen Zweck verfehlen und nicht mehr nützlich sind, dann kommen alte Kommunikations-Gewohnheiten zurück Anfragen werden per E-Mail oder Slack — und das hat zur Folge, dass alle Mitarbeiter das Projektmanagement-Tool verlassen.
Lösung: Ihre Projektmanagement-Software sollte Ihnen die Möglichkeiten geben, Briefings zu erstellen, die für und nicht gegen Sie arbeiten.
Dynamische Anfrageformulare geben Ihnen die Möglichkeit, Kreativ-Briefings mit einer Vielzahl von Feldtypen ganz nach Ihrem Bedarf zu erstellen, mit kurzen Antworten, Absätzen, Auswahlkästchen, Terminen, Dropdown-Menüs, Dateianhängen und mehr. Die Fragen ändern sich dynamisch, je nachdem, welche Information der Anfragesteller beim Ausfüllen des Formulars einträgt. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Team alle erforderlichen Informationen erhält, ohne unnötige Nachfragen stellen zu müssen.
Sobald die Anfrage eingereicht wird, weisen diese Formulare die Aufgaben dann auch automatisch den richtigen Teammitgliedern zu.
2. Es ist NOCH ein Tool, dass Sie verwenden müssen
Um Kampagnen und Daten zu verwalten, verwenden Marketer durchschnittlich 12 Tools. Der Zeitaufwand, der benötigt wird, um Informationen von einem Tools in ein anderes zu übertragen oder zwischen den Tools hin und her zu wechseln, summiert sich: Bis zu 40% der produktiven Zeit eines Mitarbeiters gehen dadurch verloren.
Ihr Kreativ-Team hat vermutlich eine Handvoll an Tools, auf die sie sich jeden Tag verlassen. Dieser Tool-Sammlung nun auch noch ein Projektmanagement-Tool hinzufügen zu wollen, kann sich wie ein weiterer Schritt in einem bereits langen Kreativ-Prozess anfühlen — muss es aber nicht.
Lösung: Wählen Sie ein Arbeitsmanagement-System, dass mit den von Ihrem Kreativ-Team bereits verwendeten Programmen integriert. Beispielsweise können Designer mit der Wrike-Erweiterung für die Adobe Creative Cloud Suite direkt in InDesign, Photoshop und anderen Adobe Tools ihre Aufgaben anschauen, kommentieren, Dateien hochladen und vieles mehr.
Das Kreativ-Team von OSF HealthCare hatte mit bis zu 400 Kreativ-Anfragen pro Monat zu kämpfen, bevor es die Wrike-Erweiterung für Adobe's Creative Cloud kennen lernte, sagt Heidi Wessler, Grafikleiterin bei OSF HealthCare.
„Ich kann innerhalb von InDesign durch die Wrike-Erweiterung sehen, welche Änderungen erforderlich sind und kann ein neues Proof hochladen, bis wir zu einer endgültigen Version kommen,“ sagt Wessler. „Jetzt muss ich nicht mehr meine PDF-Einstellungen anpassen, zum Desktop exportieren, eine E-Mail schreiben, die Datei anhängen und dann absenden. Stattdessen klicke ich direkt in Indesign einfach auf die Schaltfläche Hinzufügen.“
Wrike bietet auch Integrationen mit Salesforce, Box, Google, Microsoft, Slack, und mehr.
3. Sie können nicht mehr so arbeiten, wie sie möchten
Es gibt fünf grundlegende Möglichkeiten Information zu organisieren, sagt Richard Saul Wurman, Grafik-Designer, Architekt, TED-Gründer und Urheber des Begriffs „Information Architect“. Es handelt sich dabei um: Lage, Alphabet, Zeit, Kategorie und Hierarchie.
Dieses Konzept ist als LATCH (Location, Alphabet, Time, Category, Hierarchy) bekannt und unterstützt die Idee, dass Datenmanagement-Strukturen sich unterschiedlich gut für verschiedene Datensätze eignen. Auch Ihre Teammitglieder verarbeiten unterschiedliche Informationen auf ihre eigene Weise. Zwingt man sie dazu, mit einem vereinheitlichten Projektmanagement-System zu arbeiten, ist das Versagen vorprogrammiert.
Kreative sind stark visuell geprägte Menschen und in einer Umfrage mit 143 kreativen Teammitgliedern in Nordamerika, die Projektmanagement jede Woche verwenden, sagten 83% der Befragten, dass sie Projektmanagement-Software mit visuellen Merkmalen verwenden ( z.B. Kanban-Boards).
Mit anderen Worten: Nicht jeder fühlt sich wohl, wenn er Aufgaben in einer Tabellenkalkulation betrachtet. Wenn Ihre Projektmanagement-Plattform zwar funktioniert, aber Ihrem Team keinen flexiblen Arbeitsraum bietet, könnten einige die Software als unschön oder schwerfällig empfinden.
Lösung: Ihre Projektmanagement-Plattform sollte flexibel genug sein, um Ihre Anforderungen zu erfüllen, aber auch Ihrem Kreativ-Team die Möglichkeit geben, Information in ihrer gewohnten Ansicht zu betrachten.
Wählen Sie eine Plattform, die eine Vielzahl von Ansichten bietet, einschließlich Gantt-Diagrammen, Kanban-Boards und Tabellenansichten. Dadurch können Projektprozesse in einer Ansicht aufgesetzt werden und Ihr Kreativ-Team kann die Aufgaben in einer anderen Ansicht prüfen. Auch durch eine anpassbare Ordner-Struktur, mit der Aufgaben und Projekte sortiert werden können, werden die einzigartigen Prozesse eines Kreativ-Teams unterstützt.
4. Prüfung und Freigaben sind nicht effizient
Arbeitsmanagement-Tools werden oft als weiterer Ort missbraucht, um Feedback-Listen aufzubewahren. Wird Ihre Projektmanagement-Lösung nur verwendet, um Notizen aufzubewahren und To-Do-Listen zu teilen, dann bietet sie nicht viel mehr Vorteile als E-Mails oder Chats.
Wenn Ihr Arbeitsmanagement-Tool keinen hoch-interaktiven, die Zusammenarbeit fördernden Raum für Echtzeit-Bearbeitungen und Kommentare innerhalb des Projekts selbst zur Verfügung stellt, müssen die Kreativen noch immer die zeitaufwändige Aufgabe erledigen, sich durch das Feedback hindurch zu kämpfen und es zu konsolidieren. Hier ein Beispiel:
Bei der Bearbeitung von Videos ist es in der Regel erforderlich, dass der Prüfer für jede Veränderung eine Feedback-Liste einschließlich Zeitstempel führt. Der nächste Prüfer macht das Gleiche. Nachdem alle Prüfungen abgeschlossen sind, muss der Grafiker, der das Video erstellt hat, diese Notizen vergleichen und konsolidieren, wobei er mehrere Plattformen überbrücken und sich mit widersprüchlichem Feedback auseinandersetzen muss.
Es ist ein langwieriger Prozess. Zum Glück gibt es einen besseren Weg, das zu tun.
Lösung: Mit einer Funktion für Prüfung und Freigabe können die zugewiesenen Prüfer und Freigeber ein einziges zentralisiertes Dokument oder Video markieren. Alle Beteiligten sehen die Kommentare der jeweils anderen und somit können widersprüchliche Kommentare in Echtzeit bearbeitet werden. Bearbeitungen werden abgehakt sobald sie ausgeführt wurden und die Dokumente werden klar als „geprüft“ oder „freigegeben“ gekennzeichnet.
Die Herstellung von Begleitmaterial in gedruckter Form oder als Video stellt einen erheblichen Teil der Arbeitslast von SF Chronicle Grafik-Designer Paul De Leon dar. Bei der Bearbeitung von Videos war es schwierig, die Listen der schriftlichen Kommentare mit Zeitstempel zu bewältigen.
Durch einen einfachen Klick auf einen Kommentar mit Wrikes Video-Proofing können Grafiker genau die Stelle im Video finden, an der eine Änderung erforderlich ist. Der wichtigste Vorteil ist „direktes und gezielteres Feedback“, sagt De Leon.
„Statt eine ausführliche Liste in einen Kommentar oder eine E-Mail zu schreiben, in der ich die unterschiedlichen Zeitlängen durchskripten muss, kann ich einfach auf den Kommentar klicken und weiß ganz genau, worauf der Betrachter Bezug genommen hat“, sagt De Leon.
5. Sie bekommen nicht die Anerkennung, die ihnen zusteht
Die Arbeit eines Kreativ-Teams wird häufig durch Projekte überschattet, die enger mit den umsatzgenerierenden Aktivitäten verbunden sind. Kreativ-Teams werden als Kostenstelle betrachtet — und das ist ihnen bewusst.
Wenn Ihre Projektmanagement-Plattform nicht hilft, dieses Problem zu lösen, gibt es einen weiteren Grund, weshalb Ihr Kreativ-Team sie nicht annehmen wird. Denn sie wissen dann, dass wichtige Stakeholder keinen Einblick in ihre harte Arbeit haben.
Lösung: Es ist immer einfacher, jemanden für ein neues System zu begeistern, wenn es für ihn Vorteile mit sich bringt. Fördern Sie die Initiative Ihres Kreativ-Teams mit einer Arbeitsmanagement-Plattform, die etwas historisch schwer Fassbares schafft: Sie beweist den Wert ihrer kreativen Arbeit.
Einige Arbeitsmanagement-Lösungen steigern die Stakeholder-Sichtbarkeit durch robuste Berichterstattung und Analysen in Echtzeit. Die Möglichkeit, genau zu belegen, wie viele Projekte am Laufen sind, wer an welchen Projekten arbeitet, wie oft Fristen eingehalten werden und andere wichtige Datenpunkte helfen Führungspersonen dabei, die harte Arbeit und die Wertschöpfung ihrer Kreativ-Teams in den Vordergrund zu bringen.
Der springende Punkt? Sorgen Sie dafür, dass Ihrem Team bewusst ist, dass diese Berichte nur dann möglich sind, wenn ihre Arbeit innerhalb der Plattform verwaltet wird!
Holen Sie Ihr Kreativ-Team an Bord
Gutes Projektmanagement für Kreativ-Teams spart Zeit und Energie, die dann eingesetzt werden können, um großartige Arbeiten zu leisten. Wenn Sie darum kämpfen müssen, dass Ihr Kreativ-Team Ihre Projektmanagement-Plattform annimmt, könnte einer oder mehrere der folgenden Gründe vorliegen:
- Kreativ-Anfragen sind zu kompliziert
- Es ist nur ein weiteres Tool (und sie haben bereits zu viele)
- Es ist nicht flexibel genug
- Prüfungen und Freigaben sind belastend
- Es hilft nicht, den Wert ihrer Arbeit hervorzuheben
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