Es gibt einen besonderen Zustand, den jedes Team zu erreichen versucht. Es sind jene magischen Momente, wenn jeder genau weiß was er tun muss, die gesetzten Ziele erreicht werden und das Team als Ganzes perfekt ausgerichtet ist. Athleten bezeichnen diesen Zustand als „in the zone“. Technikfreaks bezeichnen diesen Zustand als „in sync“. Psychologen nennen es den „Flow-Zustand“ oder „Schaffensrausch“.
Für Kreativ-Teams ist es äußerst wichtig, dass sie diesen Flow-Zustand erreichen und ihn aufrecht erhalten. Das ist der Zustand, in dem die kreativsten Ideen, höchste Produktivität und die größte Arbeitsfreude bestehen. Der Psychologe Mihaly Csikszentmihalyi, der Pionierarbeit auf dem Gebiet des Flow-Zustandes leistete, beschreibt es so:
„Ein Zustand, in dem die Menschen so restlos in einer Tätigkeit aufgehen, dass nichts anderes mehr wichtig erscheint - diese Erfahrung ist so angenehm, dass Menschen es auch unter hohem Aufwand fortsetzen, aus dem einfachen Grund, es tun zu wollen.“
Wird dieser Flow unterbrochen, kann das ganze Team darunter leiden. Termine werden verpasst, Unklarheiten kommen auf und der Schwung kommt zum Stillstand. In Zusammenarbeit mit Tausenden von Kreativ-Teams haben wir sechs Hindernisse identifiziert, die die kreative Zusammenarbeit sabotieren. Und gestützt auf die Erkenntnisse der Experten haben wir auch die Mittel entdeckt, durch die sie überwunden werden können:
Hindernis Nr. 1: Verwirrende und vage Anfragen
Die Kreativ-Arbeit beginnt in der Regel mit einer Anfrage oder einem Kreativ-Briefing, in dem die Anforderungen an ein Projekt skizziert werden. Wenn diese Anfrage unklar oder unvollständig ist, dann wird wertvolle Zeit damit vergeudet, zu entschlüsseln, was eigentlich genau gefordert wird. Noch schlimmer ist es, wenn die Anfrage völlig missverstanden wird. Solche Missverständnisse sind teuer, da sowohl Zeit als auch Arbeitskraft damit verschwendet wird, Leistungen zu erbringen, die nicht einmal verwendet werden können.
Die Lösung: Einen offiziellen Anfrageprozess einrichten. Legen Sie all die Arten von Anfragen fest, die Ihr Team erhält, sowie all die Daten, die erforderlich sind, um die Aufgaben zu bearbeiten. Stellen Sie dann sicher, dass jeder, der mit Ihrem Team zusammenarbeitet, den neuen Prozess versteht und genau weiß, wo die relevanten Anfrageformulare zu finden sind. Das Schwierige daran ist, Ihre Mitarbeiter für die Verwendung dieses Prozesses in die Verantwortung zu nehmen. Auch wenn Ideen in Meetings oder informell in den Korridoren besprochen werden - mit der Arbeit sollte erst dann begonnen werden, wenn ein förmlicher Antrag gestellt worden ist. Hält man sich eng an diesen Prozess, erspart man sich selbst und dem Team ernsthafte Kopfschmerzen.
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Hindernis Nr. 2: Endlose Prüfungen und Iterationszyklen
Richtig gute Kreativ-Arbeit entsteht durch Feedback. Es ist wichtig, die Sichtweise einer anderen Peson einzubeziehen, weil sie Ihnen helfen wird, persönliche Vorurteile oder Vorlieben zu durchbrechen. Erfolgt jedoch auf diese Feedbackschleife keine Reaktion, kann das Projekt in einen endlosen Iterations-Kreislauf geraten. Durch vages und widersprüchliches Feedback können Projekte aufgehalten werden, wodurch unnötige Reibungspunkte in Ihrer Abteilung oder Ihrem Unternehmen entstehen.
Die Lösung: Versuchen Sie von Anfang an soviel Klarheit wie möglich zu schaffen. Ein gut gestalteter Anfrageprozess ist der erste Schritt, aber damit ist die Arbeit noch nicht zu Ende. Sie müssen Ihre Stakeholder identifizieren und dafür sorgen, dass die Gruppe, die Entscheidungen trifft, klein genug bleibt, um zu vermeiden, dass Projekte verzögert werden. Geben Sie genau an, wozu Sie Feedback benötigen, und setzen Sie Fristen, bis wann eine Rückmeldung gegeben werden soll. Dadurch wird gewährleistet, dass Feedback rechtzeitig zurückkommt, mit genügend Spielraum für die Umsetzung vor der Deadline Ihres Projekts.
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Hindernis Nr. 3: Isolierte Teams
Es ist zwar ohnehin schwer, das Team in Verbindung und im Flow-Zustand zu halten, besonders schwierig ist es jedoch in Zeiten hohen Wachstums. Während ein Unternehmen expandiert entstehen Silo-artige Strukturen und die Zusammenarbeit leidet. Und bevor man sich dessen bewusst wird, gehen Benachrichtigungen verloren, man verliert die Übersicht darüber, wer woran arbeitet, und die Kommunikation bricht zusammen. Die daraus resultierende Verwirrung nimmt jedem Team den Wind aus den Segeln.
Die Lösung: Teamleiter müssen ein Vorbild sein und mit gutem Beispiel vorangehen. Wenn Teams sehen, wie die Geschäftsführung zusammenarbeitet, dann folgen sie diesem Beispiel. Bringen Sie wenn möglich beim Projektstart alle Beteiligten an einem Ort zusammen, sodass sie den gleichen Stand haben, die Aufgaben klar sind und jeder weiß an wen er sich wenden kann, um Hilfe zu erhalten. Setzen Sie Collaboration-Tools so ein, dass der Kommunikationsfluss erhalten bleibt. Führen Sie regelmäßige Meetings durch, bei denen jeder über seine Fortschritte berichtet, so dass für Sichtbarkeit zwischen den Teams gesorgt ist. Das ist zwar mit einem gewissen Zeitaufwand verbunden, aber Sie verhindern eine Verschlechterung der Kommunikation, sorgen für konstante Fortschritte und sparen langfristig dann doch Zeit.
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Hindernis Nr. 4: Zu viele Tools
Durch das Internet haben sich Möglichkeiten der Zusammenarbeit entwickelt, die noch vor wenigen Jahren unmöglich waren. Aber obwohl so vieles möglich ist, ist die Komplexität der Zusammenarbeit an digitalen Aufgaben in verteilten Teams immer noch eine Herausforderung. Moderne Kreativ-Teams müssen Dateien in Echtzeit bearbeiten, Dokumente teilen, Fortschritte besprechen und mehrere Versionen der Inhalte verfolgen. Wenn Ihre Software dazu nicht in der Lage ist und Sie mit mehreren Tools arbeiten müssen, geht es mit der Arbeit nur im Schneckentempo voran.
Die Lösung: Bevor mit der Arbeit begonnen wird, sollten Sie sich auf Tools, Dateiformate und Namenskonventionen einigen, die im Projekt verwendet werden sollen. Wenn diese einmal eingerichtet sind, legen Sie einen kollaborativen Arbeitsablauf fest und sorgen Sie dafür, dass alle Beteiligten des Projektes ihn verstehen. Setzen Sie dann die Tools ein und sorgen Sie bei Bedarf für entsprechende Schulungen. Und zum Schluss: Benutzen Sie ein Projektmanagement- oder Zusammenarbeits-Tool als Single Source of Truth. Dadurch wird sichergestellt, dass sich alle Dateien und Daten an einem einzigen, leicht zugänglichen Ort befinden.
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Hindernis Nr. 5: Fehlende Automatisierung
Es gibt einen weit verbreiteten Mythos, dass alle kreativen Arbeiten stets bei Null anfangen. Tatsache ist aber, dass „neue“ Arbeit oft auf früherer Arbeit aufbaut, die wiederum schnell revidiert und auf die aktuellen Bedürfnisse angepasst werden kann. Vorlagen, Makros und benutzerdefinierte Voreinstellungen sind dafür nützliche Werkzeuge. Kreative setzen immer häufiger Automatisierungen ein, durch die Routineaufgaben erledigt werden, die ansonsten viel Zeit einnehmen. Fehlende Automatisierung kann dagegen zu Burnout im Team führen, wenn sich wiederholende Aufgaben immer wieder von Grund auf bearbeitet werden müssen, statt wirkungsvollere Arbeit für das Unternehmen zu leisten. Wenn Teams zu viel Zeit mit reiner „Fleißarbeit“ verbringen, leidet die Zusammenarbeit.
Die Lösung: Automatisieren Sie Ihre Prozesse, wo immer es möglich ist. Erstellen Sie Vorlagen für wiederholbare Aufgaben. Optimieren Sie den Anfrageprozess mit benutzerdefinierten Anfrageformularen. Richten sie benutzerdefinierte Arbeitsabläufe ein, die automatisch Termine und Aufgaben in ihrem Arbeitsmanagement-System zuweisen. Durch den wirkungsvollen Einsatz von Technologie kann das Team von administrativen und weniger wichtigen Aufgaben befreit werden, sodass sie mehr Zeit haben, bei der wirklich wichtigen Arbeit zusammenzuarbeiten.
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Hindernis Nr. 6: Fehlender Überblick
Wenn Teams anfangen zu wachsen und mit anderen Abteilungen zusammenzuarbeiten, ist es wichtig, das Geleistete aus der Vogelperspektive zu betrachten. Vertrauen entsteht, wenn alle den Fortschritt erkennen können, wenn sie wissen, wer was macht, und man das Gefühl hat, dass Zeit und Ressourcen optimal genutzt werden. Es wird jedoch schwierig, den Überblick zu behalten, je mehr Menschen beteiligt und wenn Teams global verteilt sind. Es kann zu rätselhafte Engpässen, Misstrauen und Unmut kommen.
Die Lösung: Leisten Sie sich eine Projektmanagement- und Collaboration-Plattform. Richten Sie Dashboards ein, die wichtige Kennzahlen herausstellen, und teilen Sie diese mit allen, die am Projekt beteiligt sind. Berichten Sie regelmäßig über Fortschritte, sodass Probleme frühzeitig erkannt werden können. Wenn Sie eine Kultur der Offenheit und des Teilens aufbauen, wird es das Vertrauen ihres Teams stärken, sodass sie ihr Bestes geben können.
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Finden Sie Ihren Flow-Zustand
Wenn Sie diese sechs Probleme in Angriff nehmen, bevor sie außer Kontrolle geraten, dann kann das Ihrem Team helfen, den Flow-Zustand zu erreichen und ihn zu erhalten. Wenn sich jeder auf die gemeinsamen Ziele ausrichten kann, können erstaunliche Dinge geschehen. Teams im Flow-Zustand haben mehr Vertrauen, sind produktiver, weniger gestresst und viel positiver.
Mit dem richtigen Tool für Zusammenarbeit können viele dieser Hindernisse abgebaut werden, sodass Ihr Kreativ-Team auf Erfolgskurs bleibt. Wir haben einen Leitfaden für Marketing-Teams erstellt, anhand dessen Sie die wichtigsten Bedürfnisse Ihres Teams erkennen, die am Markt vorhandenen Tools vergleichen und die richtige Lösung für Sie und Ihr Team wählen können. Füllen Sie das untenstehende Formular aus, um eine kostenlose Kopie herunterzuladen.
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