„Ich brauche das so bald wie möglich.“
„Können Sie asap damit anfangen?“
„Lassen Sie uns so schnell wie möglich ein Meeting vereinbaren.“
Zeit ist Geld – ein bekanntes Sprichwort. Oft, wenn wir bei einer Anfrage ein „so bald wie möglich“ (ASAP) anhängen, ist der Hintergedanke, dass wir Geld (Zeit) sparen wollen. Alle brauchen alles, und zwar dringend. Wenn aber alles dringlich ist, dann ist doch eigentlich nichts wirklich dringlich, oder?
Mit dieser Sofort-Mentalität schaffen wir ein hektisches, betriebsames Umfeld; wir raufen uns die Haare in dem Bestreben, Termine einzuhalten, an Meetings teilzunehmen, produktiv, kreativ und innovativ zu sein, und (obendrein) unsere eigenen persönlichen Karriereziele zu fördern. Und das Problem wird täglich schlimmer.
Nicht überzeugt? Eine von TripAdvisor durchgeführte internationale Umfrage sollte ermitteln, mit welchen Arbeitsaktivitäten sich Arbeitnehmer in der Regel während des Urlaubs beschäftigen. Hier die Ergebnisse:
Obwohl die Zeit keine unbegrenzte Ressource ist, müssen wir aufhören, Geschwindigkeit über Qualität zu priorisieren, und dabei unsere Freizeit zu opfern.
Das Problem mit „so bald wie möglich“
Außer der Tatsache, dass wir diesen Begriff verwenden, um ein Gefühl der Dringlichkeit und Wichtigkeit gegenüber allen anderen Aufgaben zu vermitteln, ist seine Bedeutung völlig subjektiv.
Heißt baldmöglichst heute oder morgen? Nächste Woche oder nächsten Monat? Für jemanden, der die Forderung „so bald wie möglich“ stellt, kann dies etwas ganz anderes bedeuten, als für die Person, die auf diese Weise aufgefordert wird. Da diese Aufforderung nebulös ist, bietet sie eigentlich keinen Einblick darüber, wann die Aufgabe tatsächlich ausgeführt werden soll.
Hinzu kommt aber noch, dass diese „so bald wie möglich“-Mentalität dem Mitarbeiterengagement schadet. Während sich Mitarbeiter weiter abrackern und beeilen, um ihre Aufgaben so schnell wie möglich zu erledigen, nehmen ihre Zuversicht und ihre Motivation ab, was zu Motivationslosigkeit und Burnout führt. Motivationslose Mitarbeiter kosten in den USA jährlich ca. $ 605 Milliarden.
Schauen wir uns jetzt einmal einige Zeichen und Signale an, die darauf hinweisen, dass die „so bald wie möglich“-Mentalität in ihrer Belegschaft um sich greift.
Die Auswirkungen von „so bald wie möglich“
Die Zuversicht schwindet
Wenn jemand etwas von Ihnen „so bald wie möglich“ anfordert, wie fühlen Sie sich? Ich bezweifle, dass Sie sich dadurch befähigt und motiviert fühlen. Das genaue Gegenteil ist wahrscheinlich der Fall.
Verlangt jemand von Ihnen, „baldmöglichst“ etwas zu schaffen, wird dies Ihre Zuversicht stark beeinflussen. Indem man durch das Etikett „baldmöglichst“ mitteilen möchte, dass etwas wichtig ist, sagt man eigentlich nur, „Wenn Sie das nicht gleich für mich tun können, dann sind Sie wertlos.“ So zerstört man Zuversicht!
Versuchen Sie es stattdessen doch einmal so: „Diese Aufgabe ist sehr wichtig, woran arbeiten Sie noch, vielleicht könnte man die Prioritäten etwas verschieben?“ Auf diese Weise auferlegt man dem Mitarbeiter nicht die alleinige Verantwortung, alle seine Aufgaben herumzuschieben.
Zeitpläne entgleisen
Zeitpläne fallen auseinander, wenn eine „so bald wie möglich“-Aufgabe hereinschneit. Stellt man die „so bald wie möglich“-Aufgabe oben in die To-do-Liste, werden alle anderen wichtigen (und nicht wichtigen, aber dennoch zu erledigenden) Aufgaben nach unten geschoben.
Es kann auch sein, dass das, was für eine Person wichtig ist, für eine andere nicht so wichtig ist (und umgekehrt). Für „so bald wie möglich“-Aufgaben sollten somit Fristen gesetzt werden. Eine Frist ist objektiver, wenn mit der Fertigstellung ein konkretes Datum verbunden ist.
Die Produktivität wird herabgesetzt
Eine Aufgabe abrupt zu beenden, um eine andere „so bald wie möglich“-Aufgabe zu starten, zerstört die Dynamik und die Produktivität, die man bei der ersten Aufgabe aufgebaut hat. Der Wechsel zwischen Aufgaben (auch als Multitasking bekannt) erfordert tatsächlich 40% mehr Zeit, als wenn man sie beide separat in Angriff nehmen würde.
Nehmen Sie eine Aufgabe nach der anderen in Angriff. Kommt eine Aufgabe spontan auf Sie zu, teilen Sie klar und deutlich mit, dass Sie bereits an einer anderen Aufgabe arbeiten. An dieser Stelle sollte Ihr Manager Ihnen mitteilen, ob Sie die erste Aufgabe beiseite legen und sich auf den kritischen Auftrag konzentrieren sollten, oder ob Sie die erste Aufgabe fertig stellen sollen, bevor Sie mit der dringlichen beginnen.
Das Vertrauen geht verloren
Durch die „baldmöglichst“-Methode verlieren Sie mit Sicherheit das Vertrauen all Ihrer Teammitglieder. Subjektive Fristen zu setzen und unnötigen Stress zu erzeugen – so legt man ein Fundament, das zum Versagen des Teams führen wird, und man wird es Ihnen schnell verübeln.
Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, Vertrauen durch regelmäßige Einzelgespräche aufzubauen, und besprechen Sie offen die prioritären Ziele. Steht plötzliche eine sehr wichtige Anfrage vor der Tür, erleichtern Sie die Last Ihres Mitarbeiters, indem Sie einige seiner anderen Aufgaben an ein anderes Teammitglied weiterleiten.
Die Qualität wird geopfert
In dem dringlichen Bemühen, etwas so schnell wie möglich fertigzustellen, kann man fast davon ausgehen, dass eine rechtzeitige Fertigstellung nur auf Kosten der Qualität möglich sein wird. Wenn das geschieht, wird es um so wahrscheinlicher, dass Nacharbeit und zusätzlicher Zeitaufwand erforderlich sein werden, und Sie werden feststellen, dass Sie genau so viel (eventuell mehr) Zeit für die Arbeit benötigen.
Dringlichkeit darf die Qualität der Arbeit nicht überschatten. Wenn etwas ein wenig mehr Zeit in Anspruch nimmt, um es richtig zu machen, werden Kunden und Stakeholder in der Regel sehr gerne bereit sein, ein wenig länger auf gute Arbeit zu warten, als etwas zu bekommen, das die Erwartungen nicht erfüllt.
Kein „so bald wie möglich“ mehr – und zwar baldmöglichst!
Sollten Sie feststellen, dass Sie jemand sind, der alles zu einer kritischen Mission werden lässt, wäre es vielleicht nützlich, Ihre Strategie zu überdenken. Es lohnt sich nicht, die Zuversicht des Teams, andere Fristen, die Produktivität und die Qualität der Arbeit zu opfern, nur um für ein eiliges Projekt Zeit zu sparen, indem man es nach oben in der To-do-Liste hochdrückt. Überdenken Sie Ihre Mentalität – Sie werden einen Anstieg in der Dynamik und eine ganze Menge Spielraum finden.
Was kommt als nächstes?
Mit „so bald wie möglich“ ist jetzt Schluss, was kommt jetzt? Nachfolgend einige Beiträge, die den Übergang zu einem reibungsloseren, produktiveren Arbeitsablauf erleichtern werden:
- Wie Sie Ihre To-dos priorisieren, wenn sie alle wichtig sind
- Ihr Marketing-Team versinkt in Arbeit? So setzen Sie Prioritäten richtig
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