Wie nimmt Ihr Team Projektanfragen von internen und externen Kunden entgegen? Ist es ein totales Chaos? Bleiben Nachrichten in E-Mail-Ketten und endlosen Instant-Message-Threads hängen? Sind Fälligkeitstermine nur noch ein Ratespiel? Steigt die Panik, wenn Sie versuchen, erforderliche Details zu finden?
Sie nicken jetzt vielleicht – das geht nicht nur Ihnen so. Die Optimierung des Arbeitseingangsprozesses ist für viele Teams eine Hürde. Es lässt sich nicht leugnen: So, wie Sie gegenwärtig Projekte annehmen, bereitet es allen viel Stress – ganz zu schweigen davon, dass jede Menge Zeit verschwendet wird.
Mit dem richtigen Tool kann ein System so verfeinert werden, dass Sie und Ihr Team Projektanfragen ohne zusätzliche Kopfschmerzen und Ärger annehmen können.
Klingt gut, oder? Das haben wir auch gedacht, und deshalb wollen wir mit Ihnen teilen, worauf Sie achten müssen, wenn Sie nach einem Tool für den Arbeitseingang suchen.
5 Funktionen, die Ihr Tool für den Arbeitseingangsprozess unbedingt haben sollte
1. Pflichtfelder
Eine Projektanfrage landet auf Ihrem Tisch und Sie und Ihr Team möchten gerne die Ärmel hochkrempeln und Fortschritte erzielen.
Es gibt nur ein Problem: Sie haben gerade erst begonnen und bereits erkannt, dass Ihnen viele grundlegende Informationen fehlen. Jetzt müssen Sie Zeit aufwenden, um Ihren Kunden oder Teammitgliedern hinterher zu jagen, um die notwendigen Details zu erhalten.
Das ist ein häufiges Problem. In einer unter 300 Agenturleitern durchgeführten Umfrage gaben 27% der Befragten an, dass Kreativ-Briefings unvollständig und widersprüchlich sind.
Aus diesem Grund empfiehlt es sich, dass der erste Schritt Ihres Arbeitseingangs-Prozesses darin besteht, den Anfragenden einen kurzen Arbeitseingangs-Fragebogen vorzulegen, den sie ausfüllen müssen, um ein Projekt formell anzufordern.
Ihr Arbeitseingangs-Tool sollte es leichter machen, diesen Fragebogen zu erstellen, und es sollte Ihnen auch ermöglichen, Pflichtfelder festzulegen, durch die die Konsistenz gewährleistet wird und Sie die erforderlichen Informationen im Voraus erhalten.
Jeder Fragebogen oder jedes Kreativ-Briefing sollte Ihnen mindestens folgende Informationen geben:
- Das Ziel des Projekts
- Die Zielgruppe des Projekts
- Budgetbeschränkungen
- Idealer Termin für den Projektabschluss
Das sind die Grundlagen, Sie können aber - je nach Art Ihres Teams und den Projekten die in der Regel angefordert werden - festlegen, welche anderen Felder als obligatorisch gekennzeichnet werden sollen.
Wussten Sie schon...?
Mit Wrike ist das Festlegen von Pflichtfeldern in Ihren Arbeitsanfrageformularen sehr bequem. Klicken Sie einfach auf das Kontrollkästchen für „Erforderlich“ unter jeder Formularfrage, die eine Antwort erfordert, bevor das ausgefüllte Formular abgeschickt werden kann.
2. Fragen mit Mehrfachauswahl
Sie haben vor, dieses Tool zur Verwaltung eingehender Arbeitsanfragen zu verwenden. Ihnen ist aber auch klar, dass das Tool nur dann hilfreich sein wird, wenn es tatsächlich von den jeweiligen Personen verwendet wird — und sie werden viel eher dazu geneigt sein, wenn dieser Prozess bequem gestaltet wird.
Durch Fragen mit Mehrfachauswahl wird das Ausfüllen Ihrer Arbeitseingangs-Briefings so einfach und effizient wie möglich. Beispielsweise ist es vielleicht am einfachsten für den Anfragenden, wenn er seinen Budgetbereich aus einer Dropdown-Liste auswählen kann, aber er wird eine kurze Antwortbox benötigen, um die Ziele seines Projekts näher zu erläutern.
Suchen Sie für Ihren Arbeitseingangsprozess ein Tool, das flexible Fragetypen bietet, sodass Sie Ihre Formulare so strukturieren können, dass man es tatsächlich sehr gerne ausfüllen möchte.
Wussten Sie schon...?
Mit Wrikes Anfrageformularen können Sie Informationen mithilfe unterschiedlicher Arten von Eingabefeldern erfassen — einschließlich kurzer Antworten, Absätze, Kontrollkästchen, Daten, Dropdowns, Zahlen und sogar Dateianhänge.
3. Dynamische Funktionalität
Wir wissen alle, wie frustrierend es ist, ein Formular auszufüllen, das völlig irrelevant zu sein scheint.
Anfragende fühlen sich genauso, wenn sie ein Arbeitseingangsformular oder ein Kreativ-Briefing ausfüllen müssen, das weder auf sie noch auf ihr spezielles Projekt zugeschnitten zu sein scheint. Wahrscheinlich werden sie schnell entmutigt und schicken Ihnen dann die Anfrage einfach per E-Mail (und das wollten Sie doch gerade vermeiden, oder?).
Schön wäre etwas, das ein personalisiertes Erlebnis bieten würde, aber Sie haben weder die Zeit noch die Ressourcen, um für jede Anfrage ein maßgeschneidertes Briefing zu erstellen. Beginnen Sie stattdessen mit einer Vorlage, die sich basierend auf die bereits eingegebenen Antworten automatisch angepasst.
Aus diesem Grund müssen Sie nach einem Arbeitseingangs-Tool suchen, das dynamische Funktionalität bietet. Mit dieser Funktion können Sie eine erste Antwort mithilfe eines Dropdown-Felds erfassen und danach weitere Seiten und Fragen anzeigen, die auf diese spezielle Antwort ausgerichtet sind.
Lautet beispielsweise die erste Frage Ihres Briefings: „Was für ein Projekt ist das?“ und Ihr Anfragender wählt aus dem Dropdown-Menü „Social-Media-Kampagne“, dann werden die nachfolgenden Fragen automatisch speziell auf Ihre Social-Media-Vorlage ausgerichtet, sodass Anfragende sich nicht durch Fragen hindurch kämpfen müssen, die sich nur auf Blog-Beiträge oder Webinare beziehen.
Wussten Sie schon...?
Wrikes dynamische Anfrageformularen lassen sich gezielt an Ihre Kreativ-Briefings ausrichten, sodass Sie nicht nur hilfreichere und relevantere Briefings erhalten, sondern auch vermeiden, allen Beteiligten einen unnötigen Zeitaufwand aufzubürden.
4. Automatisches Erstellen von Aufgaben und Projekten
Selbst wenn Sie das beste, detaillierteste Briefing in der Hand haben, kann es zwischen dem Erhalt dieser Informationen und dem eigentlichen Start des Projekts dennoch Lücken geben. Sie haben wahrscheinlich gute Arbeit bei der Steuerung von Arbeitsanfragen geleistet, aber jetzt müssen Sie diese Anfragen in Taten umsetzen.
Dieser Sprung von der bloßen Idee zur tatsächlichen Zuweisung stellt oft einen Engpass dar, vor allem, wenn niemand in Ihrem Team die Position des Ansprechpartners übernimmt und das Projekt in die Produktion verlagert.
Das zeigt, wie wichtig ein Arbeitseingangs-Tool ist, welches das Erstellen von Aufgaben und Projekten automatisiert. Statt manuelle Anstrengungen zum Einrichten einer Aufgabe oder eines Projekts innerhalb Ihrer Arbeitsmanagement-Plattform zu erfordern, sollte Ihr Eingangstool den Prozess auf der Grundlage spezifischer Trigger automatisieren, die Sie in Ihrem Kreativ-Briefing eingerichtet haben.
Laut einer aktuellen Studie des McKinsey Global Institute kann durch aktuelle Technologien und Automatisierung mehr als 70% der Zeit, die mit dem Sammeln und Verarbeiten von Daten verbracht wird, eingespart werden. Die Verwendung eines Tools, das solche manuellen Prozesse automatisiert, bedeutet, dass Sie und Ihr Team sich auf das Wichtigste konzentrieren können – nämlich mit dem eigentlichen Projekt zu beginnen.
Wussten Sie schon...?
Wrikes Anfrageformulare verwandeln Projektanfragen sofort in vollständig erstellte Aufgaben oder Projekte, die aus voreingestellten Vorlagen erstellt wurden und die Sie nach eigenem Bedarf anpassen können.
5. Automatische Zuweisungen
Ein Projekt oder eine Aufgabe zu erstellen – das ist das eine. Aber Sie brauchen ja auch noch jemanden, der tatsächlich anfängt, daran zu arbeiten. Wahrscheinlich haben die Teammitglieder weder Ihr Arbeitsmanagement-Tool ständig im Auge noch springen sie unaufgefordert auf neu eingehende Aufgaben auf.
Darüber hinaus kann die Verantwortlichkeit für viele Teams schwierig sein: Es ist viel einfacher, die Arbeit weiterzugeben, als Verantwortung für sie zu übernehmen.
Mitarbeiter müssen verstehen, wer wofür verantwortlich ist, aber wenn Arbeitszuweisungen manuell erfolgen oder persönlich kommuniziert werden müssen, dann bedeutet die Zuweisung einer neuen Aufgabe einen zusätzlichen, unnötigen Schritt, während Ihr ultimatives Ziel doch darin besteht, Ihren gesamten Prozess zu optimieren.
Aus diesem Grund sollte Ihr Arbeitseingangstool automatisch Aufgaben oder Projekte den entsprechenden Stakeholdern oder Teammitgliedern zuweisen. Diese automatischen Zuweisungen und anschließenden Benachrichtigungen klären nicht nur Unklarheiten über Verantwortlichkeiten auf, sondern erhöhen auch die Verantwortlichkeit Ihres Teams.
Wussten Sie schon...?
Mit Wrike können Sie auf der Grundlage von Antworten auf Fragen in benutzerdefinierten Feldern – wie Standort, Projekttyp oder anderen spezifische Anforderungen – automatisch verschiedene Arten von Arbeiten zuweisen.
Erfolgreiche Projekte beginnen ganz am Anfang
Wenn es darum geht, erfolgreiche Projekte zu verwalten, wird dem Projekt-Kickoff viel Aufmerksamkeit gewidmet. Aber vor dem Kickoff kommt erst mal der Arbeitseingangsprozess.
Es ist keine einfache, aber wichtige Aufgabe und muss optimiert werden, um Ihr gesamtes Team für den Projekterfolg aufzustellen. Glücklicherweise kann Ihnen die Verwendung des richtigen Tools dabei helfen, einen agilen Arbeitseingangsprozess zu etablieren und zu verfeinern, der Ihnen die Informationen liefert, die Sie benötigen — ohne Ihre Kunden oder andere Teammitglieder zu belasten.
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