Problemlösende Tools für produktivere Teams
Es ist oft eine große Herausforderung, Teams und Projekte auf Kurs zu halten. Hier können die richtigen Werkzeuge für straffe Arbeitsabläufe und stabile Fortschritte sorgen. Entdecken Sie unsere Palette an problemlösenden Tools und Techniken, die typische Hindernisse bei der Teamarbeit aus dem Weg räumen und die Produktivität im Unternehmen steigern.
Werfen Sie die Küchenuhr weg: 4 neue Produktivitätstechniken, die Sie unbedingt ausprobieren müssen
Sie wissen alles über Pomodoro, GTD und 80/20 – und entweder sind Sie ein großer Fan oder diese Techniken lassen Sie absolut kalt. Hier ein paar neue Produktivitäts- und Aufgabenmanagement-Techniken, die Ihnen dabei helfen, super produktiv zu sein, ohne mit einem Burnout zu enden. 1. "Don't Break the Chain" (Die Kette nicht unterbrechen) von Jerry Seinfeld Ja, genau, der Komiker Jerry Seinfeld. Es hat sich herausgestellt, dass er jahrelang auf einem Geheimrezept für tägliche Produktivität saß, das vor kurzem eine Menge Aufmerksamkeit erregte. Und so funktioniert's: Sie benötigen einen roten Filzstift und einen Kalender, der an einer auffälligen Stelle platziert ist. Wählen Sie eine Routineaufgabe, ein wichtiges Ziel oder eine Fähigkeit, die Sie verbessern möchten. Das kann alles sein: von "Sport machen" über "Chinesisch lernen" bis hin zu "die Kundenbindung um 10% erhöhen." Jeden Tag, an dem Sie auf dieses Ziel hinarbeiten oder die zugehörige Aufgabe ausführen, markieren Sie in Ihrem Kalender mit einem großen dicken X. Schon bald werden Sie eine Kette aus X-en haben. Und jetzt... unterbrechen Sie die Kette nicht. So einfach ist das! Sie können diese Technik anwenden, um mehre Ziele oder neue Gewohnheiten zu verfolgen, aber seien Sie vernünftig bei Ihrer Wahl. Wenn Sie zu viel auf einmal versuchen und die Aufgaben jonglieren, werden Ihre Ketten unweigerlich unterbrochen und Ihr ganzes System bricht zusammen. Versuchen Sie Ihre Ketten auf ein oder zwei großen Zielen aufzubauen. Kontinuierlicher, täglicher Fortschritt hat große Auswirkungen! Nutzen Sie diesen Ansatz um: in eine neue Routine zu kommen, stetige Fortschritte bei einem großen Projekt zu machen und sich selbst einen größeren Motivationsschub zu geben, Dinge zu erledigen – auch wenn Sie dazu gerade keine Lust haben. Ist es an der Zeit, Ihre Produktivität zu steigern? Schieben Sie das nicht länger auf – starten Sie noch heute Ihren kostenlosen Wrike Test! 2. Die "Muss, Sollte, Möchte"-Methode (Must, Should, Want) von Jay Shirley Jay Shirley, Schöpfer der Plattform The Daily Practice, die einem bei der Aneignung neuer Gewohnheiten hilft, entwickelte diesen Ansatz, um seine eigenen Tage sowohl produktiver als auch angenehmer zu machen. Und so funktioniert's: Wenn Sie morgens Ihre To-do-Liste erstellen, beginnen Sie als erstes mit diesen drei Einträgen: 1. Ich muss ______________ (eine Aufgabe mit hoher Priorität, die unmittelbare Auswirkungen haben wird) 2. Ich sollte ____________ (eine Aufgabe, die einen Beitrag zu Ihren langfristigen Zielen leistet) 3. Ich möchte ______________ (etwas, das Sie wirklich tun möchten) Mit diesem Ansatz arbeiten Sie tagtäglich an etwas, aus dem Sie bereits kurzfristig Nutzen ziehen, und Sie legen die Grundlage für langfristige Ziele. Und die "Ich möchte"-Aufgabe hilft Ihnen, etwas für Ihre Seele zu tun, indem Sie ein wenig Zeit mit etwas verbringen, wofür Sie sich wirklich begeistern. Am nächsten Tag, vielleicht bei Ihrer ersten Tasse Kaffee, sehen Sie Ihre Aufgaben noch einmal durch und beurteilen die Ergebnisse. Haben Sie alles erreicht, was Sie wollten? Sind Sie mit den Ergebnissen zufrieden? Zwischen der Bearbeitung der Aufgaben und der erneuten Durchsicht eine Nachtruhe einzubauen, gibt Ihrem Gehirn neue Kraft und Ihnen ein wenig Abstand. Nachdem Sie Ihre gestrigen Fortschritte überprüft haben, erstellen Sie eine neue "Muss, Sollte, Möchte"-Liste für den heutigen Tag. Nutzen Sie diesen Ansatz um: Burnout zu verhindern und keine Angst mehr vor Ihrer To-do-Liste zu haben. Außerdem ist es gut für Ihre Gesundheit, wenn Sie jeden Tag etwas tun, das Ihnen Freude bereitet, und es hilft Ihnen, langfristig produktiv zu sein. 3. Die "Anti-To-do-Liste" von Marc Andreessen Haben Sie jemals am Ende eines arbeitsreichen Tages auf Ihre To-do-Liste geschaut und gedacht: "Ich habe heute überhaupt nichts geschafft"? Das ist ziemlich entmutigend. Und es stimmt einfach nicht. Die Chancen sind groß, dass Sie in Wirklichkeit eine Menge Arbeit erledigt haben – es spiegelt sich nur nicht in Ihrer To-do-Liste wider. Dennoch kann dieses Gefühl der Enttäuschung Ihre Motivation stark nach unten ziehen. Marc Andreessen, Mitbegründer von Netscape, begann eine "Anti-To-do-Liste" in seine täglichen Gewohnheiten einzubauen, um seine Produktivität zu messen. Und so funktioniert's: Jedes Mal, wenn Sie im Laufe des Tages etwas Sinnvolles tun, schreiben Sie es auf. Das war's schon. Ihre To-do-Liste ist ein Standard, dem Sie niemals dauerhaft gerecht werden können, und Ihre Anti-To-do-Liste ist Ihre täglich wohlverdiente Belohnung. Sie sollten nicht darauf warten, bis ein Projekt abgeschlossen ist, um zu feiern, was Sie erreicht haben oder Ihre Fortschritte zu genießen. Es ist erstaunlich, wie das Gefühl, produktiv zu sein, Ihnen helfen kann Ihre Produktivität hoch zu halten. Wenn Sie sich das nächste Mal nach einem hektischen Tag fragen: "Was habe ich eigentlich heute erreicht?", dann holen Sie Ihre Anti-To-do-Liste hervor und klopfen sich selbst auf die Schulter. Nutzen Sie diesen Ansatz um: Anreiz und Motivation aus Ihren täglichen Leistungen zu gewinnen, schrittweise Fortschritte zu messen und ein klareres Bild davon zu erhalten, womit Sie Ihre Arbeitszeit tatsächlich verbringen. 4. Die "Biologische Primetime" (Biological Prime Time) von Sam Carpenter Wie viele Tassen Kaffee brauchen Sie, um den Tag zu überstehen? Gibt es einen bestimmten Zeitpunkt am Nachmittag, an dem Sie sich total schlapp fühlen? In seinem Buch "Game the System" (Manipulieren Sie das System) konzentriert sich Sam Carpenter auf das, was er seine "biologische Primetime" nennt, beziehungsweise das Zeitfenster, in dem er am produktivsten ist. Und so funktioniert's: Beginnen Sie damit, auf folgende drei Aspekte zu achten: Ihre Produktivität, Konzentration und Motivation. Alle ein bis zwei Stunden bewerten Sie diese auf einer Skala von 1-10. Nach ungefähr einer Woche können Sie ein einfaches Diagramm erstellen und erste Trends feststellen. Immer, wenn Ihre Produktivität, Konzentration und Motivation sich an einem Höhepunkt treffen, haben Sie Ihre "biologische Primetime" gefunden. Bildnachweis: Chris Bailey Wenn Sie diese optimalen Zeitpunkte genau bestimmen, können Sie Ihre wichtigsten Aufgaben oder Besprechungen für jene Zeiten einplanen. Auf diese Weise sind Sie in entscheidenden Momenten in Ihrer Höchstform und können diese Zeitfenster der konzentrierten Produktivität für Projekte mit hoher Priorität freihalten. Nutzen Sie diesen Ansatz um: Zusammenhänge zwischen Ihrer Ernährung, Ihren Schlafgewohnheiten und der Arbeitsumgebung zu entdecken, um Ihre täglichen Gewohnheiten zu optimieren und die Produktivität zu steigern. Teilen Sie Ihre persönlichen Produktivitätsstrategien: Essen Sie den "Eat the frog"-Frosch? Befolgen Sie die 2-Minuten-Regel? Behalten Sie Ihre To-Dos mit Stift und Papier im Auge oder bevorzugen Sie 5 Strategies for Forming Team Productivity Habits (5 Strategien, um Ihrem Team Produktivitätsgewohnheiten anzueignen). Quellen: Lifehacker, JayShirley.com, iDoneThis.com, AYearofProductivity.com
Effektiv sein: 13 einfache Strategien, um smarter zu arbeiten
Egal welchen Beruf Sie ausüben und in welcher Branche Sie tätig sind, wir alle möchten effektiv arbeiten und unsere beruflichen Ziele erreichen. Aber Leistungsfähigkeit ist wesentlich mehr, als nur Dinge auf der To-do-Liste durchzustreichen — es geht darum, genau das zu tun, was wichtig ist. Um leistungsstärker zu arbeiten, müssen Sie glücklicherweise nur kleine Änderungen an Ihren täglichen Arbeitsgewohnheiten vornehmen: Fangen Sie mit diesen Tipps an und beobachten Sie, wie sich Ihre Produktivität täglich steigert. 13 Methoden, um effektiver zu arbeiten Kürzen Sie Ihre Aufgabenliste Wir alle wissen, wie lähmend der Anfang eines großen Projektes oder eine scheinbar nicht zu bewältigende To-do-Liste sein können. Blockieren Sie sich nicht selber mit einer unendlichen Aufgabenliste! Wählen Sie 3 bis 5 wichtige Aufgaben aus, die Sie an einem Tag erledigen sollten und konzentrieren Sie sich nur darauf. Wenn Sie schneller fertig werden als geplant, können Sie immer noch ein paar Aufgaben anhängen, aber vergessen Sie nicht, es überschaubar zu halten, um produktiv arbeiten zu können — was wesentlich wichtiger ist, als nur den ganzen Tag über beschäftigt zu sein. Nutzen Sie einen Zeitplan anstatt einer To-do-Liste Setzen Sie sich hin, überprüfen Sie wie viel Zeit Ihnen heute zur Verfügung steht und machen Sie realistische Überlegungen darüber, was Sie schaffen können. Jetzt können Sie einen Plan aufstellen: legen Sie Zeitfenster für jede einzelne wichtige Aufgabe fest — vergessen Sie nicht, auch Pausen einzulegen. In dem Sie ein bisschen Zeit in Ihre Tagesplanung investieren, können Sie von den Tageszeiten profitieren, an denen Sie besonders konzentriert und motiviert sind, sichtbare Fortschritte bei wichtiger Arbeit erzielen und die notwendigen Pausen einlegen, um geistig fit zu bleiben. Behalten Sie immer den nächsten Schritt im Auge Wenn wir wichtige Dinge aufschieben, passiert das oft einfach, weil wir nicht wissen, wo wir anfangen sollen. Wenn wir uns allerdings im Klaren darüber sind, was wir als nächstes machen müssen, wenn wir eine Teilaufgabe beendet haben, ist es wesentlich einfacher, den Faden später wieder aufzunehmen. Daher ist es sinnvoll, bei Beendigung einer Aufgabe immer den „nächsten Schritt“ festzulegen, damit Sie sich am nächsten Tag sofort wieder konzentriert in die Arbeit vertiefen können. Gut organisiert ist halb gewonnen Leistungsstarke Menschen verfügen über ein System, das Ihnen hilft, die genauen Informationen zu finden, die sie brauchen und zwar zum richtigen Zeitpunkt. Ein einfaches System, wie die Selbstmanagement-Methode Getting Things Done (GTD) von David Allen kann hilfreich sein, um die psychische Belastung zu verringern und den Kopf von Dingen, die man nicht vergessen darf, zu befreien, um diese Gehirnkapazität für wichtigere und effektivere Arbeit zu nutzen. Sorgen Sie dafür, dass es schwierig ist, schlechten Gewohnheiten nachzugehen Konstante Ablenkungen schlauchen Ihre Leistungsfähigkeit und Ihren IQ. Es ist unmöglich, effizient zu arbeiten, wenn Sie nicht in Top-Form sind. Eine gute Lösung dafür ist, sich selber Hindernisse zu stellen. Zum Beispiel, wenn Sie alle paar Minuten Ihr Smartphone aus der Tasche ziehen, um sich mit einem Kumpel per Textnachrichten zu unterhalten oder Ihre privaten sozialen Netzwerke überprüfen, schließen Sie Ihr Handy einfach in eine Schublade ein und legen Sie den Schlüssel in einen Schrank auf einem anderen Stockwerk oder bitten Sie einen vertrauenswürdigen Kollegen, den Schlüssel bis zum Mittagessen aufzubewahren. Setzen Sie Prioritäten Zu wissen, wann man Nein sagen muss, ist ausschlaggebend für effektive Arbeit. Denken Sie darüber nach, was wirklich wichtig ist — was genau macht den Unterschied aus, um Ihre Ziele zu erreichen? Welche Projekte wirken sich am meisten auf den Unternehmenserfolg aus? Befreien Sie sich von Beschäftigungsarbeit, die für nichts taugt. Ein Modell, bei dem die Zielsetzung durch messbare Ergebnisse gesteuert wird, wie z. B. OKRs (Ziele und Schlüsselergebnisse), ist eine praktische Art und Weise, die täglichen Anstrengungen an klar festgelegten Zielen auszurichten, die einen direkten Einfluss auf den Erfolg des ganzen Unternehmens haben. Erledigen Sie zuerst die wichtigste Aufgabe Morgens ist man meistens motivierter und kreativer. Deswegen ist es sinnvoll, den Tag direkt mit einer wichtigen Aufgabe zu beginnen, anstatt diese kostbare Zeit mit der Durchsicht des Posteingangs zu verschwenden (was außerdem schnell Ihre Pläne über den Haufen werfen kann, weil die geplante Aufgabe von den Anfragen in der Inbox verdrängt wird oder sogar ganz verloren geht). Lassen Sie lieber einige Stunden vergehen, bis Sie die Inbox öffnen, und arbeiten Sie in dieser Zeit an einem wichtigeren Projekt, solange Sie noch voller mentaler Energie sind. Planen Sie abends den nächsten Tag Sie sollten nachts nicht wach bleiben und gequält an die anstehende Arbeit des nächsten Tages denken. Stattdessen stellen Sie abends lieber eine kurze To-do-Liste auf, die Ihnen am nächsten Morgen helfen wird, fit in den Tag zu starten und den für den restlichen Arbeitstag eine produktive Dynamik beizubehalten. Versuchen Sie, eine nur mittelschwere Aufgabe auf die Liste zu schreiben — laut Dr. Mihaly Csiksgentmihalyi, entsteht dadurch ein Sweetspot, der dem Gehirn hilft, besser in den „Flow“ zu kommen, ein Zustand in dem Sie absolut in Ihrer Arbeit vertieft sind und am leistungsfähigsten arbeiten. Das kommt zustande, wenn sich das Niveau der Herausforderung mit Ihren Fähigkeiten an einem hohen Punkt kreuzen. (Wenn die Aufgabe keine Herausforderung darstellt, langweilen Sie sich und wenn die Herausforderung zu groß ist, fühlen Sie sich frustriert und gestresst). Nutzen Sie Zeit, in der Sie nichts zu tun haben, um Verwaltungsaufgaben zu erledigen Die Zeit in der Schlange im Supermarkt, im Bus, bei der Bank, im Aufzug usw. muss nicht unbedingt verschwendete Zeit sein. Nehmen Sie ein Buch mit, das Sie schon seit längerem lesen wollten, beantworten Sie einige E-Mails oder werfen Sie einen Blick auf die letzten Status-Aktualisierungen. Oder lassen Sie einfach die Gedanken schweifen und beobachten Sie die Welt um sich herum: Man kann nie wissen, wann die nächste großartige Idee auftaucht! Planen Sie Meetings mit sich selber ein Schaffen Sie eine ablenkungsfreie Zone, wo Sie hingehen können, wenn Sie ungestört denken müssen. Tragen Sie Zeitfenster in Ihren Kalender ein, in denen Sie nicht gestört werden möchten, deaktivieren Sie Ihre E-Mail- und Instant-Messaging-Benachrichtigungen (oder noch besser, unterbrechen Sie die Internetverbindung) und konzentrieren Sie sich während ein oder zwei Stunden ausschließlich auf eine einzige Aufgabe. Ändern Sie Ihre Einstellung Anstatt zu denken „Heute bin ich total überfordert!“ und „Ich fühle mich gerade so gestresst!“ denken Sie einfach „Auf diese zwei Dinge muss ich mich heute konzentrieren“. Die Situation aus einer anderen Perspektive zu betrachten, kann Wunder wirken und das Motivations- und Energieniveau steigern. Achten Sie auf gute, deutliche Kommunikation Wir alle müssen auf der Arbeit für gewisse Aufgaben mit anderen zusammenarbeiten. Effektive Zusammenarbeit ist also ausschlaggebend, um die eigene Leistungsfähigkeit zu steigern. Am besten kann man unnötige Nacharbeit und Zeitverschwendung vermeiden, indem man Missverständnisse ausschließt, die auf mangelhafte Kommunikation zurückzuführen sind. Legen Sie alles von Anfang an klar und deutlich dar und Sie werden sich eine Menge Zeit und mentale Energie sparen, die für die Überprüfung und das Überarbeiten von Aufgaben erforderlich ist. Versuchen Sie mehr Zeit mit Arbeit zu verbringen, die Sie genießen Wenn Ihre Arbeit Sie interessiert, eine Herausforderung für Sie darstellt und Sie gut in Ihrem Job sind, sind Sie engagierter — und leistungsfähiger. Denken Sie darüber nach, welche Aspekte Ihrer Arbeit Sie mögen, für welche Fähigkeiten Sie am meisten gelobt werden und bei welcher Art von Projekten Ihre Kollegen Sie um Hilfe bitten. Natürlich werden nicht alle Projekte auf der Arbeit Ihre Leidenschaft entfachen, aber mit ein bisschen Kreativität können sogar ungeliebte Aufgaben Spaß machen oder eine Herausforderung darstellen. Zum Beispiel wenn Sie Stundenzettel oder Spesenabrechnungen erstellen, setzen Sie sich selber ein Zeitlimit und versuchen Sie sich das nächste Mal selber zu übertreffen. Versuchen Sie jeden Tag etwas Neues zu lernen oder überwinden Sie sich etwas zu tun, was Sie noch nie gemacht haben. Weitere Tipps und Materialien, um leistungsfähiger auf der Arbeit zu sein Diese Sammlung von Tipps und Tools für Leistungsfähigkeit und Motivation wird Ihnen helfen, effektiver zu arbeiten, egal, ob Sie im Marketing, im Projektmanagement, in der Softwareentwicklung oder einem anderen Bereich tätig sind.
