Vor Kurzem haben wir über diese zwangsläufig in jedem Büro anzutreffenden "Arbeits-Dinosaurier" gesprochen — diese von uns genutzten überholten Tools und Prozesse, die längst nicht mehr so effektiv sind, wie sie es früher einmal waren. Hierzu gehören das Verwenden von E-Mails für die Verwaltung von Projekten oder das Nutzen von Tabellen für die Nachverfolgung von Aufgabenstatus und das Abhalten von allwöchentlichen oder sogar täglichen Status-Meetings, um Projektfortschritte von Angesicht zu Angesicht zu besprechen.
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Halten Sie Arbeits-Dinos auf, sonst halten sie Sie auf!
Es gibt so viele effizientere Möglichkeiten, Projekte zu verwalten und Status-Updates zu erhalten. Gemäß unserer Arbeitsmanagement-Umfrage 2015 nehmen mehr als 34 % der Mitarbeiter jede Woche an mindestens 6 Meetings teil, von denen sich die meisten um Status-Updates drehen. Sagen wir, diese 6 Meetings dauern jeweils eine Stunde und mindestens 3 Personen nehmen daran teil. Schaffen Sie diese Status-Meetings ab, dann gewinnen Sie wöchentlich 18 Arbeitsstunden. Das heißt im Klartext, Sie hätten jeden Tag mehr Zeit, um wirklich produktiv zu sein.
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Mit Wrike können Sie sich ganz einfach von diesen überholten Tools verabschieden und sich einem effizienteren, leistungsstärkeren Arbeitsmanagement-Tool widmen. Aber wie?
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Gehen wir sie alle nacheinander durch:
E-Mails durch Kommentare & File-Sharing ersetzen
OK, ich weiß, dass es nicht möglich ist, E-Mails komplett abzuschaffen. Sie geben Ihnen die Möglichkeit, mit Kunden zu kommunizieren und viele viele Spams zu erhalten :-). Vielleicht nutzen Sie sie jedoch mehr als eigentlich nötig.
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Oftmals greifen Mitarbeiter auf E-Mails als die einzige Form einer dokumentierten Kommunikation zurück. "Statt in sein Büro zu gehen, kann ich Georg auch per E-Mail die Anweisung übermitteln, die Penske-Datei rauszuschicken, dann hab ich einen schriftlichen Beweis, dass ich das getan habe."
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Mit Wrike können Sie eine Aufgabe erstellen und am unteren Ende der Aufgabe ganz einfach einen Kommentar hinterlassen, in dem Sie Georg @erwähnen und ihn daran erinnern, die Datei an den Kunden rauszuschicken. In der Aufgabe sind der Verantwortliche, Fälligkeitstermine und sämtliche Bemerkungen angegeben, die Georg überprüfen muss, bevor er auf Senden klickt. Er kann alle Informationen in der Wrike-Aufgabe nachsehen, statt zahllose E-Mail-Threads danach zu durchforsten.
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Und was, wenn Georg eine alte Version der Penske-Datei rausschickt, weil er die E-Mail mit dem Titel "PenskeDatei_final_FINAL" übersehen und nur "PenskeDatei_final" vorliegen hatte?
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Mit der Versionsverwaltung in Wrike können Sie in der entsprechenden Aufgabe neue Versionen eines vorhandenen Dokuments hinzufügen, somit ist die neueste Version immer für alle verfügbar und geht nicht in der Vielzahl der Vorgänger-Versionen dieser Datei unter. Sie brauchen keine unterschiedlichen Namen mehr für die jeweils neueste Version. Machen Sie den "final_FINAL"-Dateien ein Ende.
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Erfahren Sie, wie das Marketing-Team von Hootsuite E-Mails durch Wrike ersetzt hat!
Tabellen durch Aufgaben & Ordner ersetzen
Tabellen sind ein leistungsstarkes Arbeitstool, das für einen bestimmten Zweck hervorragend geeignet ist (Berechnungen und Datenbanken), die Leute lieben sie jedoch so sehr, dass sie diese für alle anderen Aufgaben auch verwenden, einschließlich Projektmanagement. Das geht oft nach hinten los.
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Die Verwendung von Tabellen beginnt häufig in guter Absicht; alles soll dokumentiert und organisiert werden, eine zeitintensive Datenpflege ist jedoch erforderlich, damit sie sich als wirkungsvoll erweisen. Und all diese Farben....WAS BEDEUTEN SIE EIGENTLICH ALLE?!
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Werfen wir einen Blick auf unseren Freund Georg. Er hat eine Tabelle mit all den Dateien, die er an Penske schickt. Jede Spalte hat ein Datum, eine Kategorie, eine kurze Beschreibung und einen Farbencode für den jeweiligen Status: in Bearbeitung, im Überprüfungsprozess und freigegeben. Ohne Wrike muss er diese Tabellen jeden Tag aktualisieren (da er der einzige ist, der Zugriff darauf hat): Farben ändern, Beschreibungen hinzufügen und die neueste Tabellenversion an alle Teammitglieder hinausschicken. Das nimmt viel Zeit in Anspruch.
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Würde er das ganze in Wrike eingeben, müsste er einfach nur eine einfache Ordnerstruktur erstellen. Er könnte den Ordner "Penske" nennen und alle anderen dazugehörigen Aufgaben hinzufügen. Diese Aufgaben wären in der passenden Kategorie getaggt, hätten ein Datum, eine Beschreibung und einen benutzerdefinierten Arbeitsablauf, der den Status der Aufgabe anzeigt (darauf kommen wir gleich zurück). Und das Beste daran? Jede Aufgabe kann der Person zugewiesen werden, die für sie verantwortlich ist. So muss Georg nicht überall herumrennen und die anderen über die aktuellen Status-Updates ausfragen, bevor er die Tabelle auf den neuesten Stand bringt. Jeder Aufgaben-Verantwortliche kann und muss die Daten seiner eigenen Aufgabe aktualisieren.
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Erfahren Sie, wie das Monterey Bay Aquarium sein mühsames Tabellen-basiertes Projektmanagement durch Wrike ersetzte!
Status-Meetings durch benutzerdefinierte Arbeitsabläufe & Dashboards ersetzen
Wenige Dinge sind für die Produktivität so tödlich wie "kurze" Status-Meetings. Der Versuch alle Mitarbeiter in einem Raum zu versammeln, um aktuelle Projektstände zu besprechen, ist wahrscheinlich der Grund, warum fast 50 % der Mitarbeiter, wenn sie aus Meetings kommen, keine Ahnung haben, worin ihre nächste Aufgabe besteht. Und fast niemand ist wirklich darauf vorbereitet, umfassende aktuelle Status-Informationen zu bieten, sodass in allerletzter Minute jedes Mal die Panik ausbricht:
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Müsste Georg jede Woche ein Status-Meeting abhalten, um die aktualisierten Informationen aus seiner Tabelle zu den Penske-Dateien weiterzugeben, müsste er wahrscheinlich alle in einem Raum versammeln, um die Tabelle Zeile für Zeile mit ihnen durchzugehen. Jede Person müsste ein Status-Update zu den ihr zugewiesenen Aufgaben geben. Wie zeitaufwendig!
Stattdessen kann Wrike-Aufgaben ein bestimmter Arbeitsablauf zugewiesen werden, der den aktuellen Status jedes Aufgabenelements anzeigt. Würde er Wrike verwenden, könnte Georg ganz einfach ein Dashboard ansehen und sofort die Status aller Aufgaben im Blick haben, an denen sein Team gerade arbeitet. Hier ist ein Beispiel für einen Arbeitsablauf in Wrike:
Möchte Georg einen Überblick über alle Penske-Dateien und ihren Status erhalten (wie in einer Tabelle), könnte er in Wrike ein Dashboard erstellen. Es ermöglicht Georg, seine Aufgaben nach Status anzuordnen und zu erkennen, wie viele "In Bearbeitung," "Im Überprüfungsprozess" oder "Freigegeben" sind. Jetzt kann er das regelmäßige Dienstagmorgen-Meeting absagen und stattdessen Status-Updates in Echtzeit erhalten, so oft und wann er will.
Nutzen Sie immer noch veraltete Tools?
Hoffentlich nutzen Sie keine prähistorischen Tools und Prozesse - aber wenn doch, dann müssen Sie unbedingt unser kostenloses E-Book herunterladen zum Thema, warum sich Manager von E-Mails und Tabellen verabschieden sollten. Es könnte Ihr Arbeitsleben um einiges verbessern.
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