Teams für Fachdienstleistungen sind es gewohnt, enge Terminvorgaben zu erfüllen und dafür zu sorgen, dass Projekte und KPIs rechtzeitig geliefert werden. Doch wenn mehrere Aufgaben parallel zu bewältigen sind, kann das Einhalten von Deadlines zur Herausforderung werden. Diese sechs Tipps helfen Ihnen, einen soliden Projektablaufplan für Ihr Team zu erstellen und nie wieder eine Frist zu versäumen.
Tipp Nr. 1 – Erstellen Sie einen realistischen Projektablaufplan
Um sicherzustellen, dass alle Fristen eingehalten werden, müssen Sie sich zunächst darum kümmern, dass die Deadlines für Ihr Team realistisch gesetzt sind. Beim Planen eines Projekts mit festen Deadlines sollten Sie daher im Vorfeld unbedingt ausreichend Zeit in die Erstellung eines praktikablen Zeitplans investieren.
Befolgen Sie hierzu folgende Schritte:
- Benutzen Sie eine bewährte Projektmanagement-Methode, um die Struktur Ihres Projekts zu skizzieren.
- Erstellen Sie einen PSP (Projekstrukturplan) und eine vollständige Liste aller Aufgaben und Vorgänge, die zum Fertigstellen der Liefergegenstände und Erreichen der Projektziele erforderlich sind.
- Bringen Sie die Aufgaben in eine logische Reihenfolge und erfassen Sie etwaige Abhängigkeiten.
- Prüfen Sie vergleichbare, bereits abgeschlossene Projekte und sprechen Sie mit Fachexperten, um die voraussichtliche Dauer der einzelnen Aufgaben abschätzen zu können.
- Nehmen Sie eine 3-Punkt-Schätzung vor oder wenden Sie die Methode des kritischen Pfades an, um herauszufinden, welche Aufgaben potenziell einen Flaschenhals für das gesamte Projekt darstellen.
- Planen Sie einen Puffer ein, um das Risiko einer Verzögerung zu mindern.
Vergessen Sie nicht, die wichtigsten Stakeholder des Projekts einzubinden. Die gemeinschaftliche Gestaltung des Zeitplans wirkt motivierend und reduziert das Risiko, dass Sie etwas übersehen oder vergessen.
Tipp Nr. 2 – Planen Sie Ihre Ziele und Prozesse
Sobald der Projektablaufplan steht, gilt es, dessen Einhaltung proaktiv zu überwachen – denn wenn Sie nicht frühzeitig wissen, dass ein Projektelement verspätet ist, bleibt Ihnen auch keine Zeit, das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.
Ziel ist es, den Fortschritt Ihres Teams im Auge zu behalten, ohne Mikromanagement zu betreiben. So haben Sie genügend Zeit, um im Notfall auf „Plan B“ umzusteigen.
Hier einige hilfreiche Tipps:
- Definieren Sie Zwischenergebnisse und setzen Sie Meilensteine.
- Planen Sie regelmäßige Gespräche mit Ihrem Team, um den Projektstatus und etwaige Probleme zu besprechen.
- Nutzen Sie Projektmanagement-Software, die Einblicke in den Projektfortschritt ermöglicht, ohne dass Sie um Updates bitten müssen.
Tipp Nr. 3 – Achten Sie auf die Ressourcenverwaltung
Beim Erstellen des Projektablaufplans erscheint es verlockend, Ressourcen zunächst nur allgemein zuzuweisen – etwa „Grafikdesigner“ –, anstatt sofort mit konkreten Personen zu planen. Leider besteht bei dieser Vorgehensweise die Gefahr, dass Ihr Zeitplan komplett über den Haufen geworfen wird.
Was passiert zum Beispiel, wenn alle Grafikdesigner bereits mit anderen Projekten beschäftigt sind? Wenn Sie mit der Aufgabenzuweisung zu lange warten, kann es zu spät sein, um noch Änderungen vorzunehmen.
Wenn vorhanden, prüfen Sie Projektsoftware, geteilte Projektkalender oder Ressourcenverwaltungsreports, um sicherzugehen, dass die Mitarbeiter, die Sie benötigen, nicht bereits ausgelastet sind oder im fraglichen Zeitraum Urlaub angemeldet haben.
Tipp Nr. 4 – Ermöglichen Sie reibungslose Kommunikation
Jedes Ihrer Teammitglieder muss den zeitlichen Ablauf des Projekts verstehen. Anhand von Visualisierungshilfen wie Gantt-Charts können Ihre Mitarbeiter nachvollziehen, wo im Projektablauf ihr Arbeitsschritt steht und wessen Aufgaben davor und danach an der Reihe sind.
Was, wenn ein Arbeitsschritt zum Ersteller zurückgesendet werden muss und kein Puffer für Nacharbeit vorgesehen ist? In solchen Szenarien benötigen Ihre Mitarbeiter zuverlässige Prozesse, die ihnen ermöglichen, Projektteile nach Abschließen ihrer Aufgabe an die richtigen Personen weiterzugeben und diese darüber zu benachrichtigen.
Offene Kommunikation mit allen Stakeholdern ist eine wesentliche Grundvoraussetzung für funktionierendes Termincontrolling. Was also tun, wenn Probleme auftreten? Eine Möglichkeit ist, Kontakt mit dem Kunden aufzunehmen und Fertigstellungstermine neu auszuhandeln. Alternativ können Sie versuchen, andere Manager zu kontaktieren, um eventuell zusätzliche Ressourcen zu mobilisieren. Kommunikation erweitert also Ihren Handlungsspielraum und trägt zudem dazu bei, dass sich die Projektbeteiligten in wesentlichen Phasen des Projektzyklus eingebunden fühlen.
Tipp Nr. 5 – Verbessern Sie das Zeitmanagement
Zeitplanung und -management sind entscheidend für Ihre Fähigkeit, Deadlines einzuhalten. Wird etwa ein Mitarbeiter häufig von seiner Aufgabe abgelenkt, so kann es zu unvorhergesehenen Verzögerungen kommen. Durch eine Verbesserung des Zeitmanagements steigt auch die Produktivität Ihres Teams und Ihre Mitarbeiter sind eher in der Lage, ihren Terminvorgaben gerecht zu werden oder sie sogar überzuerfüllen.
Eine Methode, das Zeitmanagement zu verbessern, ist das Eliminieren von Ablenkungen, beispielsweise durch das Abschaffen unnötiger Meetings, das Bereitstellen von Ruhebereichen, in denen ohne Unterbrechungen gearbeitet werden kann, oder das Sperren von Social-Media-Seiten und anderen Anwendungen ohne Arbeitsbezug. Eine andere Möglichkeit ist die Nutzung eines Tracking-Tools, in dem Mitarbeiter Prioritäten einsehen und To-do-Listen erstellen können.
Möglicherweise müssen Sie auch gelegentlich eingreifen, um weniger kritische Aufgaben zu delegieren oder Mitarbeiter zu unterstützen, wenn sie bestimmte Aufgaben vermeiden (etwa, weil sie eine Abneigung dagegen haben oder sich nicht trauen, sie in Angriff zu nehmen).
Tipp Nr. 6 – Nutzen Sie geeignete Tools
Der Einsatz der richtigen Tools kann den Unterschied zwischen einem erfolgreichen und einem gescheiterten Projekt ausmachen. Gute Tools sorgen für Transparenz und ermöglichen Ihnen, eventuelle Hindernisse frühzeitig zu erkennen.
Mithilfe von Projektmanagement-Software und Reporting behalten Sie den Überblick über Ihre Projekte, ohne Mikromanagement zu betreiben. So können Sie etwa den Fortschritt überwachen und Verzögerungen bereits dann erkennen, wenn noch ausreichend Zeit für Gegenmaßnahmen übrig ist.
Software, die Abhängigkeiten verwalten kann, ermöglicht Ihnen zudem das Durchspielen verschiedener Szenarien, um herauszufinden, welche Lösung die beste ist. Sind Ihre Mitarbeiter etwa mit einer Aufgabe im Verzug, können Sie so die potenziellen Auswirkungen von Umschichtungen in der Ressourcenverteilung oder Verschiebungen im Zeitplan sehen.
Termincontrolling per Projektmanagement-Software
Laut einer Studie des Project Management Institute wurden im Jahr 2019 gerade einmal die Hälfte (51 %) aller Projekte weltweit rechtzeitig abgeschlossen. Mit diesen Tipps und durch den geschickten Einsatz von Projektmanagement-Tools zur Optimierung von Zusammenarbeit, Transparenz und Arbeitsgestaltung können Sie sicherstellen, dass Ihre Projekte in Zukunft termingerecht zum Abschluss gelangen.
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