Mal eben eine neue Webseite gestalten, kurz einen Banner für Social Media erstellen oder schnell die Farbe aller Schaltflächen von blau auf grün ändern - Grafikteams werden täglich mit Anfragen wie diesen überhäuft. Dabei geht es nicht nur um die reine Menge an herein strömenden Anfragen, die alle das Fälligkeitsdatum „so schnell wie möglich“ haben. Sondern es sind Anfragen von ganz unterschiedlichen Teams, die alle ihre eigenen Prozesse, Bedürfnisse und internen Sprachen haben und es kann eine Herausforderung sein, diese in einen Grafikteam-Arbeitsablauf zu integrieren.
Tatsächlich müssen Grafiker oft als Umsetzer fungieren. Auf der einen Ebene, müssen Sie Ideen in Grafiken umsetzen. Auf einer anderen setzen sie ein breites Spektrum von Anfragen (bei denen oft einige wichtige Komponenten fehlen) in Projekte um. Und auf einer weiteren Ebene müssen sie Prioritäten in einen Prozess umsetzen, der so schnell wie möglich ausgezeichnete Arbeit hervorbringt. Um das alles erfolgreich umzusetzen, benötigt man einen speziellen Arbeitsablauf für Grafikteams.
Der Leiter des Grafikteams bei Wrike, David Mekerishvili, erklärt, wie sein Team dieses allzu bekannte Problem anpackt. Mit Hilfe eines Grafikteam-Arbeitsablaufes, der in Wrike angelegt wurde, stellen unsere Grafiker eine Balance zwischen Struktur und Freiheit her, so dass sie sich auf Kreativität konzentrieren und ausgefeilte Designs ohne Stress liefern können. Beginnen wir aber damit, zu untersuchen, welche Gefahren bestehen, wenn es keinen Grafikteam-Arbeitsablauf gibt.
Häufige Herausforderungen für Grafiker, die keinen Prozess haben
Laut David hat jeder Schritt seine eigenen Herausforderungen – vom Eingang einer Anfrage, über die Gestaltung der Grafik bis hin zur Präsentation der endgültigen Leistung. Aber ohne einen festgelegten Prozess, sagt David, „sind auch noch folgende Kernprozesse in Gefahr: Planung, Arbeitsablauf, Zusammenarbeit und Sichtbarkeit. Grafikteams benötigen eine klare Linie, damit ihre Prozesse optimiert werden, sie müssen durch Sichtbarkeit die Kontrolle gewinnen, die Kommunikation verbessern und unnötige Ablenkungen reduzieren.“
Ohne Ausrichtung riskieren Teams eine mangelnde Priorisierung, Chaos, versäumte Termine, Budgetüberschreitungen und dass sie eventuell nicht in der Lage sind, die angefragte Grafik zu produzieren. David fügt hinzu: „Es ist sehr wichtig, dass man ein Projektmanagement-Tool hat, das hilft, diese Prozesse zu standardisieren. Jedes Projekt ist komplex und empfindlich. Der Erfolg hängt von minutiösen Details ab – und wir wissen alle, wie leicht es ist, diese Details durch nicht-skalierbare, ad-hoc ablaufende oder schlecht organisierte Arbeit zu verlieren.“
Der Ansatz des Wrike-Teams für einen Grafikteam-Arbeitsablauf
Als Grafiker hat man die Möglichkeit, mit vielen Abteilungen zusammen zu arbeiten - und das ist gut! Ein integriertes Grafikteam sorgt für ein einheitliches Markenbild und fördert innovative Kreativität.
Aber jede Medaille hat zwei Seiten. David erklärt, dass „wir früher verschiedene Arbeitsabläufe und Prozesse angewendet haben, um uns an das jeweilige Team anzupassen, mit dem wir zusammenarbeiteten. Das führte zu Chaos in unserem Team und machte die Zuweisung von Ressourcen schwierig. Wir haben festgestellt, dass ein Grafikteam-Arbeitsablauf nicht nur hilft, die Arbeit zu optimieren, sondern er hilft auch außenstehenden Teams, ihre Vision besser zu kommunizieren, sodass wir ihnen genau das liefern können, was Sie wollten – und zwar schneller.“ Nachfolgend zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt den Arbeitsablauf des Wrike-Grafikteams.
Arbeitsablauf des Wrike-Grafikteams
1) Starten Sie den Grafikteam-Arbeitsablauf mit einer dynamischen Anfrage
Das Grafikteam hat ein einziges Wrike-Anfrageformular, welches die Teams, die eine Grafik benötigen, ausfüllen müssen. Es ist dynamisch gestaltet, sodass das Designteam speziell erforderliche Anforderungen sammeln kann, je nachdem, welche Leistung angefragt wird. Wenn die Anfrage abgeschlossen ist, wird sie von Wrike automatisch in den richtigen Ordner befördert.
„Da wir eine Sammelstelle für alle eingehende Anfragen haben, können wir neue Projekte problemlos in unsere bestehenden Arbeitsauslastung einschleusen,“ erklärt David. „Mit diesem Prozess sind wir in der Lage, uns auf unsere eigentliche Arbeit zu konzentrieren – wir werden nicht mehr abgelenkt durch verwirrende E-Mails, Instant Messages, alleinstehende Tabellen oder andere Benachrichtigungen. Unsere Produktivität hat sich dadurch enorm gesteigert.“
2) Richten Sie Prozesse ein, um Projekte und die Arbeitsauslastung der Grafiker zu steuern
Heute arbeiten 70% aller Menschen weltweit mindestens einmal pro Woche Remote - das gilt auch für Mitarbeiter in Grafikteams. Wenn Details so entscheidend sind, liegt ein Schlüssel zum Erfolg darin, dass man in der Lage ist, von unterschiedlichen Standorten aus zu kommunizieren und organisiert zu bleiben.
Dem Grafikteam von Wrike sind die Herausforderungen der Remote-Zusammenarbeit nicht fremd. Tatsächlich gehen wöchentlich etwa 100 Projekte aus der ganzen Welt bei ihnen ein. Dadurch, dass sie diese Anfragen als Single Source of Truth verwenden, steuern sie, wie, wann und wo neue Projekte in den Prozess einfließen. Beispielsweise prüft das Wrike-Grafikteam montags neue Projekte und verteilt sie dann auf die spezialisierten Grafiker, die die volle Verantwortung dafür bekommen.
3) Verfolgen Sie mit einem eigendefinierten Grafik-Arbeitsablauf-Status den Fortschritt von Projekten
Beim Erstellen Ihres Arbeitsablaufes, werden sie einige unterschiedliche Iterationen durchlaufen. Seien Sie geduldig! Es geht nicht darum, perfekt zu sein, sondern die Effizienz ständig zu verbessern.
David erzählt, dass „unser Grafikteam verschiedene Versionen getestet hat und kontinuierlich Fortschritte macht. Wir haben verschiedene Status definiert, die helfen, unseren aktuellen Arbeitsablauf zu verfolgen. Status fördern die Eigenverantwortung und Transparenz zwischen Grafiker und Anfragendem. Sie helfen uns, zu kommunizieren was notwendig ist, um das Projekt in Gang zu halten, Engpässe zu identifizieren und dafür zu sorgen, dass alle Beteiligten auf einer Linie sind. Es geht um Transparenz und Zusammenarbeit.“
Mit Wrike können Sie die entsprechende Aufgabe öffnen und die aktuellsten Informationen sehen – Projektstatus, Grafik-Assets, Content, Kommentare und neue Aktualisierungen – sodass unnötige Sucherei reduziert wird.
Wrikes Grafikteam-Arbeitsablauf lässt sich wie folgt unterteilen:
In Warteschlange – Die Aufgabe ist in der Warteschlange. Datum und Grafiker sind noch nicht festgelegt.
Aktiv – Grafiker ist zugewiesen und Termine sind festgelegt.
Recherche – Grafiker nimmt sich Zeit, die Aufgabe zu recherchieren und einige Referenzen einzuholen.
Im Briefing – Die Aufgabe wird mit einem Stakeholder besprochen.
Warten auf andere – Die Aufgabe kommt aufgrund von äußeren Einflüssen nicht voran.
Im Grafikprozess – Hurra! Der Grafiker arbeitet an der Aufgabe.
Prüfung durch Stakeholder – Grafik-Asset kann vom Stakeholder überprüft werden.
Prüfung durch Grafikteam – In der Regel für große Projekte: Ein Asset wird durch das größere Team überprüft.
Grafik freigegeben – Grafik ist vom Team und allen Stakeholdern freigegeben.
Vorbereitung für Entwicklung – Grafiker bereitet das Asset für Entwickler vor.
Abgeschlossen – Die Aufgabe ist abgeschlossen.
Abgebrochen – Die Aufgabe ist abgebrochen.
Angehalten – Die Aufgabe wird vorübergehend aufgrund von Priorisierungsfragen angehalten.
On Hold – Die Aufgabe wurde zurückgestellt.
Steuern Sie Revisionsprozess mit Zusammenarbeit, nicht mit Frust
Im Arbeitsablauf unseres Grafikteams hilft der Status „Warten auf andere“, den Leitern zu erkennen, wo etwas Anstoß notwendig ist. Wenn mit einem einzigen Tool sowohl die Prüfung als auch die Freigabe durchgeführt werden kann, können die Anfrageverantwortlichen klares, bestimmtes Feedback direkt auf den Bildern oder Dokumenten geben. Dadurch bleiben alle Kommentare und Anregungen an einem einzigen Ort, und jeder kann das Feedback des anderen sehen.
In einer kürzlich durchgeführten Umfrage gaben 40% der Kreativen an, dass „zu viel Feedback von zu vielen Personen“ ihre größte Herausforderung bei der Zusammenarbeit ist. Dafür gibt es viele Gründe. Zum Beispiel reagieren Leute oft impulsiv auf visuelle Designs; deshalb räumt unser Team den Anfragenden einige Tage Zeit ein, um ihre Gedanken zu sammeln und Feedback zu geben. Auf diese Weise erfasst das Team genau das, wonach der Kunde sucht, so dass mehrfache Iterationen, endlose Revisionen und zu viel Input vermieden werden.
Grafikteam-Arbeitsablauf mit Berichten und Dashboards messen und optimieren
In einem kreativen Beruf – wie Grafikdesign – ist es sehr wichtig, dass die Teams über Tools verfügen, mit denen sie die Auswirkungen ihrer Arbeit messen können. Wrikes Grafikteam forscht ständig nach Möglichkeiten, den eigenen Arbeitsablauf zu verbessern.
„Ich liebe es an Wrike,“ sagt David, „dass jede eingereichte Anfrage alle Daten wie das Startdatum, das Enddatum, den Verantwortlichen, den Anfragesteller, die Abteilung des Anfragestellers, die Art des Grafik-Assets und mehr enthält. Diese Information ermöglicht es mir, Berichte zu erstellen. Wir können sehen, wie lange es beispielsweise für unterschiedliche Grafiker dauert, ein E-Book zu produzieren. Wir können vergleichen, skalieren, Prognosen erstellen - alles Dinge, die bei der Ressourcenplanung helfen. Die Möglichkeiten sind endlos.“
Als man ihn nach seiner Lieblingsfunktion fragt, sagt David: „Derzeit schätze ich die Dashboard-Funktion am meisten. Es ist toll, dass man auf einem einzigen Bildschirm die Arbeitsauslastung von 12 Grafikern für die aktuelle Woche, die nächste Woche und die nächsten zwei Wochen sehen kann ohne scrollen zu müssen. Und man kann Aufgaben ganz bequem per Drag & Drop neu zuweisen oder verschieben! Es ist das LEGO unter den Projektmanagement-Tools. Man kann damit Prozesse genau so aufstellen, wie man es haben möchte.“
Sind Sie bereit, unklare Anfragen in einen fließenden Arbeitsablauf umzuwandeln?
Wrike hilft dem Grafikteam, einen Kompromiss zwischen Struktur und Freiheit zu finden. Während Sie damit beginnen, Ihren eigenen Grafikteam-Arbeitsablauf einzurichten, lesen Sie unseren Leitfaden, der entwickelt wurde, um Kreativ-Teams zu helfen, das perfekte Projektmanagement-Tool für Grafiker zu finden. Darin finden Sie sieben wichtige Fragen, die man berücksichtigen sollte, während man seinen Grafikteam-Arbeitsablauf einrichtet, sowie eine Funktions-Checkliste, die hilft, das richtige Tool zu finden.
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