Es ist wenig überraschend, dass bedeutende globale Ereignisse in den vergangenen paar Jahren auch einen Schneeballeffekt in der Arbeitswelt auslöst haben – von der Telearbeit über die große Kündigungswelle bis zur hohen Inflation. Eine Herausforderung löst die nächste ab. Unternehmen mussten über Nacht Änderungen umsetzen und neue Technologien einführen, damit ihre Teams die Arbeit fortsetzen konnten.
Auch die Mitarbeiter suchten Veränderung. Sie wechselten von einer Stelle zur nächsten und trieben die Kündigungsrate in bisher unerreichte Höhen. Jetzt müssen sich Unternehmen auch noch auf eine mögliche Rezession vorbereiten. Deshalb mag die Devise zwar Effizienz lauten, aber wie können Teams effizient bleiben, wenn sie immer noch mit den gleichen Arbeitskomplexitäten kämpfen, die in den letzten paar Jahren entstanden sind?
Das Wrike-Team befragte 2.800 Führungskräfte und Wissensarbeiter, um herauszufinden, was die Ursachen der Arbeitskomplexitäten sind, wie sehr Unternehmen – und erst recht die Mitarbeiter – unter den Folgen dieser Komplexitäten leiden und was Unternehmen machen können, um sich besser auf die bevorstehenden harten Zeiten vorzubereiten. Auch wenn die finanziellen Kosten der Arbeitskomplexitäten in diesem Zusammenhang der entscheidende Faktor sein mögen, sind die menschlichen Kosten genauso alarmierend.
Digitale Transformation ist nicht perfekt
91 % der Führungskräfte gaben an, dass sie das Tempo ihrer digitalen Transformation wegen der Pandemie deutlich erhöht haben. 77 % waren davon überzeugt, dass ihr Unternehmen ohne diese Bemühungen nicht überlebt hätte.
Obwohl die beschleunigte digitale Transformation also unerlässlich war, um die Existenz der Unternehmen zu sichern, hat sie zugleich die Komplexität und den Arbeitsaufwand deutlich erhöht. Der Aufstieg der hybriden Arbeit erfordert verschiedene Kommunikationsmethoden – wie E-Mail, Chat-Tools und Videokonferenzen –, um Gespräche, die im Büroalltag auf natürliche Weise entstehen, zu ersetzen. Gleichzeitig haben der SaaS-Wildwuchs und die Informationsüberflutung alles verkompliziert: wie wir unsere Arbeit erledigen, wie wir ihre Auswirkungen messen und vieles mehr.
Diese unterschiedlichen Methoden der Zusammenarbeit und die zunehmende Komplexität haben es äußerst schwierig gemacht, den Überblick über geplante Projekte, Ergebnisse und Kommunikation zu behalten. Mitarbeiter können keinen Zusammenhang zwischen ihren Arbeitsleistungen und Unternehmenszielen herstellen, Teamleiter tun sich mit der Ressourcenverwaltung schwer und benötigte Projektdetails gehen angesichts der enormen Menge an SMS-Nachrichten, Apps, Videokonferenzen, Tabellen und Chats verloren.
Das Ergebnis: Mitarbeiter fühlen sich gestresst, weil sie zahlreiche Aufgaben, Systeme und Anwendungen miteinander vereinbaren müssen. Ihre Aufgaben werden immer komplexer und es fällt ihnen schwer, die Informationen zu finden, die sie für ihre Arbeit brauchen. Dies hat zu einem Phänomen geführt, das wir die „Dunkle Materie der Arbeit“ nennen.
Unsere Definition der Dunklen Materie der Arbeit
Die Dunkle Materie ist laut CERN der „unsichtbare“ Inhalt, der 95 % der Masse des Universums ausmacht. Die genannten neuen Komplexitäten sind ähnlich, denn sie verursachen viel Arbeit, die zwar nicht sofort sichtbar ist, aber einen deutlichen Einfluss auf ihre Umgebung ausübt.
Die Dunkle Materie der Arbeit befindet sich in synchronen Anwendungen und unstrukturierter Arbeit, wie etwa in Sofortnachrichten-Threads und Videokonferenzen, sowie in den Lücken zwischen nicht miteinander integrierten Systemen und Anwendungen. Ohne eine zentrale Arbeitsplattform, die leistungsstark und vielseitig genug ist, um sämtliche Aktivitäten unternehmensweit auszulösen, zu verfolgen, zu verwalten und auf Ziele abzustimmen, ist die Transparenz für Wissensarbeiter und Führungskräfte gefährlich niedrig.
Dies beeinträchtigt ihre Arbeitsabläufe und die Mitarbeitererfahrung. Wenn Sie keine entsprechenden Gegenmaßnahmen setzen, könnten die besten Mitarbeiter kündigen – und aufgrund des Ansteckungseffekts von Kündigungen könnten ihnen viele weitere Arbeitskräfte folgen. Je besser wir diese Arbeitskomplexitäten und die dadurch verursachte Dunkle Materie verstehen, desto eher können wir sicherstellen, dass die richtige Anziehungskraft ausgeübt wird.
Auswirkungen der Dunklen Materie
Wenn Arbeitsbeiträge und Informationen zu den Ressourcen in der Dunklen Materie der digitalen Zusammenarbeit verloren gehen, kann es für Unternehmen schwierig sein, die Herausforderungen der Mitarbeiter und ihre Stimmungslage nachzuvollziehen. Wahrscheinlich sind Sie und Ihre Teams bereits Opfer der Dunklen Materie in Ihren Arbeitsabläufen, ohne sich dessen bewusst zu sein.
Haben Ihre Mitarbeiter je Ansichten geäußert, die in diese Richtung gehen?
In unserer Befragung von 804 Funktionsbereichsleitern und über 2.000 Wissensarbeitern in IT, Marketing, Projektmanagement, kreativen Agenturen und Dienstleistungsunternehmen gaben die meisten Wissensarbeiter an, dass sie diese Dinge in letzter Zeit in ihrem Arbeitsumfeld erlebt haben. Führungskräfte waren der Meinung, dass sie einen Überblick über nur 54 % der verrichteten Arbeit haben. Bei den Wissensarbeitern fiel diese Zahl mit 45 % noch niedriger aus.
Die Dunkle Materie der Arbeit wirkt sich nicht nur negativ auf Finanzen und Ressourcenaufwand aus, sondern auch auf Menschen. Sie beeinträchtigt die Work-Life-Balance, erhöht den Stress für Mitarbeiter und führt zu Burnouts und Kündigungen. Mitarbeiter verlieren bis zu fünf Urlaubstage durch Verzögerungen und Mehrarbeit, die auf die Dunkle Materie zurückzuführen sind. Die Dunkle Materie kaschiert auch Anzeichen für Stress und Überlastung, bis Mitarbeiter ihre Belastungsgrenze erreichen – und sich woanders nach einer besseren Stelle umsehen.
Für Unternehmen ist es schwierig, diese Negativspirale zu erkennen und zu bekämpfen, weil die Dunkle Materie der Arbeit sie daran hindert, die Leistungen ihrer Mitarbeiter wahrzunehmen. Die Beiträge der einzelnen Mitarbeiter gehen im hektischen Treiben der digitalen Arbeit nämlich schnell unter. Unsere Studie zeigte Folgendes:
Lösungen für die Zukunft
Wie kann dieses Problem gelöst werden? Digitale Zusammenarbeit und Transformation sind nicht mehr wegzudenken und die Dunkle Materie der Arbeit wird sich weiterhin auf Ihre Arbeit und Ihre Mitarbeiter auswirken – wenn Sie nichts dagegen unternehmen.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die negativen Auswirkungen der Dunklen Materie auf Ihre Teams und Arbeitsabläufe zu reduzieren und zu verhindern, dass Sie Top-Mitarbeiter und Millionenbeträge verlieren. Richten Sie zum Beispiel eine Single Source of Truth ein, die zahlreiche komplexe Arbeitsabläufe unterstützen kann und gleichzeitig für jeden Mitarbeiter zugänglich bleibt. Fast 100 % der Wissensarbeiter meinen, dass eine Single Source of Truth den Stress deutlich reduzieren und ihre Arbeit und Leistungen sichtbar machen würde.
Unternehmen sollten auch ihre externen Anwendungen und Gastnutzer in die zentrale Plattform ihrer Wahl einbinden, damit sie einen besseren Überblick über die Informationen haben, die auf allen Ebenen verwendet und erstellt werden. Dies ist unbedingt notwendig, um die Arbeit der Mitarbeiter zu vereinfachen und wahrzunehmen und gleichzeitig Stress und Burnout in den Teams zu reduzieren.
Weitere Informationen über die Dunkle Materie der Arbeit, ihre Kosten und mögliche Lösungen finden Sie im vollständigen Bericht hier. Lesen Sie den Bericht und treten Sie in das neue Zeitalter der digitalen Zusammenarbeit ein.
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