Eine gute Führungskraft weiß, dass eine Vision nicht ohne die Hilfe eines intelligenten, talentierten und leidenschaftlichen Teams erreicht werden kann. Aber selbst brillante Teams können scheitern. Die große Frage ist: Warum?
Vermutlich denken Sie, dass Sie ein Ziel wegen Personalmangel, fehlender Motivation oder Budget-Engpässen nicht erreicht haben. Aber Sie sollten nochmal etwas genauer hinschauen.
Kommunikationsfrust, Ressourcenknappheit und verfehlte Termine: All diese Themen können auf mangelnde Transparenz zurückzuführen sein. Wenn die Teammitglieder in verschiedene Richtungen schauen und sich unklar über das ultimative Ziel sind, fangen sie an, verschiedene Wege zu gehen und alle kommen vom Kurs ab. Verfehlte Ziele führen zu Motivationslosigkeit und dann leidet die Leistung — und bei geringer Leistung können Sie nicht das Beste aus den Ressourcen herausholen, die Sie bereits haben.
Bevor Sie also anfangen, um mehr Personal oder ein höheres Budget zu betteln, werfen Sie einen genaueren Blick auf den aktuellen Arbeitsablauf Ihres Teams und prüfen Sie, ob wichtige Transparenzlücken zu erkennen sind.
Erstens, was bedeutet Transparenz am Arbeitsplatz?
Wenn wir über Transparenz am Arbeitsplatz sprechen, müssen wir zunächst die Anforderungen und Auswirkungen der Transparenz auf Führungs- und Einzelpersonenebene unterscheiden.
Für eine Führungskraft bedeutet Transparenz, dass man über Tools verfügt, mit denen man schnell Ressourcenanforderungen erfassen, Aufgaben zuweisen und Engpässe identifizieren kann, damit Projekte vorangetrieben werden können. Die Fähigkeit, eine Momentaufnahme von aktiven Projekten zu erhalten und Aufgaben mit den größeren Abteilungs- oder Unternehmenszielen zu verbinden, ist entscheidend, um Ihr Team motiviert und auf Kurs zu halten.
Für Teammitglieder ermöglicht Transparenz einen effizienteren Umgang mit ihren Aufgaben und ihrer Kommunikation. Wenn sie über Dashboards verfügen, mit denen sie sowohl ihre direkten Aufgaben als auch das größere Projektbild sehen können, fühlen sie sich zuversichtlicher, ein Projekt voranzutreiben. Ohne Klarheit besteht die Gefahr, dass Menschen das Vertrauen verlieren oder unmotiviert werden. Sie wollen wissen, dass ihre Aufgaben wichtig sind.
Zusammenfassend bedeutet Transparenz, in der Lage zu sein, die Gesamtstrategie aus der Vogelperspektive betrachten und dabei auch die winzigen Details einzelner Aufgaben unter die Lupe nehmen zu können. Wenn Sie sich Gedanken über die Optimierung Ihres Arbeitsablaufes machen, sollten Sie nach Tools suchen, die Ihnen helfen:
- Eine zentrale Drehscheibe für alle Projekte einzurichten und alle Prozesse klar und konsistent zu halten;
- Ziele zu identifizieren und festzulegen, wie der Fortschritt gemessen werden kann;
- Alle Beteiligten für die eigene Arbeit in die Verantwortung zu nehmen, indem man ihnen Projekte und Aufgaben zuweist;
- Projektmeilensteine und Zeitpläne einzurichten, um Hindernisse erkennen zu können;
- Ressourcen und Arbeitsauslastungen so zu verwalten, dass niemand überlastet wird.
Der Preis für mangelnde Transparenz
Jetzt denken Sie vielleicht, dass Sie nur mit mehr Budget und Personal in der Lage sein werden, sich genauer mit Ihren Arbeitsabläufen und Ihre Ressourcen zu beschäftigen. Die traurige Wahrheit ist aber: Wenn Sie die toten Winkel in Ihrem Arbeitsablauf nicht transparent machen, dann werden diese nur noch wachsen. Wenn Teammitglieder die Erwartungen nicht verstehen oder nicht mit Risiken umgehen können, dehnen sich kleine Probleme schnell aus.
Ein perfektes Beispiel dafür findet man im Baugewerbe. Das Geschäft boomt – großartig! – aber das bedeutet auch, dass Sie mehr Projekte mit wachsender Komplexität haben. Wenn mehr Wettbewerb auf den Markt kommt, wird von den Unternehmen erwartet, dass sie in der Lage sein werden, Fristen und Budgets einzuhalten. McKinsey berichtet jedoch, dass viele Unternehmen nicht mithalten, wobei einige große Projekte die Fristen um 20% und das Budget um 80% übersteigen. So viel Geld und Kundenbindung zu verlieren, das können Sie sich nicht leisten. Wenn Sie sich umgehend um die Projekttransparenz kümmern, dann werden Sie Ihrem Team eine starke Grundlage bieten, auf der aufgebaut werden kann.
Prüfen wir mal Ihre Sichtlinie
Um Ihnen zu helfen, die Transparenz Ihres Teams zu erfassen, sollten Sie sich mit den folgenden Fragen auseinandersetzen. Schreiben Sie die Antworten gerne auf - etwas schwarz auf weiß zu sehen kann manche Dinge auch transparenter machen!
- Wie klar sind die Aufgaben der Teammitglieder? Sind sie an das gesamte Team, an die Abteilung und an den OKRs des Unternehmens ausgerichtet, so dass von allen zu erkennen ist, wie die Ziele jedes einzelnen zur größeren Unternehmensstrategie beitragen?
- Wo findet die Projektkommunikation statt? An mehr als einem Ort? Verbringen Teammitglieder viel Zeit damit, nach den aktuellsten Informationen zu ihren Aufgaben zu suchen?
- Haben Ihre Teammitglieder ein genaues Bild von bevorstehenden oder aktuellen Projekten sowie Zugang zu benötigten Ressourcen? Wissen sie, mit wem sie zusammenarbeiten sollen?
- Können Sie leicht Projektpläne erstellen, potenzielle Engpässe vor oder während ihrer Entstehung identifizieren und sehen, wie Ihre Ressourcen zugewiesen werden?
Sehen Sie einige Probleme? Keine Sorge – damit stehen Sie nicht alleine da. Untersuchen wir mal, wie führende Unternehmen bei wichtigen Transparenzproblemen vorgehen.
Wie sich Top-Unternehmen auf Sichtbarkeit konzentrieren
Teammitglieder auf eine Linie bringen
Beginnen Sie damit, die OKRs Ihres Teams auszurichten. Prüfen Sie, dass alle Projekte und Aufgaben Ihres Teams mit den allgemeinen Unternehmenszielen verknüpft sind. Stellen Sie einen Aufgabenkalender und ein Dashboard bereit, damit alle verstehen können, wann ihre Arbeit fällig ist und welche Auswirkungen sie haben wird. Wenn Teammitglieder Klarheit über das was, wo, warum, wann und wie ihrer Projekte haben, werden sie sich stärker einsatzbereit fühlen und wahrscheinlich weniger hinauszögern. Das hilft dem Team auch, reibungsloser zusammenzuarbeiten, wenn Projekte zwischen Aufgabenverantwortlichen übergeben werden. Der Aufbau eines konsistenten Arbeitsablaufes stellt sicher, dass jeder weiß, wo er hingehört, mit wem er zusammenarbeiten soll, und es inspiriert ihn, sein volles Potenzial auszuschöpfen.
Wenn Ihr Team wie ein Schweizer Uhrwerk läuft, ist es einfacher denn je, sich mit anderen Teams und Abteilungen abzustimmen, wenn Zusammenarbeit erforderlich wird. Durch Transparenz wird gewährleistet, dass Sie bei Überschneidungen Ihre Projekte und Ziele mit anderen Teams abstimmen können. Indem die Transparenz auf andere Gruppen in der Organisation erweitert wird, wird Teams geholfen, die Arbeitsauslastungen und Prozesse der jeweils anderen zu sehen, sodass Verständnis, Respekt und Abstimmung erleichtert werden. Jedes Team hat seine eigenen OKRs, die in allgemeine Unternehmensziele einfließen. Durch Transparenz können die verschiedenen Teams gut aufeinander abgestimmt zusammenarbeiten, ohne dass man dazu ständig auf die anderen aufpassen muss.
Ein perfektes Beispiel dafür ist, wie wir Wrike bei der Planung unserer ersten Nutzerkonferenz eingesetzt haben. Wenn Informationen über IM-Chats, E-Mails, Google-Dokumente und Flurgespräche hereinströmen, können wichtig Details zu der Veranstaltung manchmal durch das Netz fallen. Da Wrike unsere Single Source of Truth war, waren die Teams in der Lage, auf dem gleichen Stand und auf einer Linie zu bleiben, um unser gemeinsames Ziel zu erreichen.
Ressourcen effizient zuweisen und nutzen
Unter Ressourcen verstehen wir Mitarbeiter, Bandbreite, Budget und Tools. Wenn Sie Projekte in Aufgaben und Teilaufgaben unterteilen, werden Sie Ressourcen aufdecken, die direkt vor Ihrer Nase liegen.
Wo findet die Kommunikation statt? Wie werden Arbeitsauslastungen zugewiesen? Welche Projektschritte können automatisiert werden? Befinden sich Assets an einem einzigen, allen Projektmitgliedern zugänglichen Ort?
Beginnen Sie damit, Ihre wichtigste Ressource zu visualisieren — Ihre Mitarbeiter. Gantt-Diagramme helfen dabei, Projektzeitleisten zu visualisieren, damit Sie erkennen können, wo Ressourcen benötigt werden und sich möglicherweise überschneiden. Sobald Sie mit der Zuweisung von Aufgaben begonnen haben, können Sie anhand einer Ressourcenansicht erkennen, wie die Arbeitsauslastung im gesamten Team verteilt werden kann. Ihnen wird dadurch geholfen, potenzielle Engpässe zu erkennen und Projektpläne aufzustellen, die Ihr Team in die Lage versetzt, dir Arbeit pünktlich und innerhalb des Budgets zu erledigen.
Neben Ihren Mitarbeitern können Tools und Automatisierung erhebliche zusätzliche Ressourcen in Anspruch nehmen. Laut McKinsey verbringt der durchschnittliche Arbeiter 20% jeder Arbeitswoche damit, Informationen aus nicht miteinander integrierbaren Tools zu sammeln. Durch die Implementierung eines einzigen Depots für alle digitalen Assets kann man Stunden sparen.
Teams helfen, effektiver zusammenzuarbeiten
Durch eine Single Source of Truth für Projekte und einen konsistenten Arbeitsablauf wird den Teammitgliedern geholfen, Erwartungen zu verstehen, intern zu kommunizieren und zu wissen, für welche Aufgaben sie verantwortlich sind. Ohne Transparenz kann es schnell zu Frust und Schuldzuweisungen kommen, wenn Engpässe auftreten. Diese Frustration kann sich schnell auf die Motivation auswirken.
Es gibt jedoch einfache Möglichkeiten, all das zu vermeiden, indem ein wenig Transparenz in die Kommunikation und in den Aufgaben-Arbeitsablauf eingebracht wird. Wrike verwendet beispielsweise @Erwähnungen, damit Teammitglieder sich bequem gegenseitig in Aufgaben kontaktieren können, um Feedback zu erhalten, ein Projekt voranzubringen oder jemandem eine kurze Info zu geben. Ob ein Blogbeitrag bearbeitet werden soll oder Sie Feedback zu einem Design benötigen, Wrike bietet einen zentralen und chronologischen Feed aller benötigten Informationen. Auf diese Weise können sowohl Teammitglieder, Führungskräfte als auch andere Unternehmen den Status eines Projekts leicht erkennen. Mit Wrike haben Sie Einblick in alle ihre Projekte. Die gesamte Kommunikation findet an einem einzigen Ort statt, jeder hat Zugriff auf die aktuellsten Assets und Projektaufgaben sind teamübergreifend klar.
Wie man Transparenzmangel vermeidet
Transparenz wird erreicht, indem man die richtigen Tools einsetzt, um das Team auf eine Linie zu bringen, Ressourcen zuzuweisen und zusammenzuarbeiten. Bei der Suche nach einem Tool sollten Sie darauf achten, dass es eine zentrale Anlaufstelle hat, um die gesamte Projektkommunikation und Dokumentation aufzubewahren.
Die Funktionalität, Projekte auf einer Zeitleiste abzubilden und Team-Arbeitsauslastungen visuell zu sehen, hilft Ihnen dabei, den Erfolg Ihrer Projekte sicherzustellen. Dashboards und Berichte sorgen dafür, dass Ihr Team mit seinen OKRs im Einklang steht - und wenn sie ihre Auswirkungen auf die Unternehmensziele sehen können, werden sie motiviert bleiben. Wenn Transparenz in Ihrem Team herrscht, kennt jeder Beteiligte den Stand eines Projekts und kann bei Bedarf einsteigen.
Probieren Sie selbst aus, wie Wrike Ihrem Team zu mehr Transparenz verhelfen kann, und starten Sie eine kostenlose Testphase!
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