Die Zeiten, in denen E-Mails das wichtigste Tool für die Durchführung von Gemeinschaftsprojekten waren, sind vorbei. E-Mails galten früher als extrem praktisch und schnell, daher war der Weg für ihren Aufstieg zum primären Projektmanagement-Tool geebnet. Die Einstiegsschwelle war niedrig, weil jeder eine E-Mail-Adresse hatte und ein auf dem Rechner oder Browser integriertes E-Mail-Programm. Keine Schulung oder Eingewöhnung waren nötig. Also nutzten wir E-Mails nicht nur für kurze Sofortnachrichten, ihrem eigentlichen Zweck, sondern auch um mit anderen virtuell zusammenzuarbeiten.
Heute gibt es dafür besser geeignete Tools als E-Mails. Sobald Sie mit einem Team zusammenarbeiten und den Überblick über zahllose sich ständig verändernde Elemente behalten müssen, übersteigt es die Fähigkeiten und den ursprünglichen Zweck von Emails und es ist sehr schwierig, Informationen oder Feedback wiederzufinden. Sehen wir uns einmal an, wie genau es dazu kam, dass die E-Mail bei der Projektzusammenarbeit an ihre Grenzen gestoßen ist:
1. E-Mails sind ein Push-System
In unserer Arbeitsmanagement-Umfrage 2015 betonten 60% der 1.400 Befragten, dass "Fehlende Informationen" die häufigste Ursache für Stress am Arbeitsplatz waren. Und E-Mails sind ein großer Teil des Problems, da es sich hierbei im Wesentlichen um ein "Push"-System handelt: Ich muss darauf warten, dass jemand anderes mir die Informationen liefert. Was passiert, wenn ich einem Kollegen eine E-Mail mit der Bitte um die aktualisierten Produktpräsentationen (oder Infos zu deren Ablageort) zusende, damit ich meine heutigen Aufgaben erledigen kann? Ich warte darauf, dass ich die Antwort in meinen Posteingang geliefert bekomme. Bevor das geschehen ist, kann ich nicht weiterarbeiten. Kein Wunder, dass wir so nicht richtig produktiv sein können.
Vergleichen wir das jetzt mit dem "Pull"-System, das Ihnen eine Collaboration-Software bietet. Wenn ich die aktuelle Produktpräsentation benötige, klicke ich einfach in den öffentlichen Ordner der Marketingabteilung, der Unterordner für verschiedenen Content und auch die Produktpräsentationen enthält. Oder ich könnte mit relevanten Schlagworten eine Suche nach den Produktpräsentationen durchführen. Ich muss nicht darauf warten, dass mir ein Kollege diese Informationen zuschiebt, ich kann sie mir selbst besorgen.
2. E-Mails sind ein unübersichtliches Informationslager
Wenn ein E-Mail-Thread aus 10 Nachrichten besteht und sich irgendwo in dieser tiefen, dunklen Grube die Deadline für meine Aufgabe befindet, habe ich zwei Alternativen: Ich starte in meinem Posteingang eine Suche nach dem Wort "Deadline" oder ich gehe die 10 Nachrichten einzeln nacheinander durch, bis ich die fehlende Information finde. Hierbei habe ich wertvolle Minuten verschwendet, die ich produktiver hätte nutzen können.
Im Gegensatz dazu zeigt mir ein Collaboration-Tool das Fälligkeitsdatum direkt an, zusammen mit einer vollständigen Zusammenfassung aller relevanten Daten, die ich benötige, um mit der Arbeit zu beginnen: das Ziel, die Zielgruppe, das Abgabeformat, der Wichtigkeitsgrad und vielleicht auch frühere Versionen der Datei, die ich aktualisieren muss. Außerdem kann ich Aufgaben in Ordnern gruppieren, sodass alle zugehörigen Informationen oder To-do-Elemente nach Kontext sortiert sind. Natürlich kann ich auch Tags oder Kennzeichnungen in meinem Posteingang verwenden. Aber das sind meine individuellen Einstellungen und der Rest meines Teams kann diese Tags nicht sehen.
3. E-Mails haben keinen integrierten Arbeitsablauf
Zu dem oben genannten Problem in Verbindung mit Tags/Kennzeichnungen kommt noch hinzu, dass bei E-Mails Arbeitsabläufe komplett fehlen. Natürlich könnte ich ein Google Mail-Add-on oder eine Chrome-Erweiterung installieren (davon gibt es ja viele), um meinem Posteingang den Anschein eines Arbeitsprozesses zu geben, aber auch dieser wäre nur für mich zugänglich. Mein ganzes Team meine individuelle Konfiguration kopieren zu lassen, kostet Zeit und unnötige Mühe. Und das alles, damit ich meine E-Mails als "Backlog, in Bearbeitung, erledigt" kennzeichnen kann. Verstehen Sie mich nicht falsch. Es steht Ihnen völlig frei, Ihren Posteingang in eine To-do-Liste umzuwandeln. Aber das ist nicht der eigentliche Zweck von E-Mails.
Im Gegensatz dazu wurden Collaboration-Tools dafür entwickelt, Ihre Projekte - egal wie groß - aufzunehmen und in kleinere Aufgaben zu unterteilen, die wiederum einer Reihenfolge, Priorisierung und bestimmten Arbeitsabläufen unterliegen. Und noch besser: Einige (nicht alle) Cloud-Collaboration-Tools geben Ihnen die Möglichkeit, die verwendeten Arbeitsabläufe an die Arbeitsweise Ihres Teams anzupassen - und nicht andersherum. Und da Ihr gesamtes Team über die gleichen Projekteinblicke verfügt, sehen alle den größeren Kontext der einzelnen Aufgaben und werden informiert, wenn eine ihnen zugewiesene Aufgabe die nächste Phase des teamspezifischen Arbeitsablaufes erreicht hat.
Projektmanagement per E-Mail wird Ihr Unternehmen nicht voranbringen
E-Mails werden nicht verschwinden. Sie sind immer noch ein großartiges Hilfsmittel für kurze Mitteilungen und den allgemeinen Informationsaustausch. Als Projektmanagement-Tool sind sie jedoch überholt. Wenn Sie sich weigern das anzuerkennen, dann wünsche ich Ihnen viel Glück bei dem Versuch, mit dem Tempo Ihrer Konkurrenten Schritt zu halten. Wenn Sie Projekte weiterhin per E-Mail verwalten, dann entscheiden Sie sich dafür, die Geschwindigkeit, mit der Ihr Unternehmen Arbeit erledigt, zu verlangsamen.
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