Integriertes Projektmanagement hat Führungskräften in Fachdienstleistungsunternehmen geholfen, bei ihren Projektbudgets 28 Mal mehr zu sparen und ihre Prozesse insgesamt zu verbessern. Wenn Sie ebenfalls ein solches System in Betracht ziehen, gibt es zahlreiche Faktoren zu berücksichtigen. In diesem Artikel finden Sie alle wichtigen Informationen darüber, was Software für integriertes Projektmanagement ist, welche Vorteile sie bietet und wie sie sich konkret implementieren lässt.
Was ist integriertes Projektmanagement?
Integriertes Projektmanagement liefert Ihnen ein klares Bild davon, wie und wo die Zeit, Energie und Ressourcen Ihres Teams investiert werden. Statt individuelle Projekte zu verfolgen, bietet Ihnen ein integriertes System eine globale Übersicht über den Status sämtlicher Aktivitäten. Dieser ganzheitliche Ansatz ermöglicht einen präziseren, zuverlässigeren Arbeitsablauf.
Wie profitieren Fachdienstleistungsunternehmen von Projektmanagement-Systemen?
Wenn es um Projektmanagement-Lösungen geht, gibt es eine große Auswahl. Doch ganz gleich, für welches System Sie sich entscheiden, Ihr Team wird von zahlreichen Vorteilen profitieren:
- Bessere Kundenbindung. Projektmanagement-Systeme machen es einfacher, Stolpersteine in Ihrer Zeitleiste und Ihrem Budget zu identifizieren und aus dem Weg zu räumen, bevor es Probleme gibt.
- Erhöhter Durchsatz. Wenn Sie Zeit und Ressourcen Ihres Teams effektiv verwalten, schaffen Sie Kapazitäten für mehr Projekte, ohne Ihre Mitarbeiter zu überlasten.
- Optimierte Effizienz. Die Qualität Ihrer Projekte steigt, wenn Sie in der Lage sind, einzelne Aufgaben jeweils den geeignetsten Mitarbeitern zuzuweisen, Stolpersteine zu identifizieren und zu entfernen und alle Beteiligten stets auf dem Laufenden zu halten.
Und all dies ist möglich, ohne mehr Geld auszugeben, Mitarbeiter zu überlasten oder Qualitätseinbußen hinzunehmen, denn Tools für die Projektkoordination können Ihre Produktivität deutlich steigern.
So steigert Software für integriertes Projektmanagement die Produktivität
Wussten Sie, dass 77 % aller leistungsstarken Projekte auf einfacher Projektmanagement-Software basieren? Fakt!
Die Möglichkeit, Ziele, Deadlines, Meilensteine, Aufgaben, To-do-Listen und Status-Updates zu visualisieren, hilft Managern, verantwortungsvolle Teams zu schaffen. Und wenn eine Person zu viel Arbeit übernimmt oder zurückfällt, lässt sich die Aufgabe ganz leicht einem verfügbaren Kollegen mit der entsprechenden Kompetenz übergeben.
Dank der zentralisierten Kommunikation können alle Beteiligten jederzeit auf Updates zu sämtlichen Projekten zugreifen. Zudem erhalten sie automatisch Benachrichtigungen zu etwaigen Veränderungen – sehr viel effizienter als unübersichtliche E-Mail-Ketten und leicht verlorene Instant-Messages.
Wie Sie sehen, gibt es viele gute Gründe für den Einsatz von Projektmanagement-Software. Doch was bringt ein Werkzeug, wenn man nicht richtig damit umgehen kann? So erzielen Sie die bestmöglichen Resultate mit Ihrer Investition.
4 praktische Einsatzmöglichkeiten für Projektmanagement-Prozesse in Fachdienstleistungsunternehmen
Nachdem Sie Ihr System für integriertes Projektmanagement ausgewählt haben, gibt es ein paar einfache, praktische Tipps für den Einstieg.
1. Erstellen Sie benutzerdefinierte automatisierte Arbeitsabläufe
Mithilfe von Tools für die Projektkoordination können Sie Ketten von Aufgaben erstellen, bearbeiten und Mitarbeitern bzw. Teams zuweisen. Sie und Ihr Team können zudem den Status einzelner Aufgaben anzeigen, so dass jeder auf einen Blick über den aktuellen Stand informiert ist.
Beispiel: Wenn Sie bereits ein ähnliches Projekt erfolgreich abgeschlossen haben, bietet Wrike Ihnen die Möglichkeit, den Arbeitsablauf zu duplizieren. Sie müssen dann nur noch die spezifischen Details anpassen und können sofort durchstarten.
2. Implementieren Sie agile Teamarbeit
Nicht umsonst setzen 71 % der Unternehmen agile Projektmanagementmethoden ein. Einfache Projektmanagement-Tools mit ihren diversen Funktionen für Zusammenarbeit im Team helfen Ihnen beim Organisieren Ihrer Kommunikation, der Zielsetzung und tagtäglichen Abläufen. Letztendlich wird dadurch die Arbeitsauslastung gleichmäßiger verteilt.
Ein weiterer Bonus: Wenn das Unvermeidliche geschieht, bleibt Ihr Team flexibel. Sie können im Problemfall spontan Änderungen vornehmen und alle Beteiligten benachrichtigen.
Beispiel: Führende Projektmanagement-Systeme wie Wrike bieten Vorlagen für agile Teamarbeit, die Ihnen den Einstieg erleichtern. Diese Vorlagen untergliedern Sprints, Aufgaben-Priorisierung und sogar Fortschrittsberichte in übersichtliche Einzelschritte.
3. Verfolgen Sie Projekte in Echtzeit
Wie bereits erwähnt, sind Systeme für integriertes Projektmanagement ideal, um mehrere Projekte auf einmal zu verfolgen. Ihre Prognosen werden zuverlässiger, und wenn Ihre Kunden nachfragen, können Sie sie sofort über den Projektstatus informieren.
Beispiel: In Wrike können Sie automatisch Fortschrittskennzahlen einbeziehen, um die Leistung offener und auch bereits abgeschlossener Projekte zu vergleichen. Konkrete Zahlen helfen Ihnen, bessere Benchmarks zu setzen und im Laufe der Zeit die Teamleistung zu verbessern.
4. Optimieren Sie die Ressourcenverwaltung
Wenn Sie einen klaren Überblick über alle Ihre Projekte haben, wird es leicht, Burnout zu vermeiden. Umgekehrt sehen Sie auch sofort, wer nicht ausgelastet ist. Das Resultat: Die Arbeitsauslastung Ihres Teams ist besser verteilt und alle profitieren von einem gesünderen Arbeitsumfeld.
Beispiel: Wenn Sie ein Fan von Gantt-Diagrammen sind, verwenden Sie sie in einfachen Tools für die Projektkoordination wie Wrike, komplett mit benutzerfreundlichen Drag-and-Drop-Tools sowie automatischen Zeiterfassungs-Reports, prognostiziertem und tatsächlichem Aufwand und umfassendem Team-Arbeitsplan.
Jetzt sind Sie bereit, Ihre Projektabläufe zu optimieren
Sind Sie noch auf der Suche nach der richtigen Lösung für integriertes Projektmanagement? Dann sollten Sie sich die kostenlose Testphase von Wrike ansehen. Sie können die oben beschriebenen Funktionen testen und die Vorteile eines Projektmanagement-Systems selbst erleben.
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