Six Sigma, Lean, PMBOK — der Projektmanagement-Jargon kann verwirrend und unklar sein. Möchte man einen Projektplan erstellen, kommen jedoch einige Methoden in Frage.
Es ist hilfreich, zu wissen, dass jeder gute Projektplan drei Dinge beinhaltet:
- Transparenz – Jeder Beteiligte kennt den Status aller Variablen und kann bei Bedarf einspringen.
- Konsistenz – Wesentlich für die Qualitätssicherung und die Aufrechterhaltung von Erwartungen der Stakeholder.
- Dokumentation – Alle aktualisierten Informationen werden zentralisiert und entsprechend verteilt.
Wir wissen auch, dass ein Projekt nie nach Plan verläuft, daher muss jedes Team in gewissem Maß agil bleiben, um mit Projektverschiebungen und Verzögerungen Schritt zu halten. Und da kommen diese praktischen Methoden ins Spiel.
Projektmanagement-Methodologien sollen einen Rahmen bieten, mit dem man bzw. ein Team die Projektplanung aufbauen kann. Sie alle haben ihre gewissen Vor- und Nachteile - aber einige Methoden bieten tolle Möglichkeiten, den erstellten Projektplan zu visualisieren.
Sowohl Scrum als auch Kanban gehören zu den Agile-Methoden, welche die Basis bereitstellen, mit der es möglich ist größere, komplexe Projekte überschaubar zu unterteilen. Werfen wir einen Blick auf die Unterschiede zwischen diesen beiden Methoden und wie jede die Projektplanung unterstützen kann.
Was ist ein Scrum-Board?
Scrum, ursprünglich für Softwareentwickler kreiert, basiert auf zeitlich begrenzten Arbeitsperioden, sogenannten Sprints, die normalerweise etwa 2 Wochen dauern. Während dieser Zeit ist der „Eigentümer“ des Projekts in der Regel für das Hosting von so-genannten „Stand-Ups“ verantwortlich, d.h. täglichen Meetings, bei denen sichergestellt werden soll, dass alles wie geplant abläuft. Der „Scrum Master“ wiederum ist für den eigentlichen Prozess verantwortlich und stellt sicher, dass das Team die Zielsetzung und Best Practices in Scrum einhält. Zuletzt sind die Teammitglieder dann dafür verantwortlich, diese Sprints zu meistern.
Bei Procurify, einem Software-Startup in Kanada, stellte man fest, dass man durch den Einsatz eines Collaboration-Tools bei der Planung von Sprints eine 70 %-ige Zeiteinsparung erzielen kann. Procurify hat jetzt transparente Einblicke in die Arbeit der anderen Beteiligten und können teamübergreifend zusammenarbeiten. „Dank eines zentralen Tools für die Verwaltung des gesamten Prozesses haben wir einen Überblick darüber, woran einzelne Teammitglieder arbeiten und ob wir damit unsere Unternehmensziele erreichen“, sagt Eugene Dong, Mitbegründer und CTO von Procurify. Lesen Sie nachfolgend die vollständige Erfolgsgeschichte:
Vorteile:
- Fehler können behoben und mögliche Probleme vermieden werden.
- Änderungen lassen sich durch kurze Sprints mit ständigem Feedback problemlos beherrschen.
- Die Entwicklung kann jederzeit verändert werden, wenn der Prozess flexibler wird.
- Kunden erhalten Zugriff auf einen transparenten Prozess, der es ihnen ermöglicht, das gesamte Verfahren zu verfolgen und die individuelle Produktivität zu messen.
- Die Scrum-Methodik ist aufgrund ihrer Einfachheit oft budgetfreundlich.
Nachteile:
- Da die Methode iterativ ist, erfordert sie kontinuierliches Feedback vom Team, um den Prozess zu verbessern.
- Dieser Prozess erfordert viel Vertrauen innerhalb des Teams. Ist die Kontrolle zu streng, kann das gesamte Projekt scheitern.
- Es ist schwierig, wenn ein Mitglied während des Prozesses das Team verlässt.
- Ist keine Frist festgelegt, kann es schnell zu einem Scope Creep d. h. zu einer schleichenden Ausweitung des Umfangs kommen.
- Es gibt keine vorhergesagten Zeitlimits und Kostenbewertungen, was zu mehreren Sprints führen kann.
- Die Teammitglieder werden stärker unter Druck gesetzt und müssen viel Zeit in die Projektentwicklung investieren.
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Was ist ein Kanban-Board?
Anders als bei Scrum, orientiert sich Kanban mehr an To-Do-Listen und nicht so sehr an Zeit. Kanban bietet eine arbeitsauslastungszentrierte Methode zur Verwaltung mehrerer Leistungen im gesamten Team, ohne ein Mitglied zu überfordern.
„Kanban soll bestehende organisatorische Prozesse so ergänzen, dass eine kontinuierliche Verbesserung erzielt wird, ohne dabei die bestehenden Systeme der Organisation völlig zu verändern“, sagt Joe Garner, Projektmanager bei Computer Design & Integration.
Traditionell beinhaltet Kanban ein Planungs-Whiteboard oder eine Planungstafel, jeder Status unter wie „Geplant“, „In Bearbeitung“, „In Prüfung“ usw. aufgeführt werden. Anschließend wird jede zu liefernde Leistung auf einem Post-It notiert und unter dem richtigen Status angeordnet. Während die Leistung die verschiedenen Phasen durchwandert, bewegt sich das Post-It entsprechend auf dem Projektstatus-Whiteboard.
Vorteile:
- Kanban hilft, Arbeiten, die oft „stecken bleiben“, bis zur Fertigstellung voranzutreiben.
- Es eignet sich hervorragend, um die Arbeit nach Verantwortlichen aufzuteilen.
- Es ist ideal für Leistungen, die stark von ihrem Status abhängen.
- Es lässt sich überall einfach einrichten und benutzen.
- Arbeitsauslastungen sind sichtbar und leicht anpassbar (vor allem mit Wrikes Drag-and-Drop-Funktion!).
- Sie können die Produktivität in Ihrem gesamten Team schnell überprüfen und bewerten.
Nachteile:
- Da es keine zeitlichen Einschränkungen gibt, kann es passieren, dass die Leistungen langsamer vorankommen.
- Veraltete Kanban-Boards können die Produktivität beeinträchtigen.
- Wenn Sie das traditionelle Whiteboard-Organisationssystem verwenden, ist es schwierig, die tatsächliche Arbeit mit dem Board selbst zu verknüpfen. (Dabei kann Wrike helfen.)
Welches Projektplanungs-Board eignet sich besser, um ein Projekt zu organisieren?
Die Antwort darauf hängt von der Art des geplanten Projekts ab. Hier eine kurze Analyse:
- Für einmalige Projekte, die viele Variablen und Unsicherheiten haben, die terminorientiert sind und ein größeres Team einbeziehen, ist Scrum das bessere Projektplanungs-Board.
- Für Projekte, die Sie schon früher einmal durchgeführt haben oder regelmäßig wiederkehren, viele Leistungen beinhalten und wo es erforderlich ist, ein genaues Auge auf die individuellen Kapazitäten zu behalten, ist Kanban das bessere Projektplanungs-Board.
Unabhängig von dem Projekt, mit dem Sie beauftragt sind, ist Veränderung unvermeidlich. Die Annahme einer Agile-Methodik ist der erste Schritt, um die Zusammenarbeit zu verbessern, konsistente Prozesse zu verfeinern und Flexibilität zu integrieren, damit Sie und Ihr Team für alles gerüstet sind, was Ihnen bevorsteht.
Nachdem Sie nun die richtige Methodik für Ihre Arbeit gefunden haben, erfahren Sie hier, wie man einen Projektplan erstellt.
Weitere Informationen zu den Grundlagen der Projektplanung finden Sie unter:
- Beachten Sie diese 7 Faktoren bei der Projektplan-Erstellung
- Warum Projektarbeitspläne scheitern – 5 Ursachen und wie man sie vermeiden kann
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Was ist Scrum? Was ist PRiSM? Und inwiefern unterscheiden sich diese beiden von PRINCE2?
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