Nägel kauen. Mit den Haaren herumspielen. Ständig „ähm“ sagen. Jeder von uns fällt gelegentlich in schlechte Gewohnheiten wie diese zurück. Einige sind klein und belanglos. Andere fangen klein an, entwickeln sich dann aber zu einem gefährlichen Muster. So innovativ Marketingspezialisten auch sein mögen, sie sind nicht immun gegen schlechte Gewohnheiten (und dabei reden wir nicht nur über die Schokokekse, die Sie sich bei jedem Brainstorming gönnen). Es gibt bestimmte Verhaltensweisen, in die man leicht zurückfällt. Doch wenn man darin steckenbleibt, kann das Wachstum des Teams blockiert und die Geschäftsentwicklung unterdrückt werden.
Haben sich bei Ihnen unproduktive Routinen eingebürgert? Der erste Schritt besteht darin, diese negativen Verhaltensweisen zu erkennen, so dass Sie diese im Keim ersticken und Ihr Verhalten ändern können. Wir behandeln hier fünf schlechte Gewohnheiten in Marketing-Teams, auf die Sie achten sollten – sowie Möglichkeiten, diese zu überwinden.
1. Ad-hoc-Projektanforderungen annehmen
Sie und ihr Marketing-Team haben Projekte und Termine für den nächsten Monat geplant und Sie sind zuversichtlich, Ihre To-Do-Liste rechtzeitig abzuarbeiten.
Doch bevor man sich versieht haben andere Abteilungen unerwartet andere Projekte auf Ihren Schreibtisch gepackt: Das Vertriebs-Team benötigt einen neuen Onepager. Das Technik-Team braucht Hilfe beim Content für eine bevorstehende Präsentation. Das HR-Team braucht ein neues Rekrutierungs-Video – und zwar schon gestern.
Ihre sorgfältig erstellten Pläne und Prioritäten werden über den Haufen geworfen und sie sind nur noch dabei, Brände zu löschen.
Warum das problematisch ist
Um es einfach auszudrücken, diese Ad-hoc- und Last-minute-Projektanfragen verursachen unnötigen Stress und Kopfschmerzen.
Da keine systematisierte Vorgehensweise für Arbeitsanfragen festgelegt ist, verschwendet man wertvolle Zeit damit, Informationen und Details aufzuspüren, die man eigentlich schon von Anfang an haben sollte. In unserem Work Management Report nannten 52% der Mitarbeiter „fehlende Information“ als größte Ursache von Stress bei der Arbeit.
Außerdem werden gerade die Aufgaben und Projekte, die wirklich dazu beitragen, übergeordnete Ziele zu erreichen (diejenigen, die Sie sorgfältig geplant haben), immer wieder auf die lange Bank geschoben, damit diese unerwarteten Anforderungen erfüllt werden können.
Die Möglichkeit, wichtige Arbeit anzugehen, wird eingeschränkt, da man sich ständig im Kreis dreht und kämpft, um mit unorganisierten und unvorhersehbaren Anforderungen fertig zu werden.
Wie das Problem behoben wird
Die einfachste Lösung ist, einfach Nein zu sagen, wenn andere Abteilungen Forderungen stellen, die Ihr Team vom Kurs bringen. Wir wissen natürlich, dass das keine sehr realistische Lösung für das Problem ist. Machen Sie es sich stattdessen zur Aufgabe, möglichst viel Kontrolle über die Anfragen zu bekommen und etwas Ordnung in dieses Chaos zu bringen.
Beginnen Sie mit der Entwicklung eines vorlagenbasierten Briefings, das von Kollegen ausgefüllt werden muss, die von Ihrem Team ein Projekt anfordern. Dieses Briefing sollte auf alle wichtigen Details eingehen: Was für ein Projekt ist es, für wen es ist, was muss es enthalten etc. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie von Anfang an den Kontext haben, den Sie benötigen – ohne Zeit auf der Suche nach Informationen zu verschwenden.
Teilen Sie darüber hinaus ehrlich Ihre Zeiteinschränkungen mit. Wenn es unmöglich ist, eine Aufgabe in dem angeforderten Zeitrahmen zu liefern, machen Sie das deutlich und erklären Sie, woran Ihr Team jetzt arbeitet und warum das Vorrang hat.
Legen Sie eine Regel fest, wie viel Vorlauf Sie benötigen, um ein Projekt zu erledigen. Dadurch bleiben alle auf dem gleichen Stand und böse Überraschungen werden vermieden.
2. Direkt zur konvergenten Denkweise springen
Sie und Ihr Team wollen sich überlegen, wie man potenzielle Kunden besser erreichen kann. Sie setzten sich also zu einem Brainstorming zusammen.
Eine Person schlägt eine Veranstaltung vor, aber eine andere schießt diese Idee sofort ab, weil sie zu teuer ist. Eine andere Person meldet sich mit einer Idee für ein kostenloses E-Book, das wird aber abgelehnt, weil Sie zur Zeit einfach keine Kapazitäten haben, um ein E-Book zu erstellen.
Kommt Ihnen das bekannt vor? Viele Marketing-Teams machen den Fehler, den divergenten Denkprozess völlig zu überspringen und direkt zur konvergenten Denkweise überzugehen.
Was ist der Unterschied zwischen beiden? Divergentes Denken ist der Prozess, bei dem man auf Ideen kommt, ohne sich dabei auf irgendeine Art einzuschränken. Konvergentes Denken ist der Prozess, bei dem man diese Ideen beurteilt, um die beste Lösung zu finden. Im Wesentlichen verlässt man sich bei divergentem Denken auf Kreativität und Innovation, während es bei konvergentem Denken mehr um Analyse und Planung geht.
Warum das problematisch ist
Niemand möchte ein ellenlanges Brainstorming, ohne dass dabei ausführbare Aktionen ermittelt werden, um loslegen zu können. Aber deshalb den divergenten Denkprozess gänzlich zu vernachlässigen, würde die Fähigkeit Ihres Teams einschränken, kreativ zu werden und eine Lösung zu finden, die Ihre Ziele am besten erreicht.
Sie werden in die Falle tappen, sich immer wieder auf die gleichen Taktiken zu verlassen – nicht, weil sie die effektivsten sind, sondern weil es bequem ist.
Bei einer Befragung von CEOs, was sie am meisten an ihren Mitarbeitern schätzen, belegte Kreativität neben Problemlösungsfähigkeiten den ersten Platz. Mitarbeiter haben jedoch das Gefühl, dass diese Eigenschaft keine hohe Priorität hat. Stattdessen berichten Mitarbeiter in der "Adobe State of Create"-Studie von einem zunehmenden Druck, produktiv anstatt kreativ zu sein.
Unterdrücken Sie die innovativen Fähigkeiten Ihres Teams nicht. Lassen Sie genügend Raum für großartige Ideen, bevor Sie sich auf eine festlegen.
Wie das Problem behoben wird
Am Besten lassen Sie genügend Zeit für beide Arten des Denkens.
Wenn Sie beispielsweise ein Brainstorming veranstalten, machen Sie deutlich, dass die ersten 20 Minuten dafür reserviert sind, ungefiltert Ideen zu generieren. Kein Vorschlag ist zu groß oder zu verrückt.
Wenn jemand eine Idee verwirft, erinnern Sie daran, dass die zweite Hälfte des Meetings dafür da ist, die Umsetzbarkeit der verschiedenen Vorschläge zu besprechen.
Indem Sie einen Raum schaffen, in dem Mitarbeiter ungehemmt unrealistische Vorstellungen äußern können, ermuntern Sie Ihr Team zu erhöhter Kreativität und Innovation, ohne dabei die sorgfältigen Planungsprozesse zu beseitigen, die Sie kennen und lieben.
3. Getrennt von anderen Teams arbeiten
Ihr Marketing-Team arbeitet intensiv an einer Landingpage, auf der man sich für ein bevorstehendes Event anmelden kann.
Das Design-Team erstellt mehrere lustige und witzige Illustrationen, die diese Seite zum Leben erwecken. Aber wenn Sie alles mit dem Text zusammenbringen wird offensichtlich, dass das Content-Team die Seite eher formal als verspielt gestalten will.
Nun sind etliche Änderungen erforderlich, um die Landingpage kohärent zu gestalten.
Dies passiert viel zu oft: Verschiedene Gruppen in Ihrem Marketing-Team sind so auf ihre eigenen Ansätze und To-do-Listen fokussiert, dass Sie den Wald vor lauter Bäumen nicht sehen. Wichtige Strategien fallen dabei durch das Netz.
Warum das problematisch ist
Nun, zunächst machen Sie sich selbst dadurch sehr viel mehr Arbeit. Sie müssen sich zweimal um ein Projekt kümmern, statt es gleich beim ersten Mal richtig zu machen.
Das ist wahrscheinlich auch der Grund, warum 86% der Mitarbeiter und Führungskräfte Mangel an Zusammenarbeit oder ineffektive Kommunikation als Grund für Scheitern am Arbeitsplatz nennen.
Außerdem: Wenn diese unterschiedlichen Teams isoliert bleiben und keine Verbindung dazu haben, woran die anderen Teams arbeiten, ist es schwer, Marketingkampagnen zu gestalten, die wirklich integriert sind. Während 89% der Marketer glauben, dass die Strategien ihrer Kampagnen integriert sind, stimmen nur 58% der Verbraucher dieser Aussage zu.
Wie das Problem behoben wird
Sie sollten verschiedenen Teams Zugang und Einblick in das geben, woran andere arbeiten, ohne zu viel Zeit zu verschwenden oder manuellen Aufwand zu betreiben.
Hier kommt eine kollaborative Arbeitsmanagement-Plattform (wie Wrike) ins Spiel. Jeder hat eine Vogelperspektive auf wichtige Mitteilungen, Updates und Fortschritte bei den Aufgaben. Bei Bedarf können auch Details eingesehen werden.
Mit Wrike Kalender sieht man nicht nur die Termine für Aufgaben oder Projekte, sondern man erfasst auch den Kontext und die notwendigen Details. Das ganze Team bleibt auf dem gleichen Stand, wodurch zusätzliche Arbeit vermieden wird.
4. Sinnlose und unorganisierte Kommunikation
Sie möchten eine Projekt-Aktualisierung kommunizieren? Damit diese Benachrichtigung an die entsprechenden Personen gelangt, stellen Sie fest, dass Sie auf vier verschiedene E-Mail-Threads antworten müssen. Sie sind frustriert, weil das viel Zeit in Anspruch nimmt.
Als wäre das nicht schlimm genug führt Ihr Team außerdem endlose Meetings durch, die sich unkonzentriert und unproduktiv anfühlen.
Die Kommunikation läuft kreuz und quer und man verschwendet viel Zeit, sodass es schwierig wird, das Gesamtprojekt in der Bahn zu halten. Ganz zu schweigen davon, die erforderlichen Informationen zu finden – und zwar genau dann, wenn man sie benötigt.
Warum das problematisch ist
Die negativen Auswirkungen schlechter Kommunikation sind ziemlich weitreichend.
Nach der jüngsten Stress- und Produktivitätsumfrage von Wrike ist schlechte Kommunikation die häufigste Ursache für Stress.
Wie bereits erwähnt, führt ineffektive Kommunikation dazu, dass man viel Zeit in unproduktiven Meetings verbringt (Führungskräfte schätzen, dass mehr als 67% der Meetings ergebnislos sind) und dass man dieselbe Benachrichtigung oder Aktualisierung an Dutzenden von verschiedenen Orten miteinander teilt.
Das führt zu finanziellen Verlusten: Eine Umfrage zeigt, dass Unternehmen mit 100 Mitarbeitern durchschnittlich 420.000 US-Dollar pro Jahr durch ineffektive Kommunikation verlieren.
Wie das Problem behoben wird
Lange Rede, kurzer Sinn: Sie müssen Ihre Kommunikation zentralisieren, so dass alle wichtigen Aktualisierungen und Gespräche an einer zentralen Stelle gespeichert sind.
Dies ist ein weiterer Bereich, in dem eine kollaborative Plattform die Dinge einfacher machen kann. Diskussionen, Änderungen und Aktualisierungen lassen sich bequem verfolgen und lokalisieren – ohne sich dazu durch endlose E-Mail-Threads durchscrollen zu müssen.
Die meisten Plattformen lassen sich auch mit Programmen wie Gmail und Slack integrieren, so dass relevante Nachrichten, die in diesen anderen Tools erfolgen, nicht verloren gehen.
5. Den langen Weg gehen
Ihr Team führt mehrere Webinare im Jahr durch - und jedes Mal müssen sie das Rad neu erfinden. Neue Entwürfe. Neue Präsentationsfolien. Neue Landingpages und Werbung.
Sie und Ihre Teammitglieder möchten mehr Zeit haben, sich intensiv mit der Kreativ-Arbeit zu beschäftigen, aber Sie fühlen sich durch administrative Aufgaben und banale, sich wiederholende Arbeit überlastet. Tatsächlich haben Sie das Gefühl, dass Sie mehr Zeit für die Planung und Vorbereitung eines Projekts einsetzen, als für die eigentliche Arbeit am Projekt.
Warum das problematisch ist
Wenn es um Zeitverschwendung geht, zeigt man leicht mit dem Finger auf Social Media, Online-Shopping oder persönliche Anrufe als Gründe dafür, warum Mitarbeiter ihre maximale Produktivität nicht erreichen.
Es ist jedoch wichtig, dass man auch einen Blick in den Spiegel wirft, um zu untersuchen, ob nicht etwa die eigenen Strategien und Prozesse die Mitarbeiter behindern. Wird Zeit an Aufgaben verschwendet, die konsolidiert, verschlankt oder ganz beseitigt werden könnten?
Über 40% der Arbeitnehmer machen geltend, dass sie mindestens ein Viertel ihrer Woche mit sich wiederholenden Aufgaben beschäftigen. Das ist Zeit, die Ihr Team an realen Projekten arbeiten könnte, die Auswirkungen haben und Ergebnisse liefern können.
Wie das Problem behoben wird
Beginnen Sie damit, dass Sie Ihr Team befragen, welche Aufgaben sie immer und immer wiederholen. Wenn Sie diese Information haben, können Sie unterschiedliche Dinge ausprobieren, etwa:
- Aufgaben automatisieren, die bequem so eingerichtet werden können, dass sie von selbst laufen
- Vorlagen für Projekte und Aufträge verwenden, die von einem standardisierten Ausgangspunkt profitieren können
Auch hier lassen sich die Vorteile einer Arbeitsmanagement-Plattform hervorheben: Eine solche zu haben bedeutet nämlich, dass Sie Arbeitsabläufe und Aufgaben haben, die problemlos kopiert werden können, sodass die notwendigen Strukturen und Abhängigkeiten bereits vorhanden sind.
Schlechte Gewohnheiten sind nicht harmlos
Wir alle haben schlechte Gewohnheiten. Und während wir zwar mit einigen davon kommen können, ist es bei Marketing-Prozessen nicht so einfach. Die häufigen Verhaltensweisen, die wir hier beschrieben haben, können schnell zu einer Lawine werden, die Ihrem Team sehr schaden können.
Die gute Nachricht ist: Wenn Sie schlechte Gewohnheiten erstmal erkannt haben, können Sie sie auch beheben. Mit den hier geteilten Strategien können Sie Ihr Marketing-Team von gestresst und frustriert zu konzentriert und wirkungsvoll transformieren.
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