Effizienz in Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit meistern | Wrike

Wir sind weit genug im Jahr 2023, um zu erkennen, dass es ein weiteres Jahr voller einzigartiger Chancen und Herausforderungen ist. Wir sind von einer plötzlichen, beispiellosen Umstellung auf digitale Transformation und hybride Arbeitsmodelle zur Bewältigung einer volatilen Wirtschaftslandschaft übergegangen.

In dieser Zeit gilt Business as usual nicht mehr. Die Inflation ist gestiegen, die Budgets sind gesunken und die Arbeitsbelastung hat sich fast verdoppelt. Unternehmen wetteifern nicht um „Wachstum um jeden Preis“, sondern um Effizienz, die sich als Dreh- und Angelpunkt des Erfolgs herausgestellt hat. Anfang dieses Jahres wiesen die Mitarbeiter von Gartner darauf hin, dass wirtschaftliche Unsicherheit die größte geschäftliche Herausforderung des Jahres 2023 ist.

Während sich Unternehmen mit diesem herausfordernden wirtschaftlichen Umfeld auseinandersetzen, sollten wir uns in erster Linie darauf konzentrieren, die wirksamsten Möglichkeiten zur Steigerung der Effizienz zu verstehen. Die Maßnahmen, die Schlagzeilen machen — wie Haushaltskürzungen und Entlassungen — führen zwar kurzfristig zu Effizienzgewinnen, bringen aber nur bedingt etwas. Unternehmen müssen die im letzten Jahr aufgedeckten komplexen Arbeitsabläufe beleuchten und sorgfältige Strategien für langfristige digitale Transformationen entwickeln. Auf diese Weise können sie die Transparenz und Abstimmung in ihrem gesamten Unternehmen verbessern, vergeudete Anstrengungen reduzieren und schneller Ergebnisse erzielen.

Die unsichtbaren Herausforderungen

Letztes Jahr haben wir "Dark Matter of Work " vorgestellt.," was den verborgenen Teil unseres Arbeitsökosystems symbolisiert. Dazu gehören undokumentierte Videoanrufe, Sofortnachrichten-Threads und Pausenraumgespräche — Aktivitäten, die oft unsichtbar den Erfolg und die Produktivität unserer Organisationen beeinflussen. Der Kampf mit der dunklen Materie der Arbeit führt zu vergeudeten Anstrengungen und Verzögerungen bei Projekten und kostet Unternehmen Berichten zufolge satte 60 Millionen US-Dollar pro Jahr. Um dieses allgegenwärtige Problem zu bekämpfen, müssen wir die verborgenen Ecken unserer Arbeitsprozesse beleuchten und verstehen, wie wir unsere Routinen für eine effiziente Produktivität optimieren können.

Zu diesem Zweck haben wir untersucht, wie Führungskräfte Strategien für Effizienz entwickeln und diese priorisieren. Wir wollten ihre Ansätze zur Effizienzsteigerung, einschließlich Konsolidierung und KI, verstehen und wissen, wie erfolgreich sie waren und sein werden.

Wir haben die Effizienz auch aus der Sicht von Wissensarbeitern betrachtet, um herauszufinden, wie sie mit dem Stress einer erhöhten Arbeitsbelastung und Veränderungen ihrer Arbeit umgehen — zum Guten oder Schlechten.

Wir haben unsere Studie mit Sapio Research durchgeführt, wofür 1.005 Führungskräfte und 2.002 Wissensarbeiter in Großbritannien und den USA befragt wurden. In beiden Fällen haben wir uns auf Personen beschränkt, die in Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern arbeiten.

Schauen wir uns unsere Ergebnisse an, die wertvolle Einblicke in die Art und Weise bieten, wie sich Unternehmen in dieser komplexen Landschaft zurechtfinden, und die anhaltende Präsenz der Dunklen Materie der Arbeit hervorheben.

Die schwer fassbare Dunkle Materie der Arbeit

Unsere Ergebnisse zeigen, dass 42% der Aktionen der Mitarbeiter für ihre Teamleiter immer noch nicht sichtbar sind — nur eine Verbesserung von 4% gegenüber dem Vorjahr. Dieser Mangel an Transparenz macht den Großteil der schwer fassbaren Dunklen Materie der Arbeit aus. Zusammen mit dem verworrenen Netz von Softwareanwendungen, die während des gesamten Arbeitstages verwendet werden, ist es kein Wunder, dass unsere Produktivität einen Schlag erleidet.

Während die Bemühungen zur Reduzierung der Dunklen Materie die Reduzierung der Anzahl der verwendeten Softwareanwendungen umfassen, hat sich die betriebliche Effizienz der Unternehmen seit dem letzten Jahr nur geringfügig verbessert. Das mag daran liegen, dass die App-Integrationen relativ unverändert geblieben sind (von 41% im Jahr 2022 auf 45% im Jahr 2023), wodurch Dark Matter weiterhin entsteht. Dies zeigt sich in den Ursachen der Ineffizienzen, mit denen Unternehmen in diesem Jahr konfrontiert sind.

Die drei wichtigsten Ursachen für Ineffizienz sind:

Schlechte Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb einer Organisation
Zeitverschwendung für Aktivitäten wie Besprechungen und Doppelarbeit
Schlecht konzipierte oder veraltete Prozesse

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Vor uns liegen herausfordernde Zeiten

Während wir uns mit dem Labyrinth der Dunklen Materie auseinandersetzen, stehen wir gleichzeitig vor einer globalen Wirtschaftskrise. Laut dem neuesten Bericht des Internationalen Währungsfonds Bericht über den Weltwirtschaftsausblick, wird das Wachstum voraussichtlich von 3,4% im Jahr 2022 auf 2,8% im Jahr 2023 sinken. Und es sind noch schlechtere Nachrichten für Industrieländer, in denen das Wachstum unter 1% fallen könnte. Der Rückgang des Wirtschaftswachstums wirkt sich sowohl auf Unternehmen als auch auf Mitarbeiter aus.

Laut Wissensarbeitern sind die drei wichtigsten Auswirkungen des aktuellen Wirtschaftsklimas auf die Geschäftsentscheidungen ihrer Unternehmen:

Budgets reduzieren
Steigende Preise
Personalbestand reduzieren

Während diese Effizienzmaßnahmen kurzfristig für Organisationen hilfreich sind, werden sie den Mitarbeitern langfristig schaden, wenn sie nicht eng von zusätzlichen, strategischeren Maßnahmen begleitet werden. 56% der Wissensarbeiter geben an, die Arbeitsauslastung von Kollegen übernommen zu haben, die ihr Unternehmen im vergangenen Jahr verlassen haben, und ihre Arbeitsauslastung ist um etwa 45% gestiegen, was das Stressniveau verstärkt hat.

Eine Stresskrise steht vor uns

Die Wirtschaftskrise, die durch die zunehmende Arbeitsbelastung noch verstärkt wird, führt zu Stress am Arbeitsplatz und sogar zu Burnout unter Wissensarbeitern. Unsere Daten zeigen, dass 51 Prozent der Wissensarbeiter es leid sind, den Satz „Mit weniger mehr erreichen“ zu hören, und 71 Prozent haben in den letzten sechs Monaten ein Burnout erlebt. Leider gibt fast die Hälfte der Führungskräfte an, dass sie zu sehr unter Druck stehen, die Effizienz in ihrem Team und ihrer Abteilung zu verbessern, um die Reduzierung von Burnout-Gefühlen zu priorisieren. Erholung liegt in erster Linie im Ermessen der Mitarbeiter, und die Unternehmen müssen sich engagieren und die Belastung verringern.

Angesichts der Tatsache, dass 77% der Unternehmen in diesem Jahr der Effizienz Priorität einräumen, sollten wir uns die effektivsten Maßnahmen ansehen und herausfinden, wie diese helfen können.

Laut Unternehmensleitern gehören zu den effektivsten Möglichkeiten zur Steigerung der Effizienz:

Investition in neue Projektmanagement- und Arbeitsmanagementlösungen
Konsolidierung von Softwareanwendungen
Konsolidierung von Projekt- oder Arbeitsmanagement-Softwareanwendungen, insbesondere

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Digitale Transformation, aber machen Sie sie strategisch

Unternehmen haben in diesem Jahr begonnen, in neue Software zu investieren und die digitale Transformation zu beschleunigen. Fast drei Viertel der Unternehmensleiter geben an, dass sich die Bemühungen ihres Unternehmens zur digitalen Transformation im Jahr 2023 als Reaktion auf das herausfordernde Wirtschaftsklima erneut beschleunigt haben. Das klingt vielversprechend, aber wir müssen wachsam bleiben: Softwaresysteme hinzuzufügen, ohne sicherzustellen, dass sie unsere Arbeit vereinfachen, wird nur die Komplexität erhöhen und zur Dunklen Materie beitragen.

Positiv zu vermerken ist, dass die meisten Unternehmen zukunftsorientiert sind und trotz der jüngsten Kürzungen eine Erhöhung des IT-Budgets prognostizieren. 46 Prozent der Unternehmensleiter gaben an, dass ihre IT-Budgets gestiegen sind, verglichen mit 37% der Unternehmensleiter, die angaben, ihr allgemeines Budget erhöht zu haben. Insbesondere konzentrieren sie sich auf Arbeitsmanagement-Software, die darauf ausgelegt ist, das Workload-Management zu rationalisieren und den Einfluss der Dunklen Materie der Arbeit zu reduzieren.

Konsolidierung ist entscheidend

Die Ergebnisse des Berichts zeigen übereinstimmend, dass sich Wissensarbeiter nach Einfachheit sehnen. 48 Prozent der Wissensarbeiter sagen: „Die Anzahl der verschiedenen Softwareanwendungen, die wir verwenden, macht es schwierig, effizient zu arbeiten“, und 80 Prozent geben an, dass eine einzige Informationsquelle ihre Effizienz bei der Arbeit verbessern wird.

Eine Systemüberlastung führt zu Stress und führt zu unsichtbaren Aufgaben, die uns von der Produktivität abbringen. Wenn wir unsere IT-Infrastruktur konsolidieren und eine zentrale Informationsquelle schaffen, können wir die Effizienz steigern, die Zusammenarbeit verbessern, Stress reduzieren und effektiver Ergebnisse erzielen.

Wrike löst dies tatsächlich mit der Einführung vonWrike Integrate Lite — eine neue, optimierte Version seiner robusten Integrationsplattform, um dem Bedarf an mehr Integrationen zwischen Anwendungen gerecht zu werden. Dieses kuratierte Tool ist auf Kunden zugeschnitten, die einen schnellen und signifikanten Mehrwert suchen, und bietet die Vorteile von Wrike Integrate mit ein paar einfachen Unterschieden. Wrike Integrate Lite ist für budgetbewusste Teams kostengünstiger. Darüber hinaus haben Kunden Zugriff auf ein vorausgewähltes Connector-Paket mit vollem Funktionsumfang. Dieses umfassende Paket deckt einen CRM-Anwendungsfall mit Konnektoren wie Salesforce und HubSpot ab.

KI: Der Erzfeind der Dunklen Materie

Neben der Konsolidierung wird etwas Neues die Dinge im Hinblick auf Effizienz und Produktivität auf den Kopf stellen und die Dunkle Materie bekämpfen. Geben Sie KI ein. Integriert in wichtige Softwareplattformen wie kollaborative Arbeitsmanagementsysteme, KI kann als persönlicher digitaler Assistent fungieren und so den Zeitaufwand für manuelle Aufgaben reduzieren, Arbeitsabläufe automatisieren und Mitarbeiter weiterbilden. Fast neun von zehn Führungskräften planen den Einsatz von KI-Technologien, und 83 % der Unternehmensleiter und 61 % der Wissensarbeiter sagen, dass KI in die Softwareanwendungen integriert werden muss, die ihr Team und ihre Abteilung nutzen oder planen.

Veränderung mag schwierig sein, aber sie anzunehmen und daraus zu lernen, ist Teil des Fortschritts. Herausforderungen bringen auch Chancen mit sich, und mit diesen Erkenntnissen können wir uns in einer herausfordernden Wirtschaftslandschaft zurechtfinden, die Dunkle Materie der Arbeit reduzieren und richtig nach Effizienz streben. Gehen Sie mit uns auf dem Weg zur Effizienz!

Für weitere Einblicke aus dem Effizienzbericht von Wrike 2023 besuchen Sie hier.