Die Versuchung dem Multitasking zu verfallen, ist in modernen Büros allgegenwärtig. Ob es sich bei dem Büro um den Küchentisch oder eine Heerschar von Bürozellen handelt, macht hierbei keinen Unterschied. Von E-Mails über Chat-Benachrichtigungen bis hin zum Sirenengesang der sozialen Medien - es mangelt niemals an Orten, zu denen unsere Gedanken abschweifen könnten. Das Problem hierbei ist, wenn wir von einer Aufgabe zur nächsten springen, können wir nicht wirklich mehr Arbeit erledigen. Wir zwingen unser Gehirn, ständig von einem in den anderen Gang zu schalten, das heißt, noch härter zu arbeiten, um letztendlich qualitativ schlechtere Ergebnisse zu liefern, und erschöpfen hierbei unsere mentalen Kraftreserven. Multitasking kann ganz verschieden aussehen, doch egal in welcher Form, der Preis des Multitaskings ist sehr hoch. Für die meisten von uns wäre es unrealistisch zu glauben, dass wir die Multitasking-Gefahr komplett umgehen können, aber mit einem besseren Verständnis, wie es sich auf unsere Produktivität auswirkt (und welche Persönlichkeitstypen besonders anfällig sind) können wir die negativen Auswirkungen in Grenzen halten.
3 Arten des Multitaskings
SMS schreiben am Steuer - das ist eine typische Multitasking-Situation, die in den Medien viel Aufmerksamkeit erhält. Dieser Versuch, unsere Aufmerksamkeit zweizuteilen ist jedoch nur eine Art und Weise, wie wir unser Gehirn dazu zwingen wollen, sich gleichzeitig in zwei Richtungen zu bewegen. In ihrer Zusammenfassung zum Thema Multitasking-Forschung gibt die American Psychological Association an, dass es drei Arten des Multitaskings gibt:
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- Das gleichzeitige Erledigen von zwei verschiedenen Aufgaben. Hierzu gehören das Telefonieren während des Autofahrens oder das Beantworten von E-Mails während eines Webinars.
- Von einer Aufgabe zu einer anderen wechseln, obwohl die erste Aufgabe noch nicht erledigt ist. Das haben wir alles schon erlebt. Wir sind in unsere Arbeit vertieft und urplötzlich taucht diese dringende Aufgabe auf, die unsere absolute Aufmerksamkeit verlangt. Das ist die wohl frustrierendste Art des Multitaskings, die sich jedoch am schwersten vermeiden lässt.
- Schnell hintereinander zwei oder mehr Aufgaben erledigen. Das hört sich eigentlich nicht nach Multitasking an, aber unser Kopf braucht genügend Zeit, um in einen anderen Gang zu schalten, damit er effizient arbeitet.
Um etwas klarzustellen: Keine dieser Multitasking-Arten ist zwangsläufig schlimmer als die anderen; sie alle drei verringern unsere Effektivität und führen zu geistiger Ermüdung. Seien Sie auf der Hut vor allen drei Arten des Multitaskings und Sie gewinnen die Kontrolle über Ihre Konzentration wieder.
Der Mythos der Multitasking-Fähigkeit
Schätzungen besagen, dass nur 2% der Bevölkerung das Multitasking tatsächlich korrekt beherrschen, und ironischerweise ist bei genau diesen Menschen die Wahrscheinlichkeit am geringsten, dass sie dem Multitasking verfallen. Das Problem an der Sache ist, wir alle denken, dass wir zu diesen 2% gehören und benutzen unsere selbst empfundene Fähigkeit als Rechtfertigung dafür, mit zu vielen Aufgaben zu jonglieren. Jüngsten Forschungen zufolge sind die Menschen, die am häufigsten ins Multitasking geraten, wahrscheinlich sogar am schlechtesten darin (2). David Sanbonmatsu, David Strayer, Nathan Medeiros-Ward und Jason Watson des Department of Psychology der University of Utah tauchen in ihrer Studie über Multitasking tief in dieses Problem ein:
"Die selbst wahrgenommene Fähigkeit zum Multitasking stellte sich als extrem übersteigert heraus; tatsächlich beurteilte die Mehrheit der Teilnehmer sich selbst als überdurchschnittlich Multitasking-fähig. Diese Einschätzungen hatten mit der Realität wenig zu tun, die wahrgenommene und die tatsächliche Multitasking-Fähigkeit lagen weit auseinander."
Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie zu den 2% gehören, die das Multitasking beherrschen, konzentrieren Sie sich auf eine einzige Aufgabe und erzielen Sie so Spitzenleistungen.
Single-Tasking - Lohnt sich die Mühe?
Das Hin- und Herspringen zwischen Aufgaben scheint in dem Moment, wo wir dies tun, nicht sonderlich viel Zeit zu kosten, aber diese kleinen Zeitfresser summieren sich schnell. Die American Psychological Association sagt:
"Obwohl die zeitlichen Kosten für einen Aufgabenwechsel relativ klein sind, manchmal nur wenige Zehntel einer Sekunde pro Wechsel dauern, summieren Sie sich beträchtlich, wenn Menschen immer wieder zwischen Aufgaben hin- und herwechseln. Oberflächlich gesehen scheint Multitasking effizient zu sein, in Wirklichkeit kostet es jedoch mehr Zeit und hat mehr Fehler zur Folge. David Meyer sagt, dass selbst kurze geistige Blockaden, die durch das Umschalten zwischen Aufgaben entstehen, uns 40 Prozent unserer produktiven Zeit kosten."
Wäre es nicht toll, die 40 Prozent Ihrer produktiven Zeit zurückzugewinnen? Das sind bis zu 16 Stunden pro Woche, die wir zurückerobern könnten, wenn wir Multitasking aus unserem Arbeitsalltag streichen. Für so viel wertvolle Zeit lohnt es sich bestimmt, Ihr Telefon mal stummzuschalten!
Die 4 häufigsten Multitasking-Persönlichkeiten
Einigen von uns fällt es viel schwerer als anderen, der immerwährenden Multitasking-Bedrohung standzuhalten. Die bereits erwähnte Studie der University of Utah hat vier Personentypen bestimmt, die eine größere Tendenz zum Multitasking aufweisen:
- Ihr Ansatz besteht darin, so viele Ziele wie möglich zu erreichen. Der Gedanke, je mehr Aufgaben Sie gleichzeitig bearbeiten, desto mehr Aufgaben können Sie auch erledigen, zieht Sie unwiderstehlich an.
- Sie suchen immer neue Reize in Ihrem Arbeitsalltag. Sie wollen Ihr Gehirn ständig auf Trab halten und genießen den Reiz des Neuen, wenn Sie zu einer neuen Aufgabe wechseln.
- Sie sind überzeugt, dass Sie zu den 2% gehören. Wer überzeugt ist, dass er das Multitasking gut beherrscht, tendiert viel eher dazu als solche, die sich selbst nur als durchschnittlich einschätzen. Aber, wie wir bereits gesehen haben, spielt uns unsere Selbstwahrnehmung gern mal einen Streich.
- Es fällt Ihnen schwer, sich zu konzentrieren. Wenn Sie sich leicht ablenken lassen oder es Ihnen Probleme bereitet, äußere Reize auszublenden, dann kann es deutlich schwieriger für Sie sein, das Multitasking abzuschütteln.
Sollten Sie sich in einer dieser Kategorien wiederfinden, dann lassen Sie den Kopf nicht hängen. Sie können Ihr Multitasking-Verhalten immer verbessern - und selbst wenn Sie nur 20% Ihrer verlorenen Zeit zurückholen, ist das ein ziemlich großer Gewinn.
Erste Schritte: Wie Sie Multitasking in den Griff bekommen
Als allererstes sollten Sie sich vor Augen führen, dass es Ihnen nicht möglich sein wird, Multitasking vollständig auszurotten - zumindest nicht sofort. Am besten Sie versuchen, es auf bestimmte Teile Ihres Tages zu beschränken. Schaffen Sie als erstes eine Umgebung, in der Multitasking sehr schwierig ist. Die folgenden zwei miteinander verknüpften Strategien helfen Ihnen, noch mehr produktive Zeit Ihres Tages zu sichern.
1. Komplexe Aufgaben identifizieren und diesen ihren richtigen Platz zuweisen
Finden Sie heraus, welche Ihrer regelmäßigen Aufgaben den höchsten Schwierigkeitsgrad aufweisen und suchen Sie sich für diese dann eine Zeit und eine Umgebung aus, in der Sie ablenkungsfrei arbeiten können. Das gleiche gilt für neue Aufgaben, die Sie erhalten. Die APA stellt fest: Je komplexer und unbekannter die Aufgaben sind, desto mehr Zeit verlieren Sie, wenn Sie zwischen ihnen hin- und herwechseln. Sparen Sie eine Menge Zeit (und Geisteskraft), indem Sie Ihre Konzentration auf Laserschärfe hochstellen, während Sie Ihre kompliziertesten Aufgaben eine nach der anderen bewältigen.
2. Multitasking-Management mit vertrauten Aufgaben
Zu welchen Zeiten und in welchen Umgebungen zeigt sich Ihre Multitasking-Gefahr am häufigsten? Legen Sie in solchen Situationen den Schwerpunkt auf sich wiederholende oder bekannte Aufgaben. Dies hilft Ihnen, die Bäumchen-Wechsel-Dich-Kosten zu minimieren und gibt Ihnen gleichzeitig die Gelegenheit, ein wenig Ihren natürlichen Multitasking-Tendenzen zu frönen. Einen Raum für Multitasking zu schaffen, ist besonders wichtig, wenn Sie in einem der vier oben genannten Persönlichkeitstypen entsprechen. Es wird ein hartes Stück Arbeit sein, das Multitasking aus Zeiten konzentrierter Bemühungen auszumerzen, es zu anderen Zeiten zuzulassen, kann diesen Prozess erleichtern.
Wie viel Zeit werden Sie zurückgewinnen?
Ermitteln Sie die Situationen, in denen Multitasking Sie am meisten Zeit kostet:
- Übt die Anerkennung, dass Sie "so viel Arbeit schaffen" eine unwiderstehliche Versuchung auf Sie aus?
- Erregt jeder Piep Ihres Computers Ihre sofortige Aufmerksamkeit?
- Haben Sie Angst, eine spannende Geschichte auf Twitter zu verpassen?
Was auch immer Ihren Multitasking-Schalter umlegt, ermitteln Sie den Auslöser, sperren Sie Ihn weg, wenn Sie Ihre komplexesten Aufgaben bearbeiten, so dass Sie sich konzentrieren und produktiver sein können. Je besser Sie die Multitasking-Gefahr verstehen, desto eher können Sie Maßnahmen ergreifen, um die negativen Auswirkungen auf Ihre Produktivität zu minimieren. Wie viel Zeit könnten Sie zurückgewinnen? --- Quellen: 1. American Psychological Association: http://www.apa.org/research/action/multitask.aspx Sanbonmatsu DM, Strayer DL, Medeiros-Ward N, Watson JM (2013) Who Multi-Tasks and Why? Multi-Tasking Ability, Perceived Multi-Tasking Ability, Impulsivity, and Sensation Seeking. PLoS ONE 8(1): e54402 2. Rubinstein, Joshua; Meyer, David, E.; and Evans, Jeffrey E. Executive Control of Cognitive Processes in Task Switching. Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance 2001, Vol. 27, No. 4, 763-797.
Über die Autorin: Andrea Fryrear ist Content Marketer für MarketerGizmo, wo sie Marketing-Schlagworte und Modeerscheinungen analysiert und hofft, in ihrem Kern Perlen der Weisheit zu finden. Ihr Steckenpferd ist agiles Marketing, das ihrer Hoffnung nach der Schlüssel zu einer noch erfüllenderen Marketing-Karriere für den Einzelnen und einer noch leistungsfähigeren Marketingabteilung für Unternehmen ist. Sie ist glückliches Mitglied des LinkedIn-Netzwerks.
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