Wir haben viele Videos über unsere Gantt-Diagramme erstellt. Sie beschreiben, wie unsere Gantt-Diagramme (auch bekannt als Zeitleisten-Ansicht) verwendet werden, u.a. auch wie neue Aufgaben direkt aus der Zeitleiste heraus erstellt und mit abhängigen Aufgaben verlinkt werden. Ferner erhalten Sie über unser Hilfe-Center einen Überblick über die verschiedenen Funktionen.
Da aber keine dieser Quellen Best Practices für die Verwendung der Wrike Zeitleiste beinhaltet, geben wir Ihnen hier einige Hinweise zum effizienten und praktischen Einstieg.
Was Sie wissen sollten, bevor Sie beginnen
Ein Gantt-Diagramm ist eine erweiterte Möglichkeit, die Zeitleiste Ihres Projekts zu verfolgen. Verwenden sollten Sie es, um eine Gesamtübersicht der laufenden Projekte zu erhalten, und davon, wie diese von zukünftigen Projekten oder gleichzeitig laufenden Projekten abhängig sind. Der größte Vorteil eines Gantt-Diagramms ist es, dass Sie in Hinblick auf große Meilensteine planen und den Umfang Ihrer Projekte visualisieren können.
Zwei schnelle Wrike Tipps, bevor Sie loslegen:
1. Wegen ihrer kalenderähnlichen Funktion werden Aufgaben nur dann auf der Zeitachse angezeigt, wenn ihnen ein Datum zugeordnet ist. Das bedeutet, dass Ihre auf „Backlog“ gestellten Aufgaben nicht angezeigt werden, bis ihnen ein Fälligkeitstermin zugeordnet wird.
2. Geben Sie Ihren Aufgaben eindeutige Namen (auch Ihren Ordnern). Schon der Name einer Aufgabe sollte seine wichtigsten Details erkennen lassen. „An Kunde senden“ sagt wenig aus. Was soll an den Kunden gesendet werden? „Standardvertrag an Kunde senden“ ist viel deutlicher, wenn Sie sich das Gantt-Diagramm ansehen.
Ihre Aufgaben in Wrike erstellen
Wenn Sie Ihre Arbeit in einem Gantt-Diagramm betrachten wollen, befinden Sie sich in einer der beiden folgenden Situationen:
- Sie haben bereits Ihren Zeitplan angelegt oder
- Sie müssen noch den Zeitplan für Ihre Aufgaben erstellen.
In beiden Situationen müssen wir zuerst sicherstellen, dass sich alle Ihre Aufgaben in Wrike befinden.
Dazu eignet sich am besten die Aufgabenlisten-Ansicht. In dieser Ansicht können Sie mit der Quick-Add Funktion mit minimalem Aufwand und auf einen Schlag alle Ihre Aufgaben in den Workspace holen:
- Wählen Sie das Projekt / den Ordner, wo Sie Ihre Aufgaben erstellen möchten.
- Klicken Sie auf „+ neue Aufgabe“ am oberen Rand Ihrer Aufgabenlisten-Ansicht.
- Geben Sie den Aufgabennamen ein und drücken Sie Enter.
- Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis sich alle Aufgaben im Workspace befinden.
Damit diese Aufgaben jetzt im Gantt-Diagramm erscheinen, müssen ihnen Fälligkeitstermine zugeordnet werden. Sie können auch mit unseren Shortcuts in der Aufgabenlisten-Ansicht Termine schnell zuordnen:
- Bewegen Sie die Maus über die rechte Seite einer Aufgabe in der Liste; es erscheint ein kleines Kalendersymbol.
- Klicken Sie auf dieses Symbol und wählen für jede Aufgabe das richtige Fälligkeitsdatum.
- Wenn Sie die Dauer der Aufgabe bereits wissen, (wie lange es dauern wird, bis der Auftrag abgeschlossen ist) können Sie das jetzt auch festlegen.
Aufgaben sollten nur dann als Meilensteine gesetzt werden, wenn es sich um das Ende eines Projekts handelt (z.B. der große Launchtermin, ein Event-Datum oder eine endgültige Frist). Bei den meisten Projekten sollten Sie nur eine Aufgabe als Meilenstein haben. Wenn Sie an dieser Stelle unsicher sind, können Sie die Aufgaben auch später als Meilensteine festlegen.
Befinden Sie sich in der Situation 2 (siehe oben – noch kein Zeitplan), ordnen Sie allen Aufgaben dasselbe Datum zu – in der Nähe des möglichen Startdatums. Dadurch erscheinen die Aufgaben in Ihrem Gantt-Diagramm, von wo aus Sie sie dann einfach per Drag and Drop umplanen können.
Den Zeitplan im Gantt-Diagramm optimieren
Jetzt, da alle Ihre Aufgaben und Termine in Wrike eingegeben worden sind, ist es an der Zeit, das Gantt-Diagramm genauer anzusehen.
Anfangs- und Endtermine festlegen
Da Ihnen nun eine visuelle Darstellung Ihres Projektes vorliegt, sollten Sie prüfen, ob alles wirklich sinnvoll erscheint, und bei Bedarf entsprechend korrigieren.
Fall Sie Ihren Zeitplan noch nicht konfiguriert haben, müssten Sie jetzt Ihre Aufgaben per Drag & Drop in der Zeitleiste verschieben, um die Anfangs- und Endtermine zuzuweisen. Denken Sie bei der Erstellung des Zeitplans immer daran, in welcher Reihenfolge Aufgaben erledigt werden müssen.
→ In unserem Hilfe-Center finden Sie alle Schnell-Aktionen zur Veränderung des Projektplans.
Jetzt, wo Ihr Zeitplan fertig ist, sollten Sie Ihren endgültigen Fälligkeitstermin als Meilenstein festlegen, falls nicht schon erfolgt; dieser erscheint dann als kleine Flagge auf der Zeitleiste. Das ist besonders nützlich, weil sich ein Meilenstein auch dann nicht verschiebt, wenn man den Zeitplan für Projektaufgaben nach vorne oder nach hinten bewegt. Meilensteine sind für Projekte vorgesehen, die einen festen Fälligkeitstermin ohne Änderungsmöglichkeit haben. (Beispielsweise wenn Sie bereits öffentlich den Starttermin angekündigt haben, oder wenn Ihnen ein Kunde eine absolute Frist vorgibt). Klicken Sie auf die Aufgabe, die der Meilenstein sein soll, wählen Sie „Zum Meilenstein umwandeln“ und überprüfen Sie noch einmal Ihren Termin auf Genauigkeit.
Aufgaben-Abhängigkeiten festlegen
Ein Hauptziel bei der Verwendung eines Gantt-Diagramms ist die Festlegung von Aufgaben-Abhängigkeiten. Welche Aufgaben sind von anderen Aufgaben abhängig, damit man sie beginnen oder abschließen kann? Es gibt vier Möglichkeiten, Aufgaben miteinander zu verbinden:
- Aufgabe A kann nicht gestartet werden, bis Aufgabe B abgeschlossen ist.
- Aufgabe A kann nicht gestartet werden, bis Aufgabe B gestartet wurde.
- Aufgabe A kann nicht abgeschlossen werden, bis Aufgabe B abgeschlossen ist.
- Aufgabe A kann nicht abgeschlossen werden, bis Aufgabe B gestartet wurde.
Hängt die einzige Abhängigkeit in Ihrem Terminplan mit Ihrem Meilenstein-Ereignis zusammen (z.B. Sie können Ihr Meilenstein-Ereignis nicht eher abschließen, bis alle Aufgaben abgeschlossen wurden), dann verbinden Sie alle Ihre Aufgaben mit dem Meilenstein. In unseren Gantt-Diagrammen können Sie Aufgaben-Abhängigkeiten per Drag and Drop festlegen. Ziehen Sie die Linie am Anfang oder Ende der Aufgabe A an den Anfang bzw. das Ende von Aufgabe B um die Beziehung einzurichten.
Nachdem Sie die richtigen Aufgabenabhängigkeiten eingerichtet haben, führt Ihr Gantt-Diagramm bei einer Änderung des Start- oder Fälligkeitsdatums einer der Aufgaben automatisch eine Neuterminierung aller verbundenen Aufgaben durch.
Arbeitsfortschritt kontrollieren
Sobald Ihr Gantt-Diagramm vollständig eingerichtet ist, die Aufgaben zugewiesen wurden und die Arbeit im Gange ist, können Sie anhand des Gantt-Diagramms den Fortschritt prüfen.
Farbkodierung des Gantt-Diagramms zur schnellen Übersicht
Beim Öffnen des Gantt-Diagramms wird das heutige Datum durch eine rote vertikale Linie gekennzeichnet. Bei fortschreitender Arbeit werden die Aufgaben in Ihrem Gantt-Diagramm durch drei mögliche Farben gekennzeichnet:
- Grün: Diese Aufgaben wurden bereits abgeschlossen. Das bedeutet nicht unbedingt, dass sie rechtzeitig abgeschlossen wurden, aber in diesem Moment sind sie vollständig.
- Rot: Diese Aufgaben werden noch bearbeitet und sie sind überfällig. Als Manager oder Kollege können Sie die Aufgabe anklicken und die Aufgaben-Verantwortlichen fragen, wodurch die Fertigstellung verzögert wird.
- Blau: Diese Aufgaben werden noch bearbeitet, sie sind aber nicht überfällig. Sorgen Sie sich über den Fortschritt, klicken Sie die Aufgabe an, um zu sehen, wie die Arbeit vorankommt.
Als Enterprise-Nutzer können Sie die Blau/Rot/Grün Farbcodierung außer Kraft setzen, indem Sie Ihren Workflow durch das Erstellen von benutzerdefinierten Status anpassen. Stattdessen werden Ihre Aufgaben gemäß der voreingestellten Status-bezogenen Farbe dargestellt.
Beim Prüfen des Fortschritts denken Sie daran, sich die Abhängigkeitslinien anzusehen. Ist die Aufgabe C vom Abschluss der Aufgabe B abhängig und Aufgabe B vom Abschluss der Aufgabe A, kann jede Verzögerung zu einem Engpass des gesamten Projekts führen. Erkennen Sie, dass sich die Frist einer Aufgabe nähert, von denen andere Aufgaben abhängig sind, überprüfen Sie, ob diese Arbeit rechtzeitig abgeschlossen wird, so dass der Projektfluss nicht gestört und andere Aufgaben - oder noch schlimmer, Ihr Meilenstein - gefährdet werden.
Mit Filtern finden, was wichtig ist
Wenn Sie im Gantt-Diagramm nur bestimmte Arbeitsstatus, bestimmte Aufgaben-Verantwortliche, Termine oder andere Kriterien sehen wollen, filtern Sie die Ansicht des Gantt-Diagramms.
Was möchten Sie sonst noch wissen?
Haben Sie weitere Fragen zum Wrike Gantt-Diagramm? Lesen Sie mehr in unserem Hilfe-Center.
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