Der Kapazitätsauslastungsgrad ist ein nützlicher Indikator für die Effizienz und Produktivität eines Projekts oder Teams. Das Wissen, welchen Anteil Ihrer potenziellen Kapazität Sie tatsächlich nutzen, gibt wertvollen Aufschluss über die Rentabilität Ihres Unternehmens.
Ob Sie nun die Produktionsleistung im Werk oder die Produktivität Ihrer Mitarbeiter verfolgen – die Kapazitätsauslastung ist eine wesentliche Kennzahl, um Möglichkeiten zur Steigerung der Leistung und des Betriebsergebnisses zu identifizieren.
Was ist Kapazitätsauslastung?
Kapazität ist das Maximum, das produziert, gelagert, gespeichert oder untergebracht werden kann. In der Wirtschaft wird dies auf verschiedenste Betriebsmittel im Zusammenhang mit der Herstellung von Produkten oder Erbringung von Dienstleistungen bezogen.
Kapazität lässt sich als Kennzahl für Produktionseinrichtungen oder -anlagen verwenden (d. h. wie viele Produkte erzeugt ein Werk in einem Tag, einer Woche, einem Monat?). Sie kann aber auch die Mitarbeiterkapazität beschreiben (d. h. wie viele Arbeitsstunden hat ein Team zur Verfügung, um an verrechenbaren Projekten zu arbeiten?).
Der Kapazitätsauslastungsgrad beschreibt, wie viel Prozent der Kapazität in einem bestimmten Zeitraum tatsächlich genutzt wird. Durch die Beobachtung ihrer Kapazitätsauslastung können Unternehmen feststellen, wie effizient sie arbeiten. Verzeichnet ein Unternehmen zum Beispiel durchweg einen Auslastungsgrad um 50 %, bedeutet dies, dass im Durchschnitt die Hälfte seiner Betriebsmittel ungenutzt herumstehen.
So berechnen Sie die Kapazitätsauslastung
Die Kapazitätsauslastung wird anhand der Formel für den Kapazitätsauslastungsgrad berechnet:
(Tatsächlich genutzte Kapazität/Gesamtkapazität) x 100
Oder
(Tatsächliche Leistung/Potenzielle Leistung) x 100
Nehmen wir an, die potenzielle Leistung Ihres Teams beläuft sich auf 30 verrechenbare Stunden pro Tag. Sie verfolgen die tatsächlichen verrechenbaren Stunden und stellen fest, dass am Vortag nur 24 verrechenbare Stunden verzeichnet wurden. Der Kapazitätsauslastungsgrad Ihres Teams beträgt für diesen Tag also 80 % (24/30 x 100).
Sie können auch eine Berechnung für jedes Mitglied Ihres Teams durchführen, um festzustellen, ob bestimmte Mitarbeiter besser oder schlechter abschneiden als der Rest.
Generell empfiehlt es sich, die Auslastung über einen längeren Zeitraum zu verfolgen, damit Sie nicht zufällig einen schlechten Tag oder eine flaue Woche erwischen und ein verzerrtes Bild erhalten. Wenn Sie beispielsweise die potenzielle Kapazität für den Monat ermitteln möchten, multiplizieren Sie die potenziellen verrechenbaren Stunden pro Tag mit der Anzahl der Arbeitstage in einem Monat.
Für den durchschnittlichen Auslastungsgrad aller Mitarbeiter können Sie die gesamten potenziellen und tatsächlichen verrechenbaren Stunden aller Mitarbeiter im jeweiligen Zeitraum berechnen (d. h. 6 Mitarbeiter x 5 Stunden pro Tag x 20 Tage pro Monat). Oder Sie ermitteln alle individuellen Auslastungsgrade und verwenden folgende Formel:
Summe der Mitarbeiter-Auslastungsgrade/Gesamtzahl der Mitarbeiter
Wenn Sie also zwei Mitarbeiter haben, die einen Auslastungsgrad von 80 % bzw. 90 % erzielen, sieht die Formel so aus:
(80 % + 90 %)/2 = 85 %
Was ist der ideale Kapazitätsauslastungsgrad?
Bei einem Kapazitätsauslastungsgrad von 100 % wäre das Team komplett ausgelastet. Dies ist jedoch normalerweise kein realistisches Ziel. Forschungsdaten deuten darauf hin, dass eine Auslastung von 100 % schädlich ist, da sie zu Burnout und Qualitätseinbußen führen kann.
Was ist also ein idealer Auslastungsgrad?
Zur Beantwortung dieser Frage könnten Sie Trends und Benchmarks für Ihre Branche recherchieren und den Durchschnitt zu Ihrem Zielwert machen. Eine weitere Möglichkeit wäre, die historische Leistung Ihres Unternehmens anzusehen. Nehmen wir zum Beispiel an, Ihr höchster monatlicher Kapazitätsauslastungsgrad während der letzten zwölf Monate betrug 85 % – Sie könnten dies zu Ihrem idealen Zielwert machen. Möglich wäre auch, den idealen Auslastungsgrad unter Berücksichtigung Ihrer Geschäftskosten, Produkt- bzw. Dienstleistungspreise und Gewinnziele zu kalkulieren.
So sieht die Formel aus:
(Kosten + Gewinn)/Potenzielle Kapazität x Stundensatz) x 100
Sie wird manchmal auch wie folgt dargestellt:
((Ressourcenkosten + Gemeinkosten + Gewinnmarge)/Potenzielle Kapazität x Stundensatz) x 100
Nehmen wir an, Sie haben einen Mitarbeiter, der 60.000 USD pro Jahr kostet, und Sie veranschlagen Gemeinkosten von 2,5 % der Personalkosten. Ihr Ziel ist eine Gewinnmarge von 20 % und Ihr Stundensatz beträgt 65 USD.
Bei einer potenziellen Kapazität von fünf verrechenbaren Stunden pro Tag bei 260 Arbeitstagen pro Jahr bzw. 1300 Stunden insgesamt erhalten wir folgende Formel:
((60.000 + (60.000 x 2,5 %) + (0,20 x 61.500))/1.300 Stunden x 65 USD/Stunde) x 100
(73.800/84.500) x 100
87,3 %
In diesem Szenario liegt die ideale Kapazitätsauslastung bei 87,3 %.
So lässt sich die Kapazitätsauslastung verbessern
Wenn Ihr idealer Kapazitätsauslastungsgrad eher wie ein Stretch-Goal aussieht, können Sie eine der Variablen in der Formel anpassen, um einen realistischeren Grad festzulegen.
Es gibt unter anderem folgende Optionen zur Reduzierung des angestrebten Auslastungsgrads:
- Senkung der Personalkosten (möglicherweise durch Einsatz einer geringer entlohnten Arbeitskraft)
- Senkung der Gemeinkosten
- Senkung Ihrer Gewinnmargen-Ziele
- Steigerung der potenziellen Kapazität des Mitarbeiters (durch Begrenzung nicht verrechnbarer Arbeit oder durch unbezahlte Überstunden)
- Erhöhung des Stundensatzes, den Sie Kunden für die Arbeit in Rechnung stellen
Viele dieser Optionen sind allerdings mit Nachteilen verbunden. Wenn Sie zum Beispiel eine geringer entlohnte Arbeitskraft einsetzen, leidet eventuell die Qualität der Arbeit. Wenn Sie Ihren Stundensatz erhöhen, könnten Sie Kunden verlieren. Bevor Sie also Ihre Ziele senken, sollten Sie versuchen, Ihre Kapazitätsauslastung zu verbessern.
Dies sind einige Möglichkeiten, um den Auslastungsgrad in Ihrem Unternehmen zu verbessern:
- Identifizieren Sie Ihre Schwachpunkte. Indem Sie jede Ressource einzeln auf ihre Auslastung hin überprüfen, können Sie feststellen, wer unterdurchschnittliche Leistungen zeigt und wo Ihr Prozess etwaige Engpässe aufweist. Falls zum Beispiel einer Ihrer Mitarbeiter nur zu 60 % seiner Kapazität arbeitet, können Sie seine Leistung mit Coaching, Weiterbildung oder anderen Maßnahmen verbessern.
- Reduzieren Sie nicht verrechenbare Stunden. Wenn Ihre Mitarbeiter eine Kapazität von nur fünf verrechenbaren Stunden pro Acht-Stunden-Tag haben, womit verbringen sie dann die restlichen drei Stunden? Möglicherweise könnten Sie diese Ablenkungen eliminieren und ihre potenzielle Kapazität dadurch steigern.
- Steigern Sie die Zahl Ihrer Kunden/verrechenbaren Arbeit. Ist Ihre Kapazitätsauslastung vielleicht so niedrig, weil es nicht genug verrechenbare Arbeit gibt, um Ihr Team voll zu beschäftigen? In diesem Fall könnten Sie mit zusätzlichen Aufträgen und neuen Projekten den Kapazitätsauslastungsgrad steigern.
Überwachung der Kapazitätsauslastung
Die Kenntnis Ihrer Kapazitätsauslastung ist eine entscheidende Voraussetzung, um die Rentabilität Ihres Teams und Unternehmens zu bewerten. Wrike Resource, unsere Lösung für Ressourcen- und Zeitplanung, bietet Ihnen die erforderliche Transparenz und Flexibilität, um die Arbeitsauslastung Ihres Teams optimal zu verteilen und Ihre Ressourcennutzung zu optimieren. Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Wrike Resource Ihrem Unternehmen helfen kann? Setzen Sie sich noch heute mit uns in Verbindung.
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