Es ist oft nicht leicht, bei der Arbeit von zuhause aus organisiert und konzentriert zu bleiben – ganz besonders während einer Pandemie. Ständige Ablenkungen, ein suboptimaler Arbeitsplatz, Stress und Sorgen machen es wichtiger als je zuvor, Ihre Arbeitswoche gut zu planen.
Ein wöchentlicher Arbeitsplan kann Ihnen helfen, im Homeoffice produktiver zu werden, das richtige Gleichgewicht zwischen Arbeit und Freizeit zu finden und den Stress zu verringern. Strategische Tipps aus dem Projektmanagement zeigen Ihnen, wie Sie Ablenkungen vermeiden und mehr leisten können. Hier finden Sie alles, was Sie wissen müssen, um Ihre eigenen wöchentlichen Arbeitspläne zu entwerfen und umzusetzen.
Ein gelungener Wochenplan für maximale Produktivität
Wöchentliche Arbeitspläne helfen Ihnen, den Überblick zu behalten. Sie beantworten viele zentrale Fragen: Welche wichtigen Aufgaben stehen diese Woche an? Welche Kunden brauchen einen Statusbericht von mir? Was sind meine Ziele und Verantwortlichkeiten für die nächsten fünf Tage?
Brainstormen Sie alle Punkte auf Ihrer To-do-Liste, egal wie groß oder klein. Ziehen Sie Bilanz, was in dieser Woche wirklich erledigt werden muss. Streichen Sie alles, was unwichtig ist, und delegieren Sie die restlichen Aufgaben, soweit möglich.
Notieren Sie zu allen terminierten Aufgaben das Fälligkeitsdatum. Und wenn Sie schon dabei sind: Fügen Sie auch selbst auferlegte Termine für zeitkritische Aufgaben hinzu. Tragen Sie diese Termine in Ihren wöchentlichen oder monatlichen Kalender ein, um einen Überblick über Ihre Prioritäten zu gewinnen.
Nehmen Sie nun eine Schätzung nach Ihrem Bauchgefühl für die verbleibenden Punkte vor, die Sie nicht gelöscht oder in Ihren Kalender verschoben haben. Wie viel Zeit und Energie haben Sie diese Woche, realistisch betrachtet? Fühlen Sie sich erschöpfter oder stärker gestresst als normal?
Es lohnt sich, in diesem Schritt ganz ehrlich mit sich selbst zu sein – so bleiben Ihre Ziele realistisch und Sie stellen die Weichen für Ihren langfristigen Erfolg. Nichts ist schlimmer als das Gefühl, schon vor dem Start im Hintertreffen zu sein. Es wurde tatsächlich nachgewiesen, dass dieses Gefühl der Mutlosigkeit Ihre Produktivität zerstört. Hören Sie also gut in sich hinein und schätzen Sie ehrlich ab, was in den nächsten fünf Tagen schaffbar ist und was nicht.
Erstellen Sie einen maßgeschneiderten Wochenplan
Bei der Planung Ihrer Arbeitswoche geht es vor allem auch darum, einen Rhythmus zu finden, der für Sie gut funktioniert. Sie helfen niemanden, wenn Sie sich im Homeoffice zu viel aufladen und dann kapitulieren müssen.
Schreiben Sie im Laufe der nächsten Woche auf, wie die wichtigsten Bausteine jedes Arbeitstags aussehen. Dazu gehört z. B., wann Sie aufstehen, wie lange Sie und Ihre Familie für die Morgenroutine brauchen, Zeiten für bestätigte Meetings, digitale Veranstaltungen und Mahlzeiten und wann Sie Feierabend machen möchten.
Füllen Sie die Lücken anschließend mit den Aufgaben in Ihrem Kalender. Kalkulieren Sie grob, wie lange die einzelnen Aufgaben dauern werden, und bleiben Sie auch hier realistisch. Es ist besser, am Ende ein bisschen Zeit übrig zu haben, als sich zu überfordern und nicht alles zu schaffen. Sie können diese Punkte als 30- oder 60-minütige Zeitblöcke in Ihren Wochenplan setzen oder als einfache Aufgabenliste für den Tag führen.
Noch ein Tipp: Planen Sie mindestens einmal pro Stunde eine 10-Minuten-Pause ein. Man kann schließlich nie wissen, ob man eine zeitkritische E-Mail beantworten, den Hund Gassi führen oder einfach kurz abschalten muss. Indem Sie von Anfang an kleine Zeitpuffer einkalkulieren, machen Sie es sich leichter, trotz solcher unvermeidlichen Unterbrechungen auf Kurs zu bleiben.
Wenn Sie dann alles durchgeplant haben und noch Zeit offen ist, können Sie einige der verbleibenden, nicht fest terminierten Aufgaben von Ihrer To-do-Liste einsetzen.
Prüfen und optimieren Sie Ihren Wochenplan
Verwenden Sie ein Tool für Event- oder Arbeitsmanagement wie Wrike (oder einen einfachen Planer auf Papier), um Ihre Aufgabenliste und Ihren Zeitplan festzuhalten. Wichtig ist, dass Sie Ihren Plan problemlos aktualisieren könnten, falls sich die Prioritäten ändern.
In einem digitalen Planer ist es z. B. sehr viel einfacher, einen Besprechungstermin zu verlegen, als auf Papier. Nehmen Sie sich am Ende jeder Woche ein wenig Zeit (etwa 10 bis 15 Minuten reichen aus), um zu bewerten, was funktioniert hat und was nicht, bevor Sie Ihren nächsten Wochenplan erstellen.
Top-Tipps für optimale Wochenpläne
Es lohnt sich, beim Erstellen und Umsetzen Ihres Zeitplans die folgenden Tipps im Hinterkopf zu behalten:
- Messen Sie den Zeitaufwand für wiederkehrende Aufgaben, so dass Sie beim nächsten Mal genauer planen können.
- Kennzeichnen Sie Ihre Aufgaben in verschiedenen Farben, nach Art, Projekt und/oder Dringlichkeit.
- Stellen Sie für jede Aufgabe, an der Sie arbeiten, einen Wecker oder eine Stoppuhr auf 30 Minuten ein. Im Falle von Ablenkungen richtet das Ticken der Uhr Ihre Aufmerksamkeit schnell wieder auf das Projekt.
- Falls gewisse Aufgaben von anderen Personen abhängig sind, brauchen Sie eine klare Methode für das Projektmanagement, damit Sie wissen, wann Updates, Materialien oder sonstige notwendige Dinge für Ihren nächsten Schritt vorliegen sollten.
- Richten Sie Phasen wie „In Arbeit“, „Im Freigabe-Prozess“ und „Erledigt“ ein, um Aufgaben mit mehreren Schritten besser verfolgen zu können.
Erstellen Sie die besten Wochenpläne mit Wrike
Optimieren Sie Ihre Zeitplanung mit diesen wertvollen Funktionen und Tipps für das effektive Projektmanagement.
- Probieren Sie vorgefertigte Widgets aus. Widgets sind Schaltflächen, mit denen Sie Aufgaben in Ihrer komplexen To-do-Liste nach Bedarf herausfiltern können. Die besten fertigen Widgets für das Homeoffice sind z. B. „Zugewiesen“ für Aufgaben, die Ihnen von Kollegen oder Vorgesetzten zugewiesen wurden, und „Mein Backlog“ für Aufgaben ohne Fälligkeitstermin, die Sie noch erledigen müssen.
- Organisieren Sie Ihre Aufgabenliste automatisch. „Meine To-dos“ in Wrike hilft Ihnen, alle zugewiesen und selbst erstellten Aufgaben von der restlichen To-do-Liste zu trennen. Sie können Gruppen von Aufgaben gleichzeitig bearbeiten, Teilaufgaben in einer übersichtlichen Liste darstellen und ganzseitige, benutzerdefinierbare Vorlagen verwenden, um individuellen Aufgaben weitere Details hinzuzufügen.
- Beschriften und aktualisieren Sie Einträge in der Liste. Teilen Sie die Einträge mit benutzerdefinierten Beschriftungen in Gruppen ein, die für Sie am sinnvollsten sind. Aktualisieren Sie den Status einzelner Aufgaben sowie den übergreifenden Projekt-Status, so dass Sie Ihren eigenen Fortschritt auf einen Blick verfolgen können.
Nun können Sie einen Wochenplan erstellen, der Ihre Produktivität maximiert
Ein effektiver Wochenplan ist dazu da, Ihre Planung aus dem Kopf in ein visuelles, organisierbares Format zu übertragen. Registrieren Sie sich für die kostenlose Testphase von Wrike und entdecken Sie die vielen Möglichkeiten, wie Sie Ihre kommende Arbeitswoche mit rundum benutzerdefinierbaren Dashboards, Aufgabenlisten und Status-Updates organisieren können und zuverlässig auf Kurs bleiben.
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