Als Projektmanager wissen Sie, dass es Ihre Aufgabe ist, alle Aspekte eines Ihnen zugewiesenen Projekts auf Kurs zu halten. Das ist aber leichter gesagt als getan.
Die linke Hand weiß nicht immer, was die rechte tut. Termine werden versäumt oder komplett vergessen. Aktualisierungen und wichtige Informationen werden falsch kommuniziert. Und bevor man überhaupt merkt, was los ist, kann um einem herum das ganze Kartenhaus zusammenfallen.
Glücklicherweise stehen Ihnen einige Tools und Ressourcen zur Verfügung, die es Ihnen erleichtern, alle Projekte im Auge zu behalten und verhindern, dass sie entgleisen. Ein Online-Gantt-Diagramm ist zum Beispiel ein großartiger Ausgangspunkt.
Was ist ein Online-Gantt-Diagramm?
Ein Gantt-Diagramm zeigt projektbezogene Aufgaben im zeitlichen Verlauf. Auf dem Diagramm werden Aufgaben durch horizontale Balken dargestellt, und die Länge dieser Balken gibt die geschätzte Zeit an, die für die jeweilige Aufgabe erforderlich sein wird.
Um zu verstehen, wie Gantt-Diagramme funktionieren, sehen wir es uns am besten mal genauer an. Hier sehen Sie ein solches Gantt-Diagramm, das die Aufgaben zeigt, die mit der Freigabe eines neuen Produkts verbunden sind:
Das obige Diagramm wurde mit Wrike erstellt. Gantt-Diagramme können zwar manuell mit Tabellen oder anderen Tools erstellt werden, besser geeignet ist jedoch ein Online-Gantt-Diagrammersteller.
Warum ist das wichtig? In einem Online-Gantt-Diagramm wird es sehr viel bequemer sein, Aktualisierungen vorzunehmen, wenn sich etwas ändert — wenn beispielsweise eine Aufgabe die Frist überschreitet oder die Reihenfolge geändert werden muss.
Wenn Sie einen Online-Gantt-Diagrammersteller verwenden, verschieben sich bei jeder Veränderung verschiedene Elemente wie Zeitleisten und sogar Aufgabenabhängigkeiten automatisch, sodass Sie nicht das gesamte Diagramm nochmal erstellen müssen.
Unabhängig davon, wo oder wie Sie Ihr Gantt-Diagramm erstellen, ermöglicht es Ihnen, alle Arten von wichtigen Projektinformationen auf einen Blick zu erfassen, wie zum Beipiel:
- Die Reihenfolge, in der Aufgaben erledigt werden müssen
- Der Zeitaufwand für jede Aufgabe
- Eventuelle Überschneidungen zwischen Aufgaben
- Aufgabenabhängigkeiten (angedeutet durch einen Pfeil)
- Zuständigkeiten für jede Aufgabe
Einfach ausgedrückt können Sie sich mit einem Gantt-Diagramm bequem einen Überblick über alle Aufgaben verschaffen, die mit Ihrem Projekt verbunden sind. So können Sie dafür sorgen, dass alles reibungslos weiter läuft und vermeiden einige häufige Projektmanagement-Fehler.
Projektmanagement-Fehler Nr. 1: Einen schwunglosen Projektstart initiieren
Der Beginn Ihres Projekts ist ein unglaublich wichtiger Zeitpunkt. Hier sorgen Sie dafür, dass alle wichtigen Akteure und Stakeholder in Bezug auf Erwartungen, Aufgabentermine und Projektziele auf dem gleichen Stand sind.
Laut Führungskräften ist ein Mangel an klaren Zielen der häufigste Grund für Projektausfälle. Zudem schlagen 28% der Projekte fehl, weil die benötigte Zeitdauer ungenau eingeschätzt wurde.
Natürlich ist gerade der Projektstart für das Ausbügeln dieser Art von Details extrem wichtig. Sonst laufen Sie Gefahr, Ihr gesamtes Projekt auf einem wackeligen Fundament aufzubauen.
Ist man jedoch nur darauf bedacht, die Ärmel hochzukrempeln und die Dinge in Bewegung zu bringen, kann es leicht passieren, dass man diesen entscheidenden Schritt überspringt und einfach nur dafür sorgt, dass alle sich an die Arbeit machen – ohne sich vorher zu vergewissern, dass alle mit dem gleichen Verständnis darüber, wie das Projekt ablaufen soll (und warum es wichtig ist), arbeiten.
Wie man das mit einem Online-Gantt-Diagramm vermeidet
Eines der wichtigsten Elemente Ihres Projekts ist wohl die Zeitleiste, da sie alles beeinflusst, von Ihrem Budget bis hin zu Ihrer Ressourcenzuweisung.
Auch wenn ein Gantt-Diagramm keine Kristallkugel ist, wird man durch sie gezwungen, einen Schritt zurückzutreten und den Gesamtplan, den Ablauf der verschiedenen Aufgaben und die Verbindung zwischen verschiedenen Teams zu verstehen.
Durch eine solche Abbildung erhalten Sie und alle Ihre Projekt-Akteure eine Vogelperspektive der Dinge und es kann sichergestellt werden, dass alle mit denselben Erwartungen beginnen.
Projektmanagement-Fehler Nr. 2: Die Aufgabenabhängigkeiten vergessen
Jedes Projekt enthält Aufgabenabhängigkeiten — was bedeutet, dass eine bestimmte Aufgabe erst dann begonnen werden kann, wenn die vorherige abgeschlossen ist.
Versäumt man es, diese Abhängigkeiten zu identifizieren, kann es zu einer unsinnigen Reihenfolge der Aufgaben kommen (weil man nicht versteht, wie die Aufgaben zusammenhängen) und zu einem Mangel an Verantwortlichkeit unter den Teammitgliedern (weil man nicht versteht, wie die eigenen Rückschläge das gesamte Projekt verlangsamen).
Außerdem führen dieser Mangel an Verständnis und ständige Verzögerungen auch zu Unzufriedenheit und Verwirrung im Team.
Wie man das mit einem Online-Gantt-Diagramm vermeidet
Ein Gantt-Diagramm weist mit einem Pfeil auf Abhängigkeiten zwischen Ihren Aufgaben hin und es ist sehr hilfreich bei der Verwendung der Critical Path Method (CPM) (Methode des kritischen Pfades), die erfordert, dass man folgendes versteht:
- Die Aufgaben, die zum Abschluss des Projekts erforderlich sind
- Die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben
- Die geschätzte Zeit (Dauer), die jede Aufgabe in Anspruch nehmen wird
Alle diese Informationen werden direkt auf Ihrem Gantt-Diagramm angezeigt. Sie können Ihr Diagramm verwenden, um den kritischen Pfad (die längste Strecke abhängiger Aktivitäten) zu identifizieren und nicht nur besser verstehen, wie diese Aufgaben miteinander verbunden sind, sondern auch, welche davon einen gewissen Spielraum für unvermeidliche Verzögerungen zulässt (ohne die Dauer des Gesamtprojektes zu verlängern).
Projektmanagement-Fehler Nr. 3: Fehlende Koordination bei Übergaben
Übergaben sind ein weiterer schwieriger Punkt im Projektmanagement. Unabhängig davon, ob das Projekt an eine andere Person oder ein völlig neues Team oder eine andere Abteilung übergeben wird, ist es eine Herausforderung sicherzustellen, dass der neue Aufgaben- oder Projektverantwortliche die Informationen oder den Kontext hat, die für die Erledigung der jeweiligen Arbeit erforderlich sind.
Oft werden Aktualisierungen oder Änderungen nicht mitgeteilt und die Hintergrundinformationen werden nicht ausreichend zur Verfügung gestellt, was dem neuen Aufgabenverantwortlichen oft das Gefühl gibt, ein völlig neues Projekt zu starten, anstatt zu etwas beizutragen, das bereits gut läuft.
Wie man das mit einem Online-Gantt-Diagramm vermeidet
Mit einem Gantt-Diagramm können Sie genau visualisieren, wann Projektübergaben stattfinden werden – zwischen Personen, Teams und Abteilungen. Zu wissen, wann diese stattfinden werden, bedeutet, dass man einen Prozess ausarbeiten kann, der eine nahtlosere Übergabe erleichtert, statt in letzter Minute Hals über Kopf agieren zu müssen. Dazu kann man:
- Ein Kreativ-Briefing oder einen Fragebogen standardisieren, den die Beteiligten ausfüllen müssen, um das notwendige Wissen an den neuen Besitzer zu übertragen
- Eine Checkliste einführen, die Einzelpersonen oder Teams vor Übergabe des Projekts ausfüllen müssen
Kurzum, man kann keine reibungslosen Übergaben gewährleisten, wenn man nicht weiß, wann sie stattfinden - und ein Gantt-Diagramm ist entscheidend, um genau zu verstehen, wo sich diese Hürden befinden.
Projektmanagement-Fehler Nr. 4: Einzelne Aufgaben isoliert halten
Besonders wenn ein Projekt viele verschiedene Aufgaben und Teams umfasst, kann es leicht passieren, dass einzelne Arbeiten isoliert werden. Beispielsweise hat das Grafikteam keine Ahnung, woran das Content-Team arbeitet und umgekehrt.
Gruppen und Teammitglieder konzentrieren sich so intensiv auf ihre individuellen Aufgaben und Termine, dass sie vergessen, wie sie in das größere Bild passen.
Diese reduzierte Einsicht in das gesamte Projekt kann zu Folgendem beitragen:
- Fehlkommunikation: Teammitglieder verstehen nicht, wie Veränderungen in ihrem Bereich die Arbeit anderer Teams beeinflussen.
- Verzögerungen: Möglicherweise muss eine Aufgabe geändert oder überarbeitet werden, weil wichtige Informationen übersehen wurden oder Teammitglieder nicht verstehen, wie das Verpassen eines einzigen Aufgaben-Termins die nachfolgenden Aufgaben verzögert.
Wie man das mit einem Online-Gantt-Diagramm vermeidet
Ihr Gantt-Diagramm dient im Wesentlichen als Fahrplan für das gesamte Projekt. Die Teammitglieder können sich darauf beziehen, um zu verstehen, wie sich ihre eigenen Aufgaben in das Gesamtprojekt einfügen. Was passiert, bevor das Projekt in ihren Verantwortungsbereich kommt? Und was danach? Oder gleichzeitig mit der eigenen Arbeit?
Ihr Gantt-Diagramm zeigt auch deutlich, wie nachfolgende abhängige Aufgaben verzögert werden, wenn eine Abteilung oder ein Teammitglied den Anschluss verliert oder eine Frist versäumt. Ein Gantt-Diagramm ähnelt buchstäblich einer Reihe von Dominosteinen, sodass es sehr wirkungsvoll das Verantwortungsbewusstsein im Team erhöht.
Projektmanagement-Fehler Nr. 5: Den Überblick über den Projektfortschritt verlieren
Auch Sie sind nicht perfekt – dass heißt, auch Sie als Projektleiter können sich in einzelnen Aufgaben verstricken. Sie konzentrieren sich so darauf, sicherzustellen, dass eine bestimmte Aufgabe korrekt erledigt oder die Frist eingehalten wird, dass Sie nicht genau genug auf alle anderen beweglichen Teile in diesem Projekt achten.
Klar, die eine Aufgabe, auf die Sie sich so konzentriert haben, wird wahrscheinlich termingerecht erledigt werden, aber währenddessen könnte der Rest des Projekts in Verzug geraten sein.
Wie man das mit einem Online-Gantt-Diagramm vermeidet
Ein Gantt-Diagramm verleiht nicht nur Ihrem Team, sondern auch Ihnen selbst eine erhöhte Übersicht. Sie können schnell auf eine einzelne Aufgabe in Ihrem Diagramm verweisen und sofort verstehen, wo Sie sich im gesamten Prozess der Fertigstellung des Projekts befinden und welche andere Arbeit gerade jetzt stattfinden sollte.
Kein mühsames Durchforsten von Kalendern, Kommentaren oder Dateien mehr, um zu verstehen, wie das gesamte Projekt zusammenpasst. Das Gantt-Diagramm erledigt die ganze Fleißarbeit.
Gantt-Diagramme online erstellen: Ihr Geheimnis für den Projekterfolg
Ein Gantt-Diagramm ist zweifellos ein wertvolles Tool zur Planung und Verwaltung Ihrer Projekte und kann Ihnen helfen, zahlreiche häufige Fehler zu vermeiden, unter anderem:
- Die Bedeutung des Projektstarts zu vernachlässigen
- Die Aufgabenabhängigkeiten zu vergessen
- Fehlende Koordination bei Projektübergaben
- Einzelne Aufgaben isoliert zu halten
- Den Überblick über den Projektfortschritt zu verlieren
Denken Sie jedoch daran, dass nicht alle Gantt-Diagramme gleich sind. Um das meiste aus dieser Ressource heraus zu holen, ist es am besten, eine Online-Projektmanagement-Plattform mit Gantt-Diagrammfunktion zu finden, sodass sich Ihr gesamtes Diagramm automatisch anpasst, wenn unvermeidliche Änderungen kommen.
Wenn Sie online ein Gantt-Diagramm erstellen, haben Sie die Flexibilität, Ihre Projekte ohne viel Ärger und Aufwand zu überwachen und zu verwalten. Schließlich soll dieses Diagramm Ihr Leben vereinfachen, nicht erschweren.
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