Dienstagmorgen, 9 Uhr. Mit einer Tasse Kaffee in der Hand schlendern Sie durch Ihre Abteilung. Was werden Sie sehen? Gehen Sie davon aus, dass jeder einzelne Mitarbeiter an seinem Schreibtisch sitzt und arbeitet?
Das ist das traditionelle Konzept. In einer modernen, leistungsorientierten Belegschaft ändert sich aber diese Vorstellung, dass jeder von 9 bis 17 Uhr arbeitet. Drei von fünf Mitarbeitern glauben, dass diese Arbeitszeiten der Vergangenheit angehören, so eine 2016 CareerBuilder Umfrage.
Und sie glauben nicht nur an diese Idee – sie sind dabei, sie aktiv zu verfolgen. Das Personalunternehmen Yoh hat festgestellt, dass 42% aller Mitarbeiter ihre Stelle zugunsten einer flexibleren Arbeitsumgebung wechseln würden. Solange sie ihre Arbeit erfolgreich erledigen, sollte es doch egal sein, wann oder wo sie sie erledigen – stimmts?
Aber diese Erwartung ist für Arbeitgeber mit einigen Herausforderungen verbunden: Wie werden Mitarbeiter die Ziele und Projekte des Teams transparent erhalten? Wie werden notwendige Teammitglieder auf dem Laufenden bleiben? Werden sie genauso produktiv bleiben?
Das sind berechtigte Fragen. Aber der traditionelle Acht-Stunden-Tag am Schreibtisch verschwindet so langsam und Unternehmen müssen sich anpassen, um ihre Top-Talente zu halten und Hochleistungs-Teams zu stärken.
Es ist unmöglich, exakt zu bestimmen, wann sich traditionellen Arbeitszeiten zum ersten Mal geändert haben und der Arbeitstag nach 20 Uhr endete oder vor 7 Uhr begann. Fangen wir aber mal mit der wahrscheinlichsten Ursache an: Technologie.
Wie die Technologie einen Wandel ausgelöst hat
Denken Sie mal darüber nach, wie die Arbeitswelt vor nur ein paar Jahrzehnten aussah. Man ging morgens zur Arbeit, arbeitete für acht festgelegte Stunden und ging dann nach Hause.
Von der Couch zuhause aus oder von einem Café in Prag hatte man weder Zugriff auf Mitteilungen noch auf wichtige Dokumente. Um Arbeit erledigen zu können, musste man im Büro sein – Punkt.
Aber heute? Durch unsere ständige Konnektivität ist es unglaublich bequem, von jedem Ort aus und zu jeder Zeit zu arbeiten – ohne Probleme und ohne Hindernisse.
78% aller Deutschen besitzen jetzt ein Smartphone – damit hat sich der Nutzeranteil seit 2012 mehr als verdoppelt, laut einer Umfrage des Branchenverbandes Bitkom. Über drei Viertel der Deutschen haben zudem einen Laptop, über die Hälfte ein Tablet. Die geschäftlichen E-Mails beim morgendlichen Pendeln oder an der Supermarktkasse durchzusehen, ist daher mittlerweile genau so einfach wie bei der Arbeit am Schreibtisch im Büro.
Cloudbasierte Technologie macht das alles nur noch bequemer. Jetzt, wo 47% aller Geschäftsdaten in der Cloud gespeichert werden, können Mitarbeiter bequem auf Informationen zugreifen, um ihre Arbeit zu erledigen, wann und wo sie wollen. Wichtige Dokumente, Aufzeichnungen und Tabellen werden nicht mehr in einen Aktenschrank in einer staubigen Ecke des Konferenzraums verbannt.
Weil durch Technologie eine enorme Zugänglichkeit geschaffen wurde, ist es wenig verwunderlich, dass 43% aller Amerikaner berichten, dass sie mindestens einige Zeit Remote arbeiten.
Jüngere Arbeitskräfte haben andere Anforderungen
Während der unbeschränkte Zugang zu Technologie sicherlich maßgeblich zum Abschied vom Acht-Stunden-Tag im Büro beigetragen hat, spielen demografische Entwicklungen in der Belegschaft ebenfalls eine wichtige Rolle.
Wir haben alle schon gehört, dass Millennials anders arbeiten als frühere Generationen. 79% der Generation Y möchte flexible Arbeitsoptionen, sodass Zeit-fokussierte Arbeitgeber ihre Denkweise ändern müssen.
Und jetzt gibt es die Generation Z – die Generation nach der Generation Y (von Mitte der 90er Jahre bis Anfang der 2000er Jahre), die jetzt alt genug sind, um Teil der Belegschaft zu werden. Wenn Sie jemals die Generation Y als "ständig connected" bezeichnet haben, denken Sie bitte daran, dass die Generation Z eine Zeit ohne soziale Medien, Online-Shopping und mobile Apps gar nicht erlebt hat.
Alles ist für sie bequem On-Demand, auf Abruf – und sie erwarten, dass es mit der Arbeit genauso geht.
Was für Vorteile haben flexible Arbeitszeiten?
Es gibt immer noch viele Unternehmen, die krampfhaft am Standard-Arbeitstag festhalten. Die Mehrheit der Arbeitgeber hat jedoch ein größeres Interesse daran, was ihre Mitarbeiter erledigen, als daran, wann und wo sie es erledigen.
Den Beschäftigten dieses Maß an Flexibilität zu geben, hat erhebliche Vorteile. Wenn Mitarbeiter die Möglichkeit haben, außerhalb der normalen Büroumgebung und der Bürozeit zu arbeiten, führt dies nicht nur zur gleichen Produktivität – sondern es kann tatsächlich zur Produktivitätssteigerung führen.
Eine Umfrage von FlexJobs hat festgestellt, dass 66% aller Fachleute der Überzeugung sind, dass sie produktiver sein könnten, wenn sie Remote arbeiten würden. Diese zusätzliche Motivation hat unterschiedliche Gründe, z.B. das Vermeiden des Pendelverkehrs oder weniger Unterbrechungen durch Kollegen.
Was außerdem für mehr Flexibilität spricht? Flexible Arbeit kann tatsächlich die Arbeitszufriedenheit steigern, wie eine Studie der Hans-Böckler-Stiftung zeigt. Ein Fallbeispiel zeigt, dass bei Best Buy die Mitarbeiterfluktuation um beeindruckende 45% nachließ, nachdem das Unternehmen dazu überging, dass nur die Ergebnisse zählen und nicht die Arbeitszeit.
Schließlich gibt es noch einen unglaublich wichtigen, aber schwer zu messenden Vorteil: Vertrauen. Wenn Führungskräfte darauf vertrauen, dass ihre Mitarbeiter ihre Arbeit schaffen werden – ohne dazu ständig ein wachsames Auge auf sie halten zu müssen – dann fühlen sich die Arbeitnehmer bestärkt und sind engagiert.
Niemand mag einen Mikromanager, der ihnen ständig im Nacken sitzt, und durch Flexibilität zeigt man seinen Mitarbeitern, dass man ihnen zutraut, ihre Projekte selbstständig durchzuführen – kein Babysitting erforderlich.
Weg vom Neun-bis-Fünf-Konzept: Wie man dabei richtig vorgeht
Sie sind davon überzeugt, dass Sie nicht mehr auf die Uhr schauen, sondern Ihren Teammitgliedern mehr freie Hand lassen müssen. Ein solcher Wechsel kann aber einschüchternd wirken. Hier sind einige Tipps, wie Sie dabei vorgehen können, ohne darüber nachgrübeln zu müssen, ob die Arbeit wirklich gemacht wird.
1. Eine Kultur fördern, die Flexibilität unterstützt
Der erste Schritt zur Überwindung der traditionellen Büroarbeitszeiten besteht darin, eine Kultur der Autonomie und Verantwortlichkeit zu fördern. Flexible Arbeitszeitmodelle funktionieren nicht, wenn Mitarbeiter keine Projekt-Verantwortung haben und ein ständiges Nachfassen erforderlich ist.
Beginnen Sie damit, Ihre Teammitgliedern wissen zu lassen, wie ihre individuellen Aufgaben in das große Ganze passen – und was alles schief geht, wenn sie die Arbeit schleifen lassen. Das erhöht ihr Verantwortungsgefühl, nicht nur Ihnen als Manager gegenüber, sondern auch gegenüber den anderen Teammitgliedern.
Widerstehen Sie zusätzlich dem Drang zu Mikromanagement. Wenn Sie dem Team erhöhte Flexibilität geben, ist es verlockend, ständig überwachen zu wollen, was sie tun – nur um selbst ein gutes Gewissen zu haben.
Geben Sie stattdessen Ihren Teammitgliedern alles, was sie benötigen, um ihre eigenen Wege zu beschreiten und Projekte unabhängig anzugehen. Natürlich empfiehlt es sich, regelmäßig anzufragen, Feedback anzubieten und Hilfestellungen zu geben. Aber unterdrücken Sie den Verantwortungssinn Ihrer Mitarbeiter nicht, indem Sie ständig über Fortschritte nachfragen und die Ansätze hinterfragen.
2. Erwartungen klar machen
Sie müssen auch die Erwartungen explizit klar machen. Das ist zwar immer wichtig, aber besonders dann, wenn Menschen von außerhalb des Büros zu ihren eigenen Zeiten arbeiten.
Liefern Sie schon vorab alle notwendigen Einzelheiten zu den Projekten und Anforderungen, um Verwirrungen und Missverständnisse zu vermeiden, so dass keine Details im Hin-und-Her von Meetings, Calls und E-Mails verloren gehen.
Definieren Sie auch schon während des Projektstarts wichtige Meilensteine, Ziele und Erfolgskriterien. Dies verschiebt den Fokus von den Uhrzeiten, in denen Aufgaben für das Projekt erledigt werden müssen, hin zur eigentlichen Arbeit, die erledigt werden soll, und welchen Wert diese darstellt.
3. Klein anfangen
Wenn Sie sich fürchterlich bemühen müssen, nicht in Panik zu geraten, wenn Sie Ihrem Team sagen „Arbeiten Sie wann sie wollen“, könnten einige kleine Änderungen hilfreich sein.
Sie könnten beispielsweise damit beginnen, dass Ihre Mitarbeiter einen Arbeitstag pro Woche oder Monat Remote arbeiten können. Oder vielleicht beginnen Sie damit, Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, an Standard-Meetings virtuell teilzunehmen – so dass die Mitarbeiter nicht körperlich im Büro sein müssen, um sich daran zu beteiligen.
Durch solche kleinen Änderungen können Sie und Ihre Teammitglieder sich langsam an die Flexibilität gewöhnen, ohne sich von riesigen Veränderungen überwältigt zu fühlen.
Die Dinge langsam angehen zu lassen gibt Ihnen auch die Möglichkeit, Prozesse zu verbessern und Problemzonen zu beheben, bevor Sie allen die volle Kontrolle über ihre eigenen Arbeitszeiten geben.
4. Eine Projektmanagement-Plattform verwenden
Eine kollaborative Arbeitsmanagement-Plattform zu verwenden (wie Wrike) ist ebenfalls ein kluger Schritt. Indem wichtige Kommunikation und Dokumentationen an einem Ort zusammengeführt werden, erreichen Sie einige wichtige Dinge:
- Erfolg definieren und Teams ausrichten: Es ist wichtig, dass die wichtigsten Meilensteine und Erfolgsmetriken definiert werden. Sie können Team- und Abteilungs-OKRs oder -KPIs setzen und sie in ihrer Arbeitsmanagement-Plattform festhalten. Dadurch werden sie nicht nur sichtbarer und dienen als ständige Erinnerung an das, worauf hinaus Ihr Team arbeitet, sondern die Teammitglieder können auch ihre Fortschritte an den Zielen, für die sie verantwortlich sind, aktualisieren – egal, wann und wo Sie arbeiten.
- In Verbindung bleiben und die Angst davor, etwas zu verpassen, minimieren: Ist man nicht im Büro, kann es schnell passieren, dass man darüber nachgrübelt, ob man etwas wichtiges verpasst. Von wichtigen Meilensteinen für bestimmte Projekte bis hin zu den Aufenthaltsorten von Teammitgliedern, ein Echtzeit-Collaboration-Tool wie Wrike hält Ihre Verbindung zum Team aufrecht (und auch die Verbindung zwischen den Teammitgliedern!) – auch wenn Sie nicht an nebeneinander stehenden Schreibtischen und zu den selben Tageszeiten arbeiten. Und mit einer Arbeitsmanagement-Plattform hat jeder die Möglichkeit, die Projekt-Kommunikation der Vergangenheit kontextbezogen anzuschauen.
- Flexible und Remote-Arbeitspläne verfolgen: Nachfolgend sehen Sie, wie einige geografisch verteilte Teams Wrikes benutzerdefinierte Kalender-Funktion verwenden, damit jeder auf dem Laufenden bleibt, wo sich die anderen Teammitglieder befinden. Mit dieser Kalender-Funktion können Sie auch anzeigen, ob Personen im Büro oder außerhalb arbeiten.
- Meetings einschränken und effektiver machen: Es stimmt: Flexible Zeitpläne machen es schwieriger, persönliche Meetings zu planen. Aber wie produktiv sind ihre Meetings wirklich? Mit einem Collaboration-Tool sind Status-Updates ein Kinderspiel, sodass viele Meetings, in denen es nur um Status-Updates geht, überflüssig werden. Und wenn dann doch ein Meeting durchgeführt wird, können Sie einen Überblick über die Tagesordnung auf der Arbeitsmanagement-Plattform geben und später Meeting-Notizen in der selben Aufgabe abspeichern, damit sie sichtbar und für jeden in Ihren Team zugänglich sind.
- Bessere Transparenz und stärkeres Vertrauen: Ein kollaboratives Arbeitsmanagement-Tool wie Wrike beinhaltet Dashboards, über die Teammitglieder und Führungskräfte Projekte aus der Vogelperspektive sehen können, sowie die Möglichkeit haben, bei Bedarf tiefer zu graben. Benutzerdefinierte Dashboards können den Status aller Arbeiten anzeigen, die Ihrem Team zugeteilt wurden, sowie die Arbeitsauslastung jedes einzelnen Mitglieds. Dadurch bleiben die Mitglieder ihres Teams nicht nur organisiert, sondern es gibt auch Ihnen die Gewissheit, dass die Arbeit voranschreitet – egal, ob sich die Mitarbeiter im Büro befinden oder nicht.
Nicht immer auf die Uhr schauen
Der Arbeitstag von 9 bis 17 Uhr ist lange Zeit eine Säule des durchschnittlichen Büroalltags gewesen. Aber die Zeiten ändern sich schnell und kontinuierlich. Die Mitarbeiter von heute schätzen Flexibilität und Vertrauen nicht nur, sondern erwarten sie von ihren Arbeitgebern.
Wenn Sie das Ziel haben, ein engagiertes, produktives und universell leistungsstarkes Team zu führen (und natürlich wollen Sie das!), dann gibt es wirklich keine andere Möglichkeit: Sie müssen ihren Mitarbeitern Raum zum Atmen geben, sodass jeder seinen Zeitplan nach eigenem Bedarf organisieren kann – während Sie weiter darauf vertrauen können, dass spektakuläre Ergebnisse erzielt werden.
Bereit, nicht mehr auf die Uhr zu schauen? Wrike hilft Ihnen. Registrieren Sie sich für eine kostenlose 14-Tage-Testversion und schauen Sie, wie kollaboratives Arbeitsmanagement Ihrem Team die Flexibilität gibt, die Sie benötigen, um erfolgreich zu sein.
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