Jedes Projekt, an dem Ihr Team arbeitet, fühlt sich vollständig anders an. Unterschiedliche Teammitglieder. Unterschiedliche Zeitleisten. Unterschiedliche Anforderungen. Unterschiedliche Ziele.
Aber all diese unterschiedlichen Projekte haben mehr gemeinsam, als Sie denken. Sie haben alle einen Anfang, eine Mitte und ein Ende, die jeweils einem wiederholbaren Prozess folgen.
Wie können Sie also diese typische Abfolge zu Ihren Gunsten nutzen und jede einzelne Phase meistern, unabhängig von den Besonderheiten des jeweiligen Projekts? Sehen wir uns an, wie ein typischer Projektmanagementzyklus aussieht und wie Sie und Ihr Team jede Phase optimieren können.
Die Phasen des Projektmanagementzyklus
Beginnen wir mit den Grundlagen. Das „Project Management Book of Knowledge“ (PMBOK) definiert den Projektzyklus als eine „Folge von Phasen, die ein Projekt von seinem Start bis zum Abschluss durchläuft.“
Der Standardzyklus hat fünf Phasen:
- Start
- Planung
- Ausführung
- Kontrolle
- Abschluss
Diese fünf Phasen des Projektzyklus werden bei neuen Projekten normalerweise der Reihe nach ausgeführt, doch das muss nicht immer der Fall sein. Wenn zum Beispiel eine Änderung eintritt und den Verlauf Ihres Projekts beeinflusst, dann werden Sie wahrscheinlich zur Planungsphase zurückgehen, aber nicht wieder ganz von vorne anfangen.
Dieses Maß an Flexibilität macht Change-Management-Prozesse während eines Projekts wesentlich einfacher zu handhaben.
Welche Bedeutung hat der Projektzyklus? Die Abfolge von Phasen mag wie eine reine Formsache erscheinen, kann aber sehr nützlich sein. Sie liefert einen strukturierten Ansatz für die Verwaltung eines Projekts vom Start bis zum Abschluss – Sie erhalten klarer definierte Rollen und Verantwortlichkeiten, eine optimierte Kommunikation und letztendlich eine wiederholbare Formel für den Projekterfolg (mit weniger Fehlern und vergessenen Aufgaben!).
Nachdem Sie nun die Grundlagen kennen, werden wir uns jede Phase im Detail und mit einigen Beispielen ansehen.
Phase 1: Start
Um die einzelnen Phasen dieses Zyklus genau zu verstehen, können wir sie mit dem Bau eines Hauses vergleichen. Zu Beginn Ihres Bauvorhabens würden Sie Bodenproben nehmen, Genehmigungen beantragen und etwaige Sonderauflagen für den Bauplatz in Erfahrung bringen.
In dieser Phase finden also die Vorarbeiten statt – Sie stellen sicher, dass ein Projekt die Zeit Ihres Teams wirklich wert ist, bevor Sie zu viel Energie in die Planung oder andere Aufgaben stecken.
In unserem Arbeitskontext umfasst diese Phase also Tätigkeiten wie die Definition des Projekts, das Erstellen eines Business Case, die Festlegung der wichtigsten Stakeholder und das Einholen der benötigten Genehmigungen und Freigaben.
So meistern Sie diese Phase:
Unterschätzen Sie die Bedeutung dieser Startphase nicht. Man könnte meinen, dass hier keine richtige Arbeit stattfindet. Doch in dieser Phase (ob beim Hausbau oder bei Ihrem Projekt!) legen Sie den Grundstein für ein erfolgreiches Ergebnis.
Erstellen Sie zu Beginn eine Projekt-Charta, in der Sie Ihre Anfangsvision zusammen mit dem Umfang und den Einschränkungen für Ihr Projekt niederlegen.
Die Vision ist besonders wichtig, denn wenn man erst einmal in den vielen Aufgaben und Fristen aufgeht, verliert man leicht aus den Augen, warum ein Projekt überhaupt von Bedeutung ist. Tatsächlich haben nur 55 % der Projektbeteiligten — Teamleiter und Projektmanager — das Gefühl, dass ihnen die Geschäftsziele des Projekts klar sind.
In Ihrer Projekt-Charta müssen Sie auch einen echten Geschäftsvorteil durch Ihr Projekt aufzeigen. Dies hilft nicht nur Ihnen und Ihrem Team, Ihr ultimatives Ziel im Blick zu behalten, sondern es zwingt sie auch, von Anfang an sicherzustellen, dass das Projekt die Zeit Ihres Teams wert ist.
Die Erstellung einer Projekt-Charta in dieser Phase wird es Ihnen wesentlich leichter machen, der Führungsetage die Fakten darzulegen und grünes Licht zu erhalten.
Phase 2: Planung
Denken wir noch einmal an unseren Hausbau. Während der Planungsphase werden Sie die Baupläne erstellen, das Budget finalisieren und den Einzugstermin festlegen.
Die Bedeutung einer sorgfältigen Planung kann man gar nicht genug betonen, und doch lassen zu viele Teams und Unternehmen diese Phase aus und beginnen lieber direkt mit der Arbeit. Eine Studie des U.S. Government Accounting Office ergab, dass 49 % von 840 staatlich finanzierten Projekten schlecht geplant, schlecht ausgeführt oder beides waren.
Es lohnt sich also, Zeit und Energie in die Planungsphase zu investieren. Sie ersparen sich dadurch im weiteren Verlauf des Projekts viel Zeit und Kopfzerbrechen. Schließlich würden Sie ja auch nicht die Schaufel schwingen, wenn es noch keine Bauzeichnung gibt, oder?
So meistern Sie diese Phase:
Eine gründliche Planung erfordert, dass Sie diverse Projektelemente sorgfältig überdenken, darunter z. B. folgende:
- Zentrale Rollen und Verantwortlichkeiten
- Erfolgsmetriken
- Potenzielle Risiken und Engpässe
- Erwartungen hinsichtlich der Teamkommunikation
- Zeitleiste für den Projektabschluss
All diese logistischen Aspekte müssen in einen detaillierten Projektplan einfließen, den Sie dann beim Kickoff-Meeting dem gesamten Team vorstellen und auf den Sie sich während der Dauer des Projekts immer wieder beziehen können.
À propos Kickoff-Meeting: Als einer der wichtigsten Bestandteile einer erfolgreichen Planungsphase verdient es besondere Aufmerksamkeit.
Bei Ihrem Kickoff-Meeting werden Sie und Ihr gesamtes Projektteam die zentralen Elemente Ihres Projektplans durchsprechen (zum Beispiel Verantwortlichkeiten, Kommunikationsrichtlinien und die Messung des Projekterfolgs). Sie können außerdem überlegen, welche Projektmanagement-Software oder sonstigen Tools Sie einsetzen wollen, um den Prozess zu optimieren.
Denken Sie daran: Dieses Meeting ist nicht nur eine Gelegenheit, Ihre Botschaft zu verkünden und Anweisungen zu erteilen. Planen Sie auch reichlich Zeit für Fragen und Feedback von anderen Projektmitgliedern ein, damit Sie bereits im Vorfeld Unklarheiten beseitigen und Bedenken ausräumen können. So verlassen alle das Meeting mit gemeinsamen Erwartungen für einen wirklich erfolgreichen Projektablauf.
Phase 3: Ausführung
Bei unserem Hausbau würden jetzt der Beton gegossen, die Wände hochgezogen und die Fenster eingebaut werden. In der Ausführungsphase können Sie all Ihre sorgfältige Planung in die Praxis umsetzen, die Ärmel hochkrempeln und an die Arbeit gehen.
Klingt ganz einfach, oder? Überraschenderweise ist dies jedoch der Punkt, an dem alles schiefgehen kann. Das Planen von Aufgaben ist nämlich wesentlich einfacher, als diese tatsächlich auszuführen.
Nehmen wir ein Beispiel aus Ihrem Privatleben: Es war ganz einfach, Ihren idealen Fitnessplan zu erstellen und Trainingstermine festzulegen. Doch wenn die Zeit kommt, sich nach einem langen Arbeitstag ins Fitnessstudio zu schleppen, wird die Umsetzung sehr viel schwieriger.
Das ist wahrscheinlich auch der Grund, warum Führungskräfte in der Umfrage „Pulse of the Profession“ 2017 des Project Management Institute angaben, dass nur 60 % ihrer strategischen Initiativen ihre ursprünglichen Ziele erreichten.
So meistern Sie diese Phase:
Das Kickoff-Meeting (das wir im vorherigen Abschnitt schon behandelt haben) ist der eigentliche Beginn der Ausführungsphase. Wenn die Beteiligten den Raum verlassen, fällt der Startschuss, um sich an die Arbeit zu machen.
Doch denken Sie daran: Nur weil Sie einen Plan haben, wird nicht alles reibungslos ablaufen. Sie müssen sicherstellen, dass alle am Ball bleiben und ihren Beitrag leisten.
Verschicken Sie nach diesem Kickoff begleitende Ressourcen, Handlungsanweisungen, Links und Ihren Projektplan als Referenzmaterialien für alle Beteiligten. Wenn Sie das gleich zu Anfang erledigen, bleibt das Tempo erhalten und es entstehen keine großen Pausen.
Phase 4: Kontrolle
Diese Phase geschieht oft gleichzeitig mit der Projektausführung. Kehren wir wieder zu unserem Haus zurück: Es wird fleißig gebaut, und Sie schauen oft an der Baustelle vorbei, um die Baufortschritte zu verfolgen, und prüfen nach, ob bei Budget und Terminplan noch alles stimmt.
Vergessen Sie nicht, dass der Projektmanagementzyklus etwas Flexibilität benötigt.
Während der Kontrollphase können Entwicklungen eintreten, die eine Anpassung des ursprünglichen Projektplans erfordern. Das ist in Ordnung — und sogar der Grund, warum es diese Phase gibt! Ihr Projektplan ist zwar ein hilfreicher Wegweiser, aber definitiv nicht in Stein gemeißelt.
So meistern Sie diese Phase:
Ihr Kickoff-Meeting sollte nicht das einzige Gespräch im Kalender sein. Es setzt das Projekt in Gang, doch darüber hinaus benötigen Sie häufige Treffen, um die Fortschritte zu überwachen und etwaige Kurskorrekturen vorzunehmen. Diese Meetings sind auch eine gute Gelegenheit, Feedback in Echtzeit einzuholen, damit Frustrationen oder Probleme nicht lange gären.
Der Einsatz einer Arbeitsmanagement-Plattform (wie Wrike!) verleiht dem gesamten Prozess die nötige Transparenz. Mit diesem Tool haben Sie eine globale Übersicht über Ihr Projekt und seine Fortschritte, können sich aber auch einzelne Aufgaben oder Arbeitsauslastungen ansehen — ohne die Kalender der Mitarbeiter mit weiteren Meetings oder Informationssitzungen vollzustopfen.
Behalten Sie bei der Überwachung der Fortschritte auch die Projektressourcen genau im Auge (dazu gehört alles von der Zeit bis hin zum Material). Sind sie adäquat zugewiesen oder werden sie langsam knapp? Es ist wichtig, Ihre Ressourcen proaktiv zu verwalten: Die Umfrage von 2018 des Project Management Institute ergab, dass 21 % aller Projekte aufgrund begrenzter oder angespannter Ressourcen scheitern.
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Phase 5: Abschluss
Es ist soweit! Das Haus steht. Die Fenster werden geputzt, die letzten Papiere unterschrieben und die Möbel aufgestellt.
Die Abschlussphase bildet das Ende eines Projekts. Hier besteht die Gefahr, dass Kleinigkeiten übersehen werden und unerledigt bleiben. Doch auch der letzte Eindruck zählt und ein echter Abschluss erfordert, dass Sie jetzt diszipliniert vorgehen, um Ihr Projekt wirklich über die Ziellinie zu bringen.
So meistern Sie diese Phase:
Statt also zu denken „fertig und gut so“, sollten Sie in der Abschlussphase ein paar letzte Aufgaben erledigen:
- Lieferung des Projekts an diejenigen (d. h. Ihre Kunden oder ein anderes Team), die von nun an damit arbeiten werden
- Archivierung aller verwendeten Dokumente und Ressourcen an einem zentralen Ort (als zukünftige Informationsquelle, falls erforderlich)
- Durchführung einer Nachbesprechung, damit alle aus den positiven und negativen Projekterfahrungen lernen können
Und schließlich: Vergessen Sie nicht zu feiern! Ein erfolgreiches Projekt erfordert viel harte Arbeit, und das verdient Anerkennung. So gaben beispielsweise 54 % der Befragten in einer Umfrage an, dass ihre Arbeit nicht ausreichend gewürdigt wird. Das Feiern Ihrer Leistungen ist wichtig.
Also bestellen Sie eine Runda Pizza für Ihr Team und lassen Sie Dampf ab. Sie haben es alle verdient!
So meistern Sie den Projektmanagementzyklus
Wenn Sie an den Bau eines Hauses denken, wird deutlich, dass die meisten Projekte — unabhängig von ihren Besonderheiten — auf ähnliche Weise ablaufen. Man folgt einer recht festgelegten Reihenfolge, um ein Projekt von Anfang bis Ende zu führen.
Es gibt viele Projektzyklusmodelle, aber das gängigste besteht aus fünf Phasen:
- Start
- Planung
- Ausführung
- Kontrolle
- Abschluss (Ende des Projektmanagementzyklus)
Ob Sie nun ein neues E-Book auf den Markt bringen, den Onboarding-Prozess für Mitarbeiter neu aufstellen oder — na was? — ein Haus bauen: Es ist immer hilfreich, diese Phasen nacheinander durchzugehen und einen strukturierten Ansatz zu verfolgen. Dies erspart Ihnen viel Kopfzerbrechen und Stress, und Sie können sicher sein, nichts Wichtiges ausgelassen zu haben.
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