Damit Teams schneller arbeiten und gute Ergebnisse abliefern können, müssen zwei grundlegende Voraussetzungen erfüllt sein: Erstens müssen die Teams in der Lage sein, asynchron miteinander zu kommunizieren. Ohne eine benutzerfreundliche, von der Führungsebene vorgegebene Kommunikationsmethode ist die Möglichkeit, effektiv zusammenzuarbeiten, stark eingeschränkt. (Ein besonders großer Produktivitätskiller ist die Zeit, die Mitarbeiter mit der Suche nach aktuellen Informationen in Slack, E-Mails und anderen Kanälen verbringen.) Zweitens müssen alle Beteiligten dieselbe kollaborative Arbeitsmanagementplattform nutzen, um möglichst unkompliziert Feedback geben und Freigaben erteilen zu können. Fehlt eine dieser beiden Komponenten (oder sogar beide), drohen Produktivitätseinbußen und der Zerfall des Teams.
In Teil 1 unserer Serie zur Auswahl der besten CWM-Lösung haben wir uns mit den vier großen Problemen auseinandergesetzt, mit denen moderne, stark wachsende Unternehmen konfrontiert sind:
- Unklar definierte Prozesse erschweren die Annahme und Zuweisung von Arbeitsanfragen.
- Die Verwaltung von Arbeitsabläufen in Tabellen ist zeitaufwendig und ineffizient.
- Intransparente Projektfortschritte führen zur Isolation von Teams.
- Verwendung einer großen Zahl von Tools führt zu unterschiedlichen Informationsständen bei den Teammitgliedern.
In Teil 2 beschäftigen wir uns damit, wie Teams ihre Zusammenarbeit verbessern und Freigabeprozesse beschleunigen können.
Problem: Größere Zahl von Tools ist nicht die Lösung
Gewisse Technologien wie Slack, Zoom, Microsoft Teams oder E-Mail werden in vielen Unternehmen von so gut wie allen Mitarbeitern genutzt. Daneben gibt es spezifische Software, die nur von einzelnen Teams mit Zugriffsrechten genutzt werden. So kommt es vor, dass Produktteams mit Atlassian und Miro arbeiten, während Kreativ-Teams ihre Zusammenarbeit in Adobe und Figma organisieren. Kundenbetreuer wiederum nutzen Totango, Accelo oder ChurnZero, um Kunden und eventuelle Abwanderungsbewegungen im Blick zu behalten und Möglichkeiten zum Upselling zu identifizieren. Wie soll angesichts dieser Vielfalt an Tools die teamübergreifende Transparenz gewährleistet werden, sodass alle Beteiligten den benötigten Zugriff auf Dateien, Aufgaben, Berichte und Projektfortschritte haben? Ohne eine zentrale Lösung für Projekt-Updates, das Management und die Freigabe von Assets und geteilte Teamkalender wird dies schnell zur Herausforderung.
Eine Möglichkeit, die Transparenz zu erhöhen, ist der Einsatz von @Erwähnungen, mit denen einzelne Teammitglieder direkt angesprochen werden können. Kollaborative Arbeitsmanagement-Tools sollten standardmäßig über eine @Erwähnungsfunktion verfügen. Klar ist jedoch auch, dass dies nur ein Aspekt der Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern und Stakeholdern sein kann. Filesharing-Funktionalitäten und die Möglichkeit, in einer gemeinsamen Benutzeroberfläche Feedback zu HTML- und Design-Assets zu geben, sind ebenso unerlässliche Komponenten. Verfügt die Software Ihres Anbieters über keine derartigen Optionen, so müssen die entsprechenden Vorgänge in verschiedenen Plattformen erfolgen und es besteht das Risiko, dass wichtiges Feedback zwischen den Systemen verlorengeht.
Problem: Freigabe von Design-Assets dauert zu lange
Marketingkampagnen werden erst dann gestartet, wenn alle Assets in finaler Ausführung vorliegen, sodass ein einzelnes nicht freigegebenes Asset zur Verzögerung einer ganzen Kampagne führen kann. Sind die Assets auf verschiedene Systeme verteilt, kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten. Ein langwieriger Freigabeprozess ist die Folge, insbesondere dann, wenn mehrere Stakeholder ihre Genehmigung erteilen müssen und nicht alle Tools für alle Beteiligten zugänglich sind.
Genehmiger müssen also Zugriff auf dieselbe Software haben und in der Lage sein, in Echtzeit miteinander zu kommunizieren. Im Idealfall ist auch die Versionsgeschichte für alle einsehbar, um Neuerungen auf einen Blick sichtbar zu machen. Für Design-Feedbacks ist es hilfreich, einzelne Bereiche hervorheben und direkt mit Verbesserungsvorschlägen versehen zu können, anstatt mit Screenshots arbeiten zu müssen. Zudem sollten in Ihrem CWM etablierte Arbeitsabläufe definiert sein, die es ermöglichen, Assets (und Projekte) automatisch an die nächste Person weiterzuleiten bzw. in die nächste Produktionsphase zu verschieben.
Wrike: Zusammenarbeit liegt in unserer DNA
Die @Erwähnungsfunktion bietet eine einfache Möglichkeit, einzelne Personen auf eine wichtige Unterhaltung oder Nachricht aufmerksam zu machen. Während manche kollaborativen Arbeitsmanagement-Tools @Erwähnungen von Kollegen nur in begrenzten Bereichen zulassen, ist in anderen die Zusammenarbeit auf Projekt- oder Ordnerebene keine Option. Rasch wachsende Unternehmen und Enterprise-Teams benötigen mehr.
Selbstverständlich verfügt Wrike über eine @Erwähnungsfunktion, doch nicht nur das: Unterhaltungen werden auf Ordner-, Projekt-, Aufgaben- und Teilaufgabenebene organisiert. Beschreibungen werden über den jeweiligen Threads organisiert und unterstützen Echtzeitbearbeitung durch mehrere Nutzer.
Darüber hinaus verfügen viele Teams auch über Dateien an separaten Speicherorten, die im Rahmen von Projekten mit anderen Stakeholdern geteilt werden müssen. Die Filesharing- und Uploading-Funktionen von Wrike nehmen Dateien von Ihrer Festplatte, Google Drive, Dropbox, Box, Microsoft One Drive, SharePoint, YouTube und Website-Links ebenso an wie von den Digital-Asset-Management-Anbietern MediaValet und Bynder. Egal, welche Datenquelle Sie nutzen, mit Wrike ist der Upload kein Problem.
Kampagnen zeitgerecht starten – mit beschleunigter Asset-Freigabe
Nun, da Ihre Datei hochgeladen ist, muss Ihr Team das Asset gemeinsam finalisieren. Die Proofing-Funktionen in Wrike ermöglichen das visuelle Markieren und Vergleichen von Bildern, Videos, PDFs, Word-Dokumenten, PowerPoints und HTML-Inhalten. So werden Bearbeitungs- und Freigabeprozesse beschleunigt und die Produktivität sowie der kreative Output Ihres Teams gesteigert. Markieren Sie Text, klicken Sie auf Bilder oder wählen Sie Zeitmarken, um klare, kontextbezogene Kommentare abzugeben. Beantworten und diskutieren Sie Feedback direkt und schließen Sie Kommentare, wenn Bearbeitungen durchgeführt wurden.
Besonders praktisch: Die Funktionen sind direkt in den Anwendungen der Adobe® Creative Cloud® verfügbar, sodass Sie Feedback berücksichtigen und Änderungen vornehmen können, ohne das Fenster oder die Anwendung wechseln zu müssen.
Bei Bedarf können Sie auch externe Prüfer von außerhalb Ihres Unternehmens einladen. Ein Passwort gewährleistet den sicheren Zugriff.
Aerotek beschleunigt Freigabeprozess mit Wrike
Dank Wrike konnte Aerotek seine Planungsphasen um mehrere Wochen verkürzen. Matt Andrews, Marketing Campaign Manager bei Aerotek, über die Proofing-Funktionen:
„Die Möglichkeit, Arbeiten im Tool zu prüfen, Anmerkungen zu machen und direkt an das Team zurückzusenden, spart uns viel Zeit … E-Mails können diese Funktionalität nicht bieten. Jetzt können wir einen Teil unserer Meetings ausfallen lassen, alles in einem System erledigen und gleichzeitig die verschiedenen Versionen mit allen Kommentaren und Änderungen festhalten.“
Entdecken Sie die Power von Wrike
Zur Evaluierung von CWM-Softwarelösungen gehört mehr als nur das Lesen von Kundenbewertungen und der Vergleich von Funktionalitäten auf einer Preisliste. Es handelt sich um eine Entscheidung, die nicht auf die leichte Schulter genommen werden darf – denn schließlich hängt die Leistungsfähigkeit Ihres Teams davon ab, ob es über ein Tool verfügt, das seine Arbeitsprozesse voll unterstützt. Wir empfehlen unser neues E-Book Empowering Teams With CWM: 13 Common Pain Points and How to Solve Them, in dem wir verraten, was die 16 wichtigsten CWM-Funktionen für schnell wachsende und Enterprise-Teams sind.
Egal ob Remote-, hybrides oder Vollzeit im Büro anwesendes Team, eine Verbesserung der Zusammenarbeit und eine Beschleunigung der Freigabeprozesse ist immer ein Gewinn. Probieren Sie Wrike und starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testphase.
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