Ihr Unternehmen verändert sich, dementsprechend muss sich auch das Projektmanagement an die neuen Zeiten anpassen. Wachstum ist super, aber gerade jetzt ist klare Kommunikation und Aufgabenverwaltung wichtiger denn je.
Wenn Sie bereits mit einer Projektmanagement-Lösung arbeiten, kann es schwierig sein die Kosten und die Zeit zu rechtfertigen, die bei der Implementation einer neuen Lösung anfallen. Außerdem kann die Anpassungsphase in Unternehmen, deren Mitarbeiter sich nur langsam an neue Prozesse und Verfahren gewöhnen, zu erheblichen Sorgen führen.
Wie kann man also feststellen, ob es sich lohnt ein Upgrade des Projektmanagement-Tools in Angriff zu nehmen. In den folgenden Abschnitten finden Sie 4 klare Anzeichen, die Ihnen verdeutlichen, dass es an der Zeit ist, eine neue Software zu suchen:
Sie benutzten mehrere Tools
Wie viele Schritte muss Ihr Team machen, um eine Aufgabe zu erledigen? Wenn Sie zu einem Task-Management-System zusätzlich einen Timetracker verwenden und per E-Mail kommunizieren, wird möglicherweise ein Teil der Kommunikation gar nicht erst wahrgenommen. Die Nutzung von verschiedenen Tools, die nicht miteinander verbunden sind, führt zu Zeitverlust, doppelter Arbeit und verpassten Chancen.
Wenn Sie schon seit längerem kein Update an Ihrer Software vorgenommen haben, wird es Sie eventuell überraschen, dass viele Produkte heutzutage mehrere Projektmanagement-Anforderungen mit einem einzigen System gerecht werden können. Um Verwirrung und verpasste Chancen zu vermeiden, achten Sie bei der Wahl eines Tools darauf, dass alle Prozesse und sämtliche Kommunikationen über die gleiche Benutzeroberfläche abgewickelt werden können.
Sie können nicht über die Cloud auf Ihre Arbeit zugreifen
Die meisten Unternehmen in Wachstumsphasen profitieren davon, ihr Projektmanagement-System über die Cloud laufen zu lassen. Wenn Sie bereit sind, in der Cloud zu arbeiten, werden Sie sich schnell an die vielen Vorteile gewöhnen: schnellere Kommunikation, einfachere Implementierung und Zugriff auf Ihre Arbeit von jedem Standort aus. Und das Beste daran? Mit Cloud-basiertem Projektmanagement müssen Sie sich keine Sorgen um die hohen Kosten einer unbefristeten Lizenz machen.
Schwierigkeiten beim Einarbeiten von neuen Mitarbeitern
Wenn Sie länger brauchen, um einem neuen Mitarbeiter zu zeigen, wie die Projektmanagement-Software funktioniert, als ihn in seine tatsächliche Tätigkeit einzuarbeiten, haben Sie ein Problem. Es sollte einfach sein, zu lernen mit Ihrem Projektmanagement-Tool zu arbeiten, damit neue und langjährige Mitarbeiter sich schnell daran gewöhnen und in kürzester Zeit wieder produktiv arbeiten können. Außerdem sollte der Tool-Anbieter Trainings- und Support-Material zur Verfügung stellen, damit Sie nicht jedem einzelnen Teammitglied sämtliche Details für jeden Arbeitsablauf erklären müssen.
Ihr Unternehmen verändert sich
Wachstum ist generell positiv, aber es kann auch zu schwerwiegenden Komplikationen führen. Wenn Sie in Ihrer Projektmanagement-Software neue Teammitglieder und neue Projekte hinzufügen, kann diese nicht immer Schritt halten — besonders, wenn es ein veraltetes System ist. Sie brauchen ein System das „mitwachsen“ kann. Viele Tools sind skalierbar und bieten unterschiedliche Tarife für kleine, mittlere und große Unternehmen mit der Möglichkeit, Nutzer problemlos hinzuzufügen oder zu löschen.
Zu viele Meetings
Ist ein Projektmanagement-Tool nicht dafür da, um die Arbeit zu erleichtern und unnötige Besprechungen zu vermeiden? Wenn Sie sich täglich mit Ihrem Team im Konferenzraum für Projekt-Aktualisierungen und Brainstorming-Sitzungen treffen, ist Ihre Software nicht von großer Hilfe. Eine Projektmanagement-Lösung sollte Diskussionen, Fortschrittsberichte, Aufgaben, Deadlines, Dateianhänge und vieles mehr vereinen. Nutzen Sie Meetings nur, um höhere Prioritäten und Problemlösungen zu besprechen. In der gewonnenen Zeit kann Ihr Team Aufgaben erledigen und sich darauf konzentrieren, erstklassige Arbeit zu liefern.
Wenn Sie nach dem Lesen dieser Liste zu dem Schluss gekommen sind, dass Sie ein neues Prokjektmanagement-Tool brauchen, sprechen Sie mit Ihrem Team über die Funktionen, die das Tool haben sollte, und welche Probleme durch das aktuelle System entstehen. Lassen Sie sich bei der Suche nach einem neuen Tool von dem Feedback Ihres Teams leiten.
Die Autorin:
Megan Pacella arbeitet zusammen mit TechnologyAdvice.com, spezialisiert auf B2B Marketing und Vertrieb. Sie schrieb auch für USA Today, Bearings Guide, 10Best Nashville und andere Plattformen.
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